Critical-Chain-ManagementEngpassorientierte Planung mit der Critical-Chain-Methode

Engpässe sind entscheidend für den Projekterfolg und den Prozessablauf. Mit der Critical-Chain-Methode können Sie diese erkennen und optimal planen. Welche Vorteile dies hat und warum dies für den Unternehmenserfolg und die Kundenzufriedenheit so wichtig ist, erfahren Sie hier.

Engpässe blockieren Prozesse

Für den Erfolg eines Unternehmens ist entscheidend, dass Projekte termingerecht abgeschlossen werden, dass Prozesse reibungslos ablaufen und dass Kunden ihre Produkte und Leistungen zu dem Zeitpunkt erhalten, zu dem die Lieferung versprochen wurde. Doch in der Realität kommt es immer wieder zu Terminverzug.

Projekte sind im Verzug, weil eine wichtige Mitarbeiterin mit besonderem Know-how nicht verfügbar oder überlastet ist. Abläufe im Unternehmen brauchen sehr viel Zeit, weil ein Prozess immer wieder an derselben Stelle stockt und nicht vorankommt. Kundenaufträge werden nicht rechtzeitig abgewickelt, weil eine Maschine häufig ausfällt. Solche Nadelöhre oder Engpässe spielen in jedem Unternehmen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Terminvorgaben und damit auch Budgetvorgaben und Kundenanforderungen einzuhalten.

Mit Critical-Chain-Management sollen Kundenaufträge, Projekte, Prozesse und Abläufe im Unternehmen so geplant und gesteuert werden, dass trotz Engpass Termine eingehalten werden.

Critical-Chain-Management (CCM)

Das Critical-Chain-Management (CCM) basiert auf der Theory of Constraints von Eliyahu M. Goldratt. Die Leistungsfähigkeit eines Systems hängt immer von einem Systemelement ab, das für das gesamte System der begrenzende Faktor ist. Alle Prozesse, die diesen Faktor nutzen, sind für die gesamte Leistungsfähigkeit kritisch: das sind die kritischen Prozessketten (Critical Chain).

Mit dem Critical-Chain-Management sollen die begrenzenden Faktoren als Engpässe im Unternehmen identifiziert werden, um sie dann zu beseitigen oder optimal einzusetzen. Das Critical-Chain-Management hat große Bedeutung für das Projektmanagement und wird deshalb auch als Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM) bezeichnet. Zudem wird es auch als Critical-Chain-Methode bezeichnet.

Critical-Chain-Management spielt immer dann eine Rolle im Unternehmen, wenn es um eine Folge von Aufgaben geht, die hintereinander bearbeitet werden, die voneinander abhängig sind und für die unterschiedliche Ressourcen notwendig sind. Solche Aufgaben und Abläufe sind relevant für:

  • Projekte, vor allem dann, wenn mehrere Projekte gleichzeitig im Unternehmen durchgeführt werden (Multiprojektmanagement);
  • Kundenanfragen, Bestellungen und Kundenaufträge, die dann im Unternehmen bearbeitet, erledigt und geleistet oder geliefert werden sollen;
  • Prozesse, die für interne oder externe Kunden eine Leistung erbringen wie beispielsweise IT-Betreuung, Personalentwicklung, Servicehotline für Kunden, Gebäudemanagement oder Kantine.

In diesem Handbuch-Kapitel soll im Folgenden der Einfachheit halber für alle diese Fälle von Projekten oder Prozessen die Rede sein.

