Projektcontrolling mit Kennzahlen Projektcontrolling – Welche Projektkennzahlen sind wichtig?

Um das Projektcontrolling durchzuführen und bei Bedarf steuernd einzugreifen, brauchen Sie Projektkennzahlen. Wie lassen sie sich aus den Projektzielen und dem Projektplan ableiten? Hier erfahren Sie, wie Sie Projektkennzahlen mithilfe des BSC-Konzepts finden und festlegen.

Balanced Scorecard (BSC) im Projektcontrolling

Die Balanced Scorecard (BSC) hat sich als wirksames Instrument für die Unternehmenssteuerung etabliert und auch in anderen Bereichen weitere Anwendungen gefunden. Eine dieser Anwendungen ist die Project Scorecard für das Projektmanagement.

Auch im Projektmanagement gibt es die Möglichkeit, mithilfe der BSC eine Leistungsbemessung vorzunehmen, die individuell und realistischer ist als dies in der Vergangenheit durch einzelne schwammige oder nicht eindeutig definierte Kennzahlen gekennzeichnet war. Zur Übertragung der BSC auf das Projektcontrolling können neben den Standardperspektiven (Finanzen, Kunden, Prozesse, Lernen und Entwicklung) noch weitere Perspektiven betrachtet werden, die ihren Fokus beispielsweise ergänzend auf die Projekt-Produkte legen.

BSC-Kennzahlen für das Projektcontrolling

Folgende Fragestellungen und Kennzahlen für das Projektcontrolling lassen sich beispielsweise nennen:

Fragen aus der Finanz-Perspektive   

Wie lassen sich die Gesamtkosten des Projektes in den Griff bekommen?

Welchen finanziellen Beitrag leistet das Projekt für das Unternehmen?

Kennzahlen

  • Budgetentwicklung (Index) im Projektverlauf
  • Ist-Projektbudget im Verhältnis zum Soll-Projektbudget
  • Kosten des gesamten Projektes pro Mitarbeiter
  • ROI der Projekte

Fragen aus der Kunden-Perspektive (Zielgruppen, Partner)

Wie lässt sich die Zufriedenheit der Kunden und der Stakeholder mit dem Projekt steigern?

Wie nutzen die Zielgruppen die Projektergebnisse?

Kennzahlen

  • Zufriedenheits-Niveau der Kunden und Stakeholder mit dem Projekt (Zufriedenheitsindex)
  • Nutzungsgrad der Lösungen

Fragen zur internen Prozess-Perspektive     

Wie lassen sich die Prozesse im Projekt optimieren? (Planungs- und Steuerungsprozesse für Projekte)

Wie kann die Qualität der internen Prozesse verbessert werden?

Kennzahlen

  • Termintreue im Projekt
  • Einhaltung von Terminen für Meilensteine
  • Fertigstellungsgrad
  • Projekterfolgsquote

Fragen aus der Personal-Perspektive 

Über welche Potenziale verfügen die Projektmitarbeiter?

Wie lässt sich die Kompetenz der Projektmitarbeiter verbessern?

Welchen Grad erreicht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden?

Kennzahlen

  • Qualifikation der Projektmitarbeiter
  • Interesse an Qualifizierung
  • Fluktuation im Projekt
  • Krankheitsquote

Frage zu Produkten der Projektarbeit          

Inwiefern wurde der für das Projekt definierte Produktplan erreicht?

Kennzahlen

  • Produktqualitäts-Niveau
  • Vergleich Ist-Produktplan zu Soll-Produktplan
  • Fertigstellungswert
  • Projekterfolgsquote

Solche Kennzahlen gilt es projektspezifisch – also für die typischen Projekte der eigenen Organisation – abzuleiten. Dazu sind zunächst die strategischen Projektziele zu sammeln und möglichst operational zu formulieren. Erst dann können die geeigneten Kennzahlen festgelegt und formuliert werden.

Strategische Projektziele formulieren

Bereits in der Phase der Projektvorbereitung wird in der Regel eine grobe Zielplanung vorgenommen und im Projektantrag fixiert. Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist diese Zielvorgabe zu präzisieren und eine Unterscheidung zwischen strategischen und operativen Zielsetzungen vorzunehmen. Dabei kann von dem sogenannten Dreieck der Projektziele ausgegangen werden, wie sie in Abbildung 4 visualisiert sind.

