Handout erstellenTexte für das Handout formulieren

Für jeden Vortrag und jede Präsentation lassen sich die Inhalte einer der drei Kategorien zuordnen: Aussage, Sachverhalt oder Meinung. Um Ihren Handout-Inhalt verständlich und nachvollziehbar zu formulieren, sollten Sie unterscheiden, zu welcher dieser Kategorien er zählt.

Ergänzen Sie ihre Inhalte durch weitere Informationen, die das Gesagte veranschaulichen, plausibel, nachvollziehbar, verständlich oder glaubhaft machen. Also in der Form:

• Aussage treffen; dann Merkmale, Eigenschaften, Funktionen zur Aussage ergänzen
• Sachverhalte aufzählen; dann Folgen, Schlussfolgerung, Konsequenz daraus ableiten
• Meinung oder These sagen; dann Argumente anführen und Belege, Zahlen, Beispiele dafür liefern

So entsteht für Ihre Darstellung und Ihre Formulierung von Informationen im Handout eine sogenannte Pyramidenstruktur, also ein hierarchischer Aufbau Ihrer Inhalte.

Je nachdem, welche Art der Darstellung Sie wählen, leiten sich daraus andere Formulierungen für das Handout ab. Warum – wird im Folgenden erklärt und mit Beispielen illustriert.

Am Anfang steht Ihre Kernbotschaft oder die zentrale Aussage. Sie benennt, was Ihre Zielgruppe am meisten interessiert. Danach kommen die Details. Diese Form der Darstellung eignet sich besonders dann, wenn Sie Ihre Zielgruppe nur informieren wollen.

Wenn etwa die Geschäftsleitung Ihre Zielgruppe ist, können Sie Ihre Aussage zu Beginn so formulieren:

„Mit dem neuen Prozess in unserer Abteilung beantworten wir Kundenanfragen doppelt so schnell wie früher.“

Dann können Sie in die Details gehen (in die Breite und Tiefe). Sie beschreiben dazu einzelne Merkmale, Zusammenhänge, Funktionen, Schnittstellen oder beantworten W-Fragen.

Beispiele für W-Fragen im Handout

Warum: „Wir haben die Aufgaben anders verteilt. Wir stimmen uns regelmäßig ab.“

Wie: „Eine Person erledigt eine Kundenanfrage komplett. Die notwendigen Informationen liegen an jeder Stelle vor. Die Kolleginnen und Kollegen wurden entsprechend qualifiziert.“

Wann: „Die Abstimmungen erfolgen jeden Morgen um 10:00 Uhr und dauern 15 Minuten.“

Wo: „Wir treffen uns dazu bei Frau Schulze. Sie hat genug Platz und zeigt am Bildschirm die anliegenden Kundenanfragen.“

Wie lange: „Um die neuen Abläufe zu trainieren, haben wir uns drei Monate Zeit genommen.“

Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen Ihre Zielgruppe sind, dann könnte die interessantere Kernbotschaft lauten:

„Mit dem neuen Prozess haben wir die Aufgaben anders auf einzelne Personen verteilt.“

Alle anderen Informationen werden dann entsprechend als Detail genannt. Sie liefern die Details, die für die Zielgruppe und für Ihren Zweck notwendig und wichtig sind – mehr nicht.

Sie zählen in Ihrem Handout zunächst die wichtigsten Sachverhalte auf. Das können Ereignisse sein, die eingetreten sind, Kennzahlen und Messwerte, die Sie ermittelt haben, Maßnahmen, die Sie durchgeführt haben, oder Aussagen, die Personen gemacht haben.

Beispielformulierungen für Sachverhalte im Handout

„Wir haben die Aufgaben umverteilt.“

„Wir stimmen uns regelmäßig ab.“

„Die täglichen Besprechungen dauern rund 15 Minuten.“

Dann fassen Sie diese einzelnen Aussagen zu einer Schlussfolgerung zusammen. Das kann eine Folge oder Wirkung sein, die sich aus den Sachverhalten ergibt. Es können Vorteile oder Nachteile, Chancen oder Risiken, Potenziale oder Gefahren sein, die sich daraus ableiten lassen.

Wie Sie die Schlussfolgerung formulieren, hängt wiederum von der Zielgruppe ab. Außerdem können Sie damit steuern, ob Sie eher sachlich, nüchtern, faktenorientiert schreiben – oder emotional.

Beispiel faktenorientiert: „Resultat: Die Durchlaufzeit ist um 50 Prozent gesunken.“

Beispiel emotional: „Damit sind wir jetzt doppelt so schnell wie früher; die Kunden sind begeistert.“

Mit dieser Form der Darstellung können Sie Ihre Zielgruppe dazu bringen, dass diese Ihre Informationen wertschätzen oder Ihre Schlussfolgerungen mittragen – Sie also unterstützen oder entsprechend aktiv werden.

Je nach Thema, Anlass oder Situation des Vortrags, kann die Kernbotschaft auch als Meinung, These oder Behauptung formuliert werden; das Handout ist dann ein Thesenpapier. Sie stellen dazu eine Aussage an den Anfang, die sich so erst in der Zukunft prüfen oder belegen lässt.

These oder Meinung ins Handout schreiben

Ein Beispiel für eine These, eine Behauptung, Ihre Überzeugung oder Ihre Meinung kann sein:

„Mit dem neuen Prozess in unserer Abteilung beantworten wir Kundenanfragen doppelt so schnell wie früher.“ (Der Prozess ist derzeit noch nicht geändert.)

Im Handout argumentieren

Anschließend führen Sie für Ihre These wenige, aber gewichtige Argumente an, die dafür sprechen, dass dieser Zustand in Zukunft eintritt – oder dass Ihre Meinung richtig ist.

Beispiel: „Wenn wir die Aufgaben anders verteilen, bleiben die Kundenanfragen nicht mehr so lange liegen.“

Belege im Handout formulieren

Beispiel: „Mit der jetzigen Aufgabenverteilung auf drei Personen haben wir pro Kundenanfrage 5 Stunden Liegezeit zwischen den einzelnen Tätigkeiten gemessen. Diese entfällt in Zukunft.“

Mit dieser Form der Darstellung wollen Sie Ihre Zielgruppe überzeugen oder sogar umstimmen. Ob dies gelingt, hängt unter anderem von der Qualität Ihrer Argumente und von der Nachvollziehbarkeit und Korrektheit der Belege ab. Es hängt übrigens nicht von der Zahl der Argumente ab; weniger ist besser.

Das kann auch gelingen, wenn Sie von einzelnen, eindrücklichen Belegen ausgehen und diese erläutern, daraus dann Ihre Argumente formulieren und dann Ihre These sagen. Sie können also auch den umgekehrten Weg gehen.

Die genannten Beispiele für die Struktur, Darstellung und Formulierung von Informationen in einem Handout bezieht sich nur auf einen inhaltlichen Aspekt; die schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen.

Nach dem gleichen Schema werden alle anderen Informationen im Handout aufgeschrieben – bis alle Inhalte entsprechend aufbereitet, formuliert und dargestellt sind. Das Handout sollte aber insgesamt nicht zu ausführlich geraten. Die Inhalte sollten schnell zu erfassen und zu verstehen sein.

Deshalb werden unterschiedliche Elemente im Handout genutzt und kombiniert. Das sind:

Vollständige Sätze formulieren

Damit können Sachverhalte oder Gedankengänge beschrieben werden. Sie entsprechen dem üblichen Sprachgebrauch und liefern ausführliche Informationen. Voraussetzung: Die Sätze sind kurz und verständlich formuliert. Nachteil: Vollständige Sätze brauchen mehr Platz, das Handout wird umfangreich. Beispiel:

„Mit dem neuen Prozess in unserer Abteilung beantworten wir Kundenanfragen doppelt so schnell wie früher. Das begeistert die Kunden.“

Stellen Sie das Wichtige an den Anfang des Satzes. Beginnen Sie also mit dem, was Sie betonen oder hervorheben wollen. Dementsprechend können Sie auch formulieren:

„Unsere Kunden sind begeistert. Denn: mit dem neuen Prozess in unserer Abteilung beantworten wir Kundenanfragen doppelt so schnell wie früher.“

„Kundenanfragen beantworten wir jetzt doppelt so schnell wie früher. Das begeistert die Kunden. Das haben wir durch einen neuen Prozess in unserer Abteilung ermöglicht.“

Teilsätze formulieren

Kürzer wird das Handout, wenn Sie nur Teilsätze formulieren. Diese müssen aber präzise sein, damit die notwendige Information vollständig ausgedrückt ist und es keine Missverständnisse oder Unklarheiten gibt. Beispiel:

„Mit neuem Prozess Durchlaufzeit bei Kundenanfragen halbiert“

Stichwörter und Punktaufzählung einsetzen

Damit werden Aussagen kurz und prägnant auf den Punkt gebracht. Beispiel:

* neuer Prozess etabliert
* Durchlaufzeit reduziert um 50 Prozent
* Kundenzufriedenheit steigt

Zitate einbauen

Ein Zitat kann eine Aussage anschaulich machen, belegen oder emotionalisieren. Im Handout kann das Zitat für besonders wichtige Informationen genutzt werden. Beispiel:

Kunde Müller beschwert sich: „Wenn wir eine Anfrage zu einem Angebot per E-Mail senden, bekommen wir erst nach zwei Tagen die erste Rückmeldung. Das dauert uns zu lange.“

Zahlen ergänzen

Im Handout sollten nur die wichtigen Kennzahlen genannt sein, die als Beleg dienen oder eine Kernbotschaft unterstreichen. Ausführliche Zahlen gibt es in den Quellen, auf Nachfrage oder im Anhang zum Handout. Deswegen stehen im Handout auch keine langen Zahlentabellen, sondern nur die entscheidende Kennzahl. Beispiel:

Diagramme einbauen

Für Diagramme gilt das gleiche wie für Zahlen: Sie stehen im Handout nur dann, wenn sie besonders wichtig sind. Ein Diagramm kann eine Kernaussage illustrieren. Außerdem können Diagramme, Schaubilder und Fotos ein Handout auflockern; es besteht dann nicht nur aus Text und ist für Leserinnen und Leser leichter zu erfassen.

Beispiel für ein Diagramm im Handout

Wenn das Handout ausführlicher als zwei Seiten sein darf, dann können Sie alle PowerPoint-Folien aus Ihrem Vortrag, die wichtige Informationen beinhalten, ins Handout übernehmen. Zu jeder dieser Folien ergänzen Sie dann die dazugehörenden Aussagen oder Erläuterungen.

Schaubilder einbauen

Wenn ein Schaubild dazu beiträgt, ein Detail oder Merkmale zu Ihren Sachverhalten oder Aussagen besser verständlich zu machen, können Sie diese in Ihrem Handout entsprechend visualisieren. Das Schaubild sollte allein verständlich sein, oder Sie erklären es im Handout durch weitere Erläuterungen. Beispiel:

Fotos einbauen

Fotos braucht es in einem Handout nur in seltenen Fällen. Sie sind nur dann hilfreich, wenn sie eine wichtige Aussage besser sichtbar und verständlich machen oder wenn sie eine besondere Emotion hervorrufen sollen. Beispiel:

Folgende Regeln sollten Sie beim Schreiben Ihres Handouts beachten:

Aktiv formulieren

Passiv: „Die Abstimmungen zu den Kundenanfragen werden jeden Morgen um 10:00 Uhr durchgeführt. Dafür werden 15 Minuten benötigt.“

Besser aktiv formulieren:

„Wir besprechen die Kundenanfragen jeden Morgen um 10:00 Uhr. Das dauert 15 Minuten.“

Einfache Sätze formulieren

Schwieriger Satz: „Vor dem Hintergrund der neuen Zuordnung von Aufgaben, dem Einsatz verbesserter Planungswerkzeuge, der Verfügbarmachung aller Informationen und der Qualifizierung der Mitarbeiter, wurde die Durchlaufzeit für das Erstellen von Angeboten zu Kundenanfragen im letzten halben Jahr um 50 Prozent reduziert.“

Besser einfacher Satz oder mehrere Sätze:

„Wir haben Aufgaben neu verteilt, setzen bessere Planungswerkzeuge ein und informieren alle Mitarbeitenden. Alle sind für ihre Aufgaben geschult. Deshalb brauchen wir nur noch 50 Prozent der Zeit, um auf eine Kundenanfrage mit einem Angebot zu antworten.“

Konsistent bleiben

Nutzen Sie im gesamten Handout den gleichen Sprachstil und Sprachaufbau. Wechseln Sie beispielsweise bei Aufzählungen nicht vom Nominalstil zum Verbalstil.

Unnötiger Wechsel des Sprachstils und des Aufbaus:

* neuer Prozess etabliert
* Reduzierung der Durchlaufzeit um 50 Prozent
* Kundenzufriedenheit wurde gesteigert

Besser durchgängig gleicher Stil:

* neuer Prozess etabliert
* Durchlaufzeit verringert (um 50 Prozent)
* Kundenzufriedenheit gestiegen

Oder:

* Etablierung des neuen Prozesses
* Beschleunigung der Durchlaufzeit um 50 Prozent
* Steigerung der Kundenzufriedenheit