Texte schreibenMemo und Aktennotiz machen

Mit einem Memorandum, kurz Memo, oder einer Aktennotiz halten Sie wichtige Sachverhalte oder Ereignisse fest und informieren andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens. In der Notiz müssen alle relevanten W-Fragen kurz und knapp beantwortet werden. Im Folgenden finden Sie eine Struktur und ein Beispiel für eine Aktennotiz oder ein Memo.

Ein Memo entlastet das Gedächtnis

Ein Memo ist eine Gedächtnishilfe und eine informelle Notiz für andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen. Im Memo hält der Schreiber fest, was für eine gewisse Zeit gemerkt werden soll. Damit kann sich der Schreiber selbst entlasten, er muss sich den Sachverhalt und die Einzelheiten nicht merken. Und er kann andere an dieser Information teilhaben lassen. Dazu schreibt er etwas auf, damit es alle wissen und es auch später für ihn selbst und für andere nachvollziehbar ist.

Eine Aktennotiz protokolliert einen Sachverhalt

Die Aktennotiz ist eine besondere Art des Kurzprotokolls. Hier werden Sachverhalte oder Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein können, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann als (weitere) Ergänzung für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht sein. Sie kann zudem zur Information an verschiedene Personen gerichtet sein. Werden der Aktennotiz Meinungen und Eindrücke hinzugefügt, bezeichnet man sie auch als Aktenvermerk.

Memo und Aktennotiz beantworten die W-Fragen

Sowohl beim Memo als auch bei der Aktennotiz sollten Sie alle relevanten W-Fragen beantworten:

  • Was ist das Thema?
  • Wer ist betroffen, wer muss einbezogen werden oder wer war dabei?
  • Wie viele sind zu beachten (Mengen)?
  • Wo spielt es sich ab, woher kommt es (Ortsangaben, Positionen)?
  • Wann findet es statt, wann tritt es in Erscheinung und für wie lange (Zeitangaben, Termine)?
  • Wie funktioniert es?
  • Warum ist es so (Gründe, Ursachen)?
  • Wofür ist es wichtig (Ziele, Zwecke, Absichten)?

Grundstruktur für Memo und Aktennotiz

Wenn Sie ein Memo schreiben oder eine Aktennotiz erstellen, dann können Sie die Informationen zu den W-Fragen in folgender Form gliedern und strukturieren:

  1. Thema, Botschaft, Kernaussage
  2. Anlass, Situation
  3. Folgen, Chancen, Risiken
  4. Ziele
  5. Vorschlag, Lösung
  6. Wirkung, Effekte der Lösung (positive, negative)
  7. Empfehlung
  8. weitere Schritte

Nicht für jedes Memo oder jede Aktennotiz müssen alle acht Punkte mit