ZusammenarbeitKommunikation zwischen Teams verbessern

Zusammenarbeit erfordert Kommunikation. Doch Teams und Abteilungen grenzen sich häufig voneinander ab und kommunizieren zu wenig miteinander. Das lässt sich ändern.

Die Zusammenarbeit zwischen Teams funktioniert oft nicht. Die Teammitglieder kommen dann mit ihrer Arbeit nicht voran und fühlen sich gebremst. Abläufe stocken und sind nicht aufeinander abgestimmt. Informationen werden nicht weitergegeben und die Teams beäugen sich misstrauisch. Die Mitarbeiter leisten weniger, als sie eigentlich könnten. Konfliktpotenzial und Frustration nehmen zu.

Wie lassen sich Abgrenzungen zwischen Teams und Abteilungen überwinden? Wie lassen sich die Rahmenbedingungen der täglichen Arbeit ändern, damit die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen verbessert wird?

Was die Zusammenarbeit von Teams erschwert

Viele Barrieren der Zusammenarbeit zwischen Teams sind nicht offensichtlich und müssen erst identifiziert werden. In der Praxis zeigen sich fünf typische Barrieren, die die Zusammenarbeit von Teams, Arbeitsgruppen und Abteilungen erschweren, die Abläufe bremsen und die die Kommunikation behindern.

Hierarchien

Hier geht es um Organigramme und die Zuordnung von Entscheidungsbefugnissen auf unterschiedlichen Hierarchiestufen. Je nach Größe des Unternehmens sind sie mehr oder weniger stark ausgeprägt. Große Leitungsspannen – Vorgesetzte mit vielen Mitarbeitern – erschweren die Kommunikation genauso wie unklare Befugnisse und verschlungene Entscheidungswege. Die Teams wissen nicht so recht, wofür sie stehen und was sie dürfen.

Abteilungsgrenzen

Hier greift die Metapher: Abteilungen sitzen hinter Mauern, Mitarbeiter arbeiten in Silos und wollen mit Nachbarabteilungen wenig zu tun haben. Informationen fließen spärlich, man beäugt sich misstrauisch und stimmt sich selten ab. Oft kommt es zu Konflikten.

Prozesse

Die Zusammenarbeit mit anderen internen und externen Teams und deren Mitarbeitern funktioniert nicht, weil die Schnittstellen nicht zusammenpassen und die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind. Dadurch entsteht oft auch ein Misstrauen. Man fragt sich: Machen die anderen das richtig? Warum funktioniert das nicht wie bei uns? So kann es immer wieder zu Konflikten kommen.

Demografie und Mitarbeiterstruktur

Dass alle Mitarbeiter anders sind, zeigt sich vor allem bei ihrer Zusammenarbeit. Hier spielen Alter, Geschlecht und kultureller Hintergrund eine Rolle.

Geografie

Den global aktiven Unternehmen fällt es schwer, ihre weltweiten Prozesse aufeinander abzustimmen. Lieferanten sitzen beispielsweise in China, Kunden in Südamerika, die Zentrale in London, Forschung und Entwicklung in München. Auch über E-Mail oder virtuelle Meetings lässt sich nicht alles koordinieren.

Führungskräfte müssen Barrieren abmildern

Doch wie lassen sich die Barrieren abbauen? Damit alle Mitarbeiter der einzelnen Teams gerne zusammenarbeiten, kommt es zunächst auf die Führungskräfte an. Sie müssen sich miteinander abstimmen und Entscheidungen schnell und klar treffen. Bei der Zusammenarbeit mit Abteilungen weiß dann jeder, was zu tun ist. Man hilft sich gegenseitig. Auch Alters- und Kulturunterschiede spielen keine Rolle; sie befruchten die Arbeit, indem jeder seine Stärken einbringt. Die Prozessketten zu Lieferanten und Kunden sind klar definiert und alle halten sich daran.

Damit dies gelingt, müssen die Führungskräfte geeignete Rahmenbedingungen schaffen. Die Mitarbeiter brauchen ein klares Selbstverständnis von sich, ihren Aufgaben und ihrem Team. Damit jeder weiß, wofür er und die anderen da sind und damit es Gelegenheiten zum Austausch gibt. Die Führungskräfte müssen dies dem eigenen Team immer wieder vermitteln.

Aufgabenstellung und Rollenverteilung klar machen

Vorgesetzte schützen ihr Team. Sie sorgen vor allem dafür, dass es ein klares Profil hat, das es von allen anderen innerhalb und außerhalb des Unternehmens unterscheidet. Dazu zählt ein gemeinsames Selbstverständnis über den Zweck und die Ziele, eine klare Aufgabenstellung und Rollenverteilung. Die Führungskraft muss vermitteln: „Dafür tragen wir in unserem Team die Verantwortung im Unternehmen.“ Damit schafft der Vorgesetzte die notwendige Sicherheit, die jedes Team braucht.