Merkmale des Critical-Chain-Managements

Das Critical-Chain-Management lenkt den Blick auf das gesamte Projekt, nicht einzelne Projektaufgaben. Es betrachtet einen gesamten Prozess im Unternehmen, nicht einzelne Tätigkeiten. Das setzt teilweise andere Denkweisen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten und Prozessen voraus. Folgende Merkmale zeichnen das Critical-Chain-Management besonders aus:

  • Nicht jede einzelne Aufgabe im Projekt muss termingerecht abgeschlossen werden, sondern das gesamte Projekt muss zum geplanten Termin fertig sein.
  • Der Fokus liegt auf Geschwindigkeit und Durchsatz, nicht auf Auslastung aller Ressourcen.
  • Eine hundertprozentige Auslastung aller Ressourcen gibt es nicht.
  • Aber der Engpass sollte zu nahezu 100 Prozent ausgelastet, also optimal geplant werden. Er ist der Taktgeber für das gesamte Projekt und den Prozess.
  • Nicht die einzelnen Projektaufgaben oder Prozessschritte sollten kontrolliert werden, sondern nur das Gesamtprojekt und der gesamte Prozess.

Die Planung im Projektmanagement und im Prozessmanagement sollte sich deshalb vor allem an den Engpässen orientieren. Sie müssen optimal geplant werden – indem ihre Kapazität und Leistungsfähigkeit ausgebaut oder ihre Produktivität verbessert wird; etwa dadurch, dass Stillstandzeiten oder Wartezeiten beim Engpass vermieden werden. Alle anderen Ressourcen oder Projektschritte sind im Vergleich dazu unkritisch und müssen nicht besonders geplant werden.

Engpass

Der Engpass ist eine Organisationseinheit, Funktion, Person, Maschine, Gerät, Material oder andere Ressource, die in ihrer Kapazität und Leistungsfähigkeit so begrenzt ist, dass das Unternehmen nicht mehr von seinen gewünschten Zielen erreichen kann. Beispiel: Hätte das Unternehmen mehr Servicefachkräfte, könnte es mehr Dienstleistungen verkaufen und mehr Umsatz erzielen. Engpässe können im Unternehmen insgesamt, in einzelnen Prozessen oder in Projekten auftreten. Sie werden auch als begrenzender Faktor bezeichnet.

Warum ist die Engpassplanung wichtig?

Engpässe verhindern, dass ein Unternehmen mehr von seinen Zielen erreichen kann. Es kommt zu einer Überlastung von Ressourcen, Aufträge werden nicht fertig gestellt und Projekte dauern endlos lange. Das hat manchmal schwerwiegende Folgen. Denn:

  • Schnelligkeit und Termineinhaltung sind für viele Kunden die entscheidenden Kaufkriterien. Wenn sie auf eine Leistung warten müssen und zugesagte Termine nicht eingehalten werden, wandern die Kunden ab.
  • Lange Durchlaufzeiten im Unternehmen bedeuten hohe Kapitalbindung und schlechtes Working Capital Management.
  • Wenn Menschen der Engpass sind, bedeutet das für die Betroffenen eine hohe Arbeitsbelastung, sehr viel Stress bis hin zum Burnout.
  • Bei Maschinen als Engpass führt Überlastung zu Verschleiß und Fehlfunktionen, Qualitätsmängel und Ausfall; die Overall Equipment Effectiveness (OEE) sinkt und verstärkt die Folgen des Engpasses noch.
  • Das Management trifft falsche Entscheidungen bei der Projekt- und Auftragsauswahl, weil sie die Engpässe nicht kennt oder nicht beachtet.
  • Die Produktivität des Unternehmens insgesamt sinkt, die Wirtschaftlichkeit von Prozessen verschlechtert sich.
Praxis

Wo kommt es in Ihrem Unternehmen immer wieder zu Verspätungen oder Terminverzug? Welche Folgen und Probleme sind für Sie und Ihr Unternehmen damit verbunden?

  • Klären Sie, welche Fachbereiche und welche Projekte und Kunden davon betroffen sind.
  • Beschreiben Sie die kritischen Abläufe und Prozessketten in Ihrem Unternehmen, soweit diese Ihnen bekannt sind.

Identifizieren und benennen Sie mögliche Engpässe. Das ist im Einzelfall schwierig. Deshalb wird im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erläutert, wie Sie die Engpässe in den Projekten und Prozessen erkennen können und welche Ursachen diese haben.