Projektcontrolling mit KennzahlenAufgaben und Ziele im Projektcontrolling

Drei zentrale Aufgaben im Projektcontrolling

Wer im Projektmanagement Controlling-Instrumente einsetzt, legt den Fokus meist nur auf die Kosten, die Einhaltung von Terminen oder die Qualität des Projektergebnisses.

Notwendig ist jedoch ein Controlling-System, das nach einem Projektstart alle wesentlichen überwachenden und steuernden Funktionen für ein einzelnes Projekt oder für ein Multiprojektmanagement berücksichtigt. Um dies zu bewerkstelligen, muss das Projektcontrolling drei zentrale Aufgaben erfüllen:

Soll-Vorgaben festlegen

Die Projekte werden zunächst auf der Basis der Planungsdaten in Angriff genommen. Für die anschließende Projektsteuerung ist es notwendig, dass plausible Pläne und sorgfältig aus den Zielen abgeleitete Soll-Vorgaben existieren.

Die relevanten Projektziele sind mit dem Projektauftrag vorgegeben. Sie werden vom Auftraggeber und gegebenenfalls weiteren Stakeholdern bestimmt.

Ist-Daten erfassen

Um Steuerungsmaßnahmen richtig einleiten zu können, müssen zu vorgegebenen Zeiten die Ist-Daten erfasst werden. Das sind insbesondere:

• Ist-Termine
• geleistete Stunden
• Ist-Kosten
• Grad der Fertigstellung der vereinbarten Projektergebnisse oder der definierten Produkte

Plan- und Ist-Daten vergleichen

In jedem Projekt ergeben sich Kursabweichungen. Abweichungen von dem Projektplan (Termine, Kosten, Leistung, Qualität) müssen frühzeitig erkannt und analysiert werden.

So gilt es, aus dem Vergleich von Plan- und Ist-Daten zu überlegen, ob und welche Steuerungsmaßnahmen notwendig sind, um das Projekt „auf Kurs“ zu halten. Damit erfolgt die fortlaufende Überwachung der Projektfortschritte.

Ziele im Projektcontrolling

Projekte, deren Status in Bezug auf Zielerreichung und Ressourcenverbrauch nicht transparent ist, kann sich heute keine Projektleitung mehr leisten. Damit gewinnen straffes Projektmanagement und insbesondere stringentes Projektcontrolling eine besondere Bedeutung.

Zu diesem Zweck muss das Projektcontrolling folgende Ziele verfolgen:

• Transparenz schaffen über den Projektstatus in Hinblick auf Ressourcen, Kosten, Qualität, Ergebnisse, Termine und Ziele eines Projekts.
• Standards etablieren für Berichtsstrukturen, Datenerfassung und Datenerhebung und der dazugehörigen Projektcontrolling-Prozesse.
• Frühzeitig Abweichungen im Projektverlauf, Handlungs- und Koordinationsbedarfe, Ressourcenkonflikte und dazugehörige Lösungsansätze erkennen und aufzeigen.
• Projektleitung bei der Steuerung externer Dienstleister beispielsweise beim Vertragsmanagement oder Change-Request-Management unterstützen.
• Einen übergreifenden und konsolidierten Projektstatus in Multiprojekt-Umgebungen darstellen.
• Projektleitung beraten, unterstützen und entlasten.

Project Scorecard im Rahmen der Controlling-Aktivitäten

Das Projektmanagement muss vor allem dann aktiv werden, wenn sich gravierende Abweichungen ergeben und die angestrebten Projektziele grob verfehlt werden (bezogen auf die Plandaten zu den Projekten). Den Zusammenhang bezüglich des Ergreifens von notwendigen Koordinationsentscheidungen und Anpassungsmaßnahmen zeigt die folgende Abbildung.

© Ernst Tiemeyer – www.business-wissen.de

Die Abbildung verdeutlicht, dass Projektziele sowie geeignete Messgrößen die entscheidenden Objekte sind, um ein effektives Projektcontrolling realisieren zu können.

Hier setzen die weiteren Überlegungen an, wenn über Projektplanungen oder Kontroll-Aktivitäten die Ergebnisse von Soll-Ist-Vergleichen zu Steuerungsmaßnahmen führen.

Projektcontrolling mit der Project Scorecard

Das Projektcontrolling kann sich bei der Definition von Projektzielen und Projektkennzahlen auf das Konzept der Balanced Scorecard (BSC) stützen. Demnach gibt es unterschiedliche Perspektiven, die betrachtet werden sollten, wenn es darum geht, den Projekterfolg zu messen und zu bewerten.

Die Ziele und Kennzahlen werden dabei von der Vision und Strategie der Organisation und des Projekts abgeleitet, was die folgende Abbildung ausdrücken soll.

© Ernst Tiemeyer – www.business-wissen.de

Die vier Perspektiven der Project Scorecard im Projektmanagement

Bei der Balanced Scorecard handelt es sich um einen methodischen Ansatz für die strategische Steuerung von Organisationen oder von organisatorischen Teilbereichen – wie etwa Projekten. Aus der Projektperspektive lassen sich entsprechend folgende Perspektiven unterscheiden:

• Finanzielle Perspektive: Welche finanziellen Aspekte und Kennzahlen sind relevant? Unter anderem Budgetentwicklung im Projekt, Rendite des Projekts.
• Kunden-Perspektive: Welche Meinungen, Einstellungen und Erwartungen haben die Kunden oder Zielgruppen gegenüber dem Projekt oder der Organisation?
• Interne Prozess-Perspektive: Wie gut oder schlecht laufen Projektprozesse in Bezug auf die Faktoren Kosten, Zeit und Qualität?
• Personal-Perspektive: Wie zielgerichtet werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt eingesetzt? Wie motiviert oder engagiert ist das Projektteam? Wie stark erfolgt eine Orientierung an zukünftigen Entwicklungen zum Projektmanagement im Unternehmen?

Diese vier Perspektiven schaffen den Rahmen für die Project Scorecard. Die Dimensionen werden dann in logischen Ursache-Wirkungs-Ketten miteinander verknüpft.