Aufgaben und Verantwortung anderer Teams sichtbar machen

Wenn jedes Team ein eigenes Selbstverständnis hat, kann es auch die anderen Teams sowie Kunden und Lieferanten besser verstehen. Klare Profile schaffen Einsicht. Der Vorgesetzte muss dafür sorgen, dass jeder weiß, was die anderen tun, wofür sie Verantwortung tragen und welche Aufgaben sie haben. Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Teams werden sichtbar und verständlich. Hilfreich ist, wenn sich die Mitarbeiter dazu in das andere Team, mit dem sie zu tun haben, hineinversetzen, in gemeinsamen Besprechungen ein Verständnis für die jeweiligen Probleme, Ziele und Anforderungen herstellen. So respektieren sich die Teams gegenseitig.

Freiräume zum Austausch schaffen

Zunächst sind es nur einzelne Mitarbeiter, die den geschützten Innenbereich ihres Teams verlassen und sich mit einem Mitarbeiter eines anderen Teams verbinden. Sie kommunizieren häufig, stimmen sich ab, definieren gemeinsame Regeln und Prozesse, sodass die Aufgaben und die Abläufe in beiden Teams besser zueinander passen. Der Vorgesetzte schafft dafür die notwendigen Freiräume. Oft sind das tatsächlich Räume für Besprechungen oder die Kaffee-Ecke, in der sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen treffen, über ihre Arbeit sprechen, sich abstimmen, offene Punkte klären oder gemeinsam Ideen entwickeln. So entsteht gegenseitiges Vertrauen.

Gemeinsame Ziele entwickeln

Wer seine Kollegen aus anderen Abteilungen, den Logistiker des Zulieferers und den Einkäufer des Kunden persönlich kennt, wer ein Verständnis für dessen Aufgaben, Anforderungen und Probleme entwickelt, kann sich auf die Suche nach gemeinsamen Zielen machen und entwickelt eine übergreifende Identität. Wenn Probleme auftauchen, werden sie gemeinsam gelöst. Erfolgserlebnisse und Geschichten über eine gelungene Zusammenarbeit über die Teamgrenzen hinweg verdeutlichen und stärken das. Es entwickelt sich eine übergreifende Gemeinschaft.

Sich gegenseitig befruchten und gemeinsam lernen

Die Zusammenarbeit der Teams wird gefestigt und dauerhaft. Immer mehr Aufgaben und Prozesse werden aufeinander abgestimmt. Regeln, Organisationsstrukturen, Entscheidungsabläufe und Technik werden kompatibel. Dabei weiß jedes Team, was seine Kompetenzen sind und was die anderen machen. In gleicher Weise erkennen die Mitarbeiter, wie diese unterschiedlichen Kompetenzen (und ihre jeweiligen Kulturen) zusammenspielen und sich befruchten können. Das fördert auch gemeinsame Lernprozesse. Es entsteht ein Gebilde mit einem gemeinsamen Ziel und Selbstverständnis.

Teams neu erfinden

Was für ein einzelnes Teammitglied gilt, lässt sich auch auf Teams insgesamt übertragen. Jeder braucht Sicherheit und Respekt, den er dann auch anderen gegenüber zeigt. Von dieser sicheren Basis aus kann sich das Team öffnen für die Ziele der Mitarbeiter aus anderen Teams und Abteilungen, für deren Befindlichkeiten, Anforderungen und Interessen. Es knüpft Kontakte, baut diese aus, richtet seine Tätigkeit und am Ende auch sein Selbstverständnis auf das der anderen aus. Eine solche Zusammenarbeit über die Abteilungsgrenzen hinweg kann nicht verordnet werden. Die Menschen müssen zueinander finden. Dabei handelt es sich um einen längeren Prozess, den die Führungskräfte anstoßen, begleiten und fördern müssen.

Fazit

Eine gute Zusammenarbeit zwischen Teams gelingt, wenn alle ein klares Selbstverständnis haben, ihre Ziele und ihre Aufgaben kennen, ihre Kompetenz und ihre Rolle im Unternehmen und im Zusammenspiel mit Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern bekannt sind und respektiert werden. Dann lassen sich geeignete Grundlagen für bessere Kommunikation und kompatible Strukturen schaffen. Am Ende haben die Mitglieder ein neues Selbstverständnis von sich und ihrer Arbeit. Viele Grenzen lösen sich auf, Barrieren verschwinden, weil die Mitarbeiter sich mit allen anderen als eine Gemeinschaft sehen. Informationen fließen ungehindert. Das Team und das gesamte Unternehmen haben sich neu erfunden.

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