© Ernst Tiemeyer – www.business-wissen.de
Abbildung 4: Magisches Dreieck der Projektziele
Stichwort

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Das magische Dreieck im Projektmanagement zeigt, was alle Projektbeteiligten oder die Projektleitung immer im Blick haben muss: Projektergebnis mit einer geforderten Qualität, die Projektdauer mit den entsprechenden Terminen und der Projektaufwand in Form von Kosten. Jede Änderung eines Faktors wirkt sich unmittelbar auf die anderen zwei Faktoren aus.

Zielformulierung im Projektteam

Wie gelangt ein Projektteam zu den „richtigen“ Zielen? Ausgangspunkt für die Zielfindung im Projektteam ist die Sammlung der Ziele. Diese möglichen Projektziele sind dann zu systematisieren, zu gewichten und schließlich so präzise wie möglich zu formulieren. Wichtig ist, dass Ziele gemeinsam zwischen Beteiligten und Betroffenen erarbeitet und mit dem Erkenntnisfortschritt angepasst werden. Nur dann können Ziele wirksam als Handlungsgrundlage für alle Projekt-Beteiligten vereinbart werden. Dabei sind folgende Teilschritte zu beachten:

1. Ziele sammeln

Sammeln Sie die Ziele, die mit dem Projektergebnis angestrebt werden. Wichtig dabei: Projektziele sollen lösungsneutral sein, denn mögliche Lösungen sollen nicht von vornherein ausgeschlossen werden.

2. Ziele gliedern

Gliedern Sie die Ziele und entwickeln Sie damit ein entsprechendes Zielsystem, aber nicht mehr als 20 Ziele in einem Zielsystem. Verwenden Sie als Gliederungssystem am besten die Perspektiven der Balanced Scorecard.

3. Ziele operational formulieren und notieren

Formulieren Sie die Ziele möglichst operational und notieren Sie diese. Ziele müssen eindeutig nachvollziehbar, präzise, verständlich und leicht messbar formuliert sein. Die schriftliche Fixierung zwingt zu einer bewussten Entscheidung.

4. Ziele auf Machbarkeit prüfen

Prüfen Sie, ob die formulierten Ziele machbar sind. Ziele müssen realisierbar sein, gleichzeitig aber auch eine Herausforderung darstellen. Das heißt, das Ziel soll nicht überfordern, aber auch nicht unterfordern. Unerreichbare Ziele können Handlungen nicht leiten.

5. Ziele präferieren

Ziele sollen in ihrer Präferenz erkennbar sein. Wichtiges soll im Vergleich zu Unwichtigerem deutlich werden; eine Trennung von Muss- und Kann-Zielen ist sinnvoll.

Einen möglichen Aufbau für einen entsprechenden Zielworkshop zeigt Abbildung 5.

© Ernst Tiemeyer – www.business-wissen.de
Abbildung 5: Ablauf eines Zielworkshops im Projektteam

Projektziele formulieren – die Vorteile

Das präzise Formulieren von Projektzielen hat folgende Vorteile:

  • Alle Beteiligten wissen, wohin es geht. Die anfallenden Aufgaben können besser koordiniert werden.
  • Prioritäten können gesetzt werden, sodass sich alle Beteiligten auf das Wesentliche konzentrieren können.
  • Die Beteiligten können ihre Kreativität einsetzen, um den Weg zum Ziel zu finden.
  • Die Motivation im Projektteam wird gesteigert.
  • Es werden Kriterien für eine objektive Leistungsbeurteilung bereitgestellt.

Beispiele für Projektkennzahlen und Projektziele

Die folgende Liste zeigt Beispiele für strategische Projektziele, aus denen dann die Projektkennzahlen abgeleitet werden:

Finanzielle Ziele

  • Projektbudget einhalten (Abweichung unter 10 Prozent)
  • Flexibilität bei der Budgetverwendung erhöhen
  • Wirtschaftlich agierendes Projektmanagement
  • Nutzwert des Projektes transparent darstellen und kommunizieren

Kundenziele

  • hohe Kundenzufriedenheit erreichen
  • hoher Nutzungsgrad (Verbreitungsgrad) der Projektergebnisse gewährleisten (mindestens 95 Prozent)
  • Wirkung von Projekt-Marketingmaßnahmen erhöhen

Prozessziele

  • Projekterfolgsquote verbessern (auf 90 Prozent steigern)
  • Termineinhaltung gewährleisten (Meilensteine/ Zeiten einhalten); Aufgaben in time erledigen
  • Auslastung der Ressourcen im Projekt erhöhen

Personalziele

  • hohe Mitarbeiterzufriedenheit sichern
  • Projektpersonal kontinuierlich entwickeln und an die Organisation binden (Mitarbeiterbindung)

Produktorientierte Ziele

  • Zufriedenheit der Kunden, Auftraggeber und Stakeholder mit den Projektergebnissen steigern
  • hohes Produkt-Qualitätsniveau sichern

Beispiel für eine Balanced Scorecard für das Projektcontrolling

Zur Illustration, wie eine Balanced Scorecard für das Projektmanagement aufgebaut sein kann, ist der nachfolgende Ausschnitt einer Tabelle wiedergegeben. So kann eine Project Scorecard aussehen:

Tabelle 1: Beispiel für ein Konzept einer BSC für das Projektcontrolling

Anforderungen an die Projektkennzahlen

Liegen die Projektkennzahlen grundsätzlich fest, gilt es genauer die Anforderungen zu analysieren und zu formulieren, die ein Informations- und Steuerungssystem wie eine BSC für die Projektleitung erfüllen soll. Dabei ist festzulegen, welche Informationen in welchem Detaillierungsgrad zur Projektsteuerung notwendig sind. Maximal-Anforderungen an den Informationsbedarf sind:

  • hoher Aussagegehalt (genau, eindeutig, möglichst quantifizierbar)
  • aktuelle und zeitgerechte Bereitstellung
  • Vollständigkeit der Informationsinhalte
  • leichte Zugänglichkeit und unmittelbare Verfügbarkeit
  • attraktive Darstellung
  • sinnvolle Informationsverdichtung

Kennzahlensystem für das Projektcontrolling entwickeln – so gehen Sie vor

Wählen Sie die folgende Vorgehensweise, um ein Kennzahlensystem für das Projektcontrolling und die Projektsteuerung zu erarbeiten und einzuführen:

Benötigte Kennzahlen sammeln

Es empfiehlt sich, die möglichen Projektkennzahlen in einem ersten Schritt zu sichten. Ausgehend von den definierten Anforderungen und den Projektzielen ist dabei zu prüfen, welche Projektkennzahlen mit vernünftigem Aufwand erhoben werden können und welche den höchsten Nutzen haben.

Kennzahlen systematisieren und priorisieren

Die für zweckmäßig erachteten Projektkennzahlen sollten anschließend nach ausgewählten Kriterien gegliedert und möglichst in ein ganzheitliches Kennzahlensystem gebracht werden; beispielsweise als Project Scorecard. Dabei kann sich auch eine Priorisierung ergeben, etwa die Ableitung von Spitzenkennzahlen.

Kennzahlen definieren und interpretieren

Wichtig sind anschließend die genaue Definition und Erfassung von Projektkennzahlen. Diese bedürfen ergänzend einer weiterführenden Interpretation und Verstetigung hinsichtlich der Nutzung im Projekt.

Methoden und Werkzeuge festlegen

Hierzu gehören die Methoden zur Sammlung und Auswertung der Daten sowie gegebenenfalls die Auswahl einer geeigneten Software-Lösung für das Projektcontrolling.

Tipp

Projektkennzahlen als Führungsinstrument

Ziel der Projektkennzahlen auf BSC-Basis sollte es sein, eine überschaubare Anzahl aussagekräftiger Kennzahlen zu definieren und diese zu einem Gesamtsystem zu verbinden, das auf den Informationsbedarf der Projektleitung abgestimmt ist. So kann ein Führungsinstrument bereitgestellt werden, das eine Gesamtschau ermöglicht, durch die sichergestellt wird, dass einzelne Ziele und Entwicklungen nicht übersehen und nicht überbewertet oder unterbewertet werden.

Kennzahlen detailliert definieren

Für die Detail-Entwicklung von Kennzahlen für Projekte empfiehlt sich das Zugrundelegen eines Kennzahlenformblattes (auch Kennzahlen-Steckbrief genannt). Sie finden das entsprechende Formblatt im Praxisteil dieses Handbuch-Kapitels. Die Vorlage enthält beispielsweise Angaben zu:

  • Beschreibung oder Formel zur Kennzahl
  • Gliederungsmöglichkeiten
  • Erhebungszeitpunkte und Erhebungszeiträume
  • Kennzahlenzweck: Wofür steht die Kennzahl?
  • Anwendungsbereich: Für wen ist die Kennzahl?
  • Basisdaten
  • Vergleichsgrundlagen
  • Interpretation (Auswertung, Optionen)

Erhebungszeitraum für Kennzahlen festlegen

Neben der Definition und Gliederung der Kennzahlen ist der Erhebungszeitraum festzulegen. Unterschieden werden Kennzahlen für einen Tagesstatus, Kennzahlen für einen Monatsstatus sowie Kennzahlen für einen Quartalsstatus des Projektes (mit verdichteten Kennzahlen).

Kennzahlenzweck darlegen

Darüber hinaus ist die Darlegung des Kennzahlenzwecks hilfreich. Damit kann verdeutlicht werden, wozu die jeweiligen Kennzahlen überhaupt benötigt werden. Hier können unterschieden werden:

  • Analyse der Ursachen von Soll-Ist-Abweichungen
  • Analyse der Wirtschaftlichkeit (Kostenanalysen etc.)
  • Analyse der Produktqualität
  • Beurteilung von Auslastungen (Ressourcenauslastungen etc.)
  • Personalanalysen (Leistungsbereitschaft und Qualifizierung der Beteiligten)

Anwendungsbereich der Kennzahlen identifizieren

Bezüglich des Anwendungsbereichs für die Nutzung von Kennzahlen sind die Bereiche zu identifizieren, in denen diese Kennzahl genutzt werden kann:

  • Projektmanagement (insbesondere Projektcontrolling und Projekt-Portfoliomanagement)
  • Identifikation von Verbesserungspotenzialen der Projektarbeit
  • Kundenmanagement (Kommunikation mit Kunden und Zielgruppen)
  • Personalmanagement im Projekt

Vergleichsgrundlagen für Kennzahlen schaffen

Eine weitere Festlegung betrifft die Vergleichsgrundlagen. Varianten sind

  • der Soll-Ist-Vergleich,
  • der Zeitvergleich sowie
  • Projektvergleiche (Benchmarking).

Zwei Beispiele für ein ausgefülltes Kennzahlenformblatt finden Sie im Praxisteil in diesem Handbuch-Kapitel. Für die Kennzahlen Termintreue und Projektbudget erhalten Sie je ein ausgefülltes Kennzahlenformblatt als Beispiel.

Praxis

Ziele bestimmen für Projektplanung und Projektcontrolling

Bestimmen Sie die Ziele für Ihr Projekt und halten Sie diese in der Tabelle der folgenden Vorlage fest. So erhalten Sie einen Zielkatalog, an dem Sie sich orientieren können.

Fassen Sie alle wichtigen Projektziele nach der SMART-Regel für Ziele zusammen. Jedes Ziel beschreiben Sie dazu in der folgenden Vorlage einzeln.

Alle Projektziele, Projektergebnisse und die wichtigen Aufgaben (Kernaktivitäten) lassen sich auch in einer Projekt-Charta zusammenführen. Für Ihre Projekt-Charta können Sie die folgende Vorlage nutzen.

Um zu klären, welche Ziele mit dem (neuen) Projekt verfolgt werden sollen und welchen Nutzen das Projekt haben soll, können Sie in den folgenden beiden Vorlagen diese Ziele für Ihr geplantes oder laufendes Projekt erfassen.

Projekt-BSC erstellen und Kennzahlen definieren

Die Controlling-Methode Balanced Scorecard (BSC) kann für das Projektmanagement und das Projektcontrolling eingesetzt werden. Dazu werden für die vier Perspektiven der Balanced Scorecard jeweils projektspezifische Ziele und Kennzahlen genutzt.

Stellen Sie in den Tabellen der folgenden Vorlage die Kennzahlen und die ergänzenden Informationen für Ihre Projekt-BSC zusammen; in den Tabellen finden Sie dazu mögliche Beispiele für Kennzahlen.

Kennzahlen definieren mit dem Kennzahlenformblatt

Nutzen Sie für jede Kennzahl im Projektcontrolling dieses Kennzahlenformblatt, auch Kennzahlensteckbrief genannt. So erarbeiten Sie sich systematisch die Definition der jeweiligen Kennzahl nach dem Konzept der Balanced Scorecard (BSC).

Anhand der beiden Kennzahlen Termintreue und Projektbudget sehen Sie beispielhaft, wie Sie das Kennzahlenformblatt und den Kennzahlensteckbrief erstellen.

Mit den folgenden beiden Excel-Vorlagen können Sie dann die wichtigen, strategischen Kennzahlen zum Projektverlauf und zum Projekterfolg in einer Übersicht darstellen und zeigen, inwieweit Sie die Ziele bereits erreicht haben.

Diese Kennzahlen für Ihr Projektcontrolling können Sie nutzen, um ein Kennzahlen-Cockpit für die Projektleitung, das Project Management Office und für andere Stakeholder zu erstellen. Außerdem können Sie die Kennzahlen in Form von Projektberichten oder Reports aufbereiten. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie dazu vorgehen.