Rechnungen schreiben meistern – Dein Leitfaden
Für Unternehmer und Freelancer ist die Rechnungsstellung so unvermeidlich wie der Morgenkaffee. Doch wie stellt man sicher, dass diese korrekt und fristgerecht versendet werden? In diesem Artikel führen wir dich durch die Do's und Don'ts der Rechnungserstellung – leicht verständlich und direkt anwendbar.
Keine Lust zu lesen? Dann findest du hier die wichtigsten Infos zur Rechnungsstellung zusammengefasst:
Die Fristenwelt der Rechnungsstellung
Zunächst zur brennenden Frage: Wann muss eine Rechnung raus? In Deutschland tickt die Uhr ab Leistungserbringung sechs Monate lang, gemäß § 14 UStG. Lässt du diese Frist verstreichen, kann es teuer werden. Aber keine Panik: Sollte mal eine Rechnung durchs Raster fallen, lässt sich diese auch rückwirkend ausstellen – ohne zeitliches Limit, aber mit dem Wissen im Hinterkopf, dass Forderungen nach drei Jahren verjähren.
Das A und O: Pflichtangaben auf deiner Rechnung
Nun zum Kernstück: Die Rechnung selbst. Folgende Infos dürfen nicht fehlen:
- Namen und Adressen von dir und deinem Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- das Datum der Rechnungsstellung
- eine einzigartige Rechnungsnummer
- detaillierte Leistungsbeschreibung
- Liefer- oder Leistungszeitpunkt
- das vereinbarte Entgelt und etwaige Rabatte
- der Steuersatz und der Steuerbetrag (oder der Hinweis auf Steuerfreiheit)
- bei Bedarf: Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Extra-Tipps für eine reibungslose Rechnungsstellung
Auch wenn's freiwillig ist: Kontaktinfos und Bankdaten auf der Rechnung sind Gold wert und erleichtern die Kommunikation sowie Zahlung. Zudem ist ein Zahlungsziel (30 Tage sind Standard, wenn nichts anderes vereinbart ist) eine klare Ansage und sorgt für zeitnahe Zahlungseingänge.
Unterschrift: Muss das sein?
Kurz gesagt: Nein, außer du bist Steuerberater oder Anwalt. Doch eine Unterschrift kann die Verbindlichkeit erhöhen und dir im Falle eines Falles helfen.
Umsatzsteuer – ein Kapitel für sich
Je nach Produkt oder Dienstleistung fallen unterschiedliche Steuersätze an – 19 % ist die Regel, 7 % die Ausnahme. Für Kleinunternehmer gibt's eine Sonderregel: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Erfahre hier mehr über die Kleinunternehmerregelung, deren Vor- und Nachteile und wie du sie beantragst.
Und wenn mal was bei der Rechnungsstellung schiefgeht?
Fehler passieren – wichtig ist, wie du damit umgehst. Solltest du eine Pflichtangabe vergessen haben, dann erstelle eine Korrektur deiner Rechnung. Dies ist jedoch nur möglich, insofern die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Hast du bereits den Zahlungseingang erhalten, dann musst du statt einer Rechnungskorrektur zuallererst eine sogenannte Stornorechnung erstellen, bevor du das korrigierte Rechnungsdokument versenden kannst.
Kann ich vor der Gewerbeanmeldung bereits eine Rechnungen schreiben?
Ja, das geht. Aber vergiss nicht, dein Gewerbe zeitnah anzumelden und die Umsätze dem Finanzamt zu melden.
Rechnungen international versenden
Für Rechnungen ins Ausland gelten besondere Regeln. Wer genau hinschaut, spart sich und seinem Kunden unnötigen Stress. Befasse dich daher frühzeitig mit den nötigen Anforderungen.
Wer muss Rechnungen schreiben?
Kurzum: Jeder, der geschäftlich tätig ist muss Rechnungen für die erbrachten Leistungen schreiben. Egal ob Freiberufler, Kleinunternehmer oder die GmbH um die Ecke - Rechnungsstellung ist verpflichtend. Auch nach Gewerbeabmeldung oder Insolvenz bleibt die Rechnungspflicht bestehen.
Aufbewahrungspflicht – nicht nur fürs Finanzamt
Auch wenn du deine Rechnung erfolgreich versendet und dein Kunde das Geld überwiesen hat, ist deine Pflicht noch nicht getan. Die Aufbewahrungspflicht besagt, dass du deine Dokumente zehn Jahre lang aufbewahren musst. Grund ist die Nachvollziehbarkeit deiner Geschäftsaktivitäten gegenüber dem Finanzamt. Aber auch für dich bringt eine saubere Dokumentation und Ablage deiner Daten viel Sicherheit, zum Beispiel wenn du die Historie deiner Kunden analysieren möchtest.
Fazit
Rechnungen schreiben ist mehr als nur eine bürokratische Pflicht. Es ist ein wesentlicher Teil deines Business-Erfolgs. Mit einer Software wie sevDesk wird deine Rechnungsstellung zum Kinderspiel. Personalisierte Layouts, direkter E-Mail-Versand und vieles mehr ermöglichen dir professionelle Rechnungen einfach und schnell zu schreiben. Dabei stellt die Software sicher, dass du keine Pflichtangaben vergisst und deine Dokumente Pflichtgerecht aufbewahrt werden. Entdecke, wie einfach ein korrektes Rechnungsmanagement sein kann und teste sevDesk 14 Tage kostenlos und unverbindlich. Überzeugt? Dann erhalte mit dem Code BUSINESSWISSEN50 auf deinen Wunschtarif bis zu 50% Rabatt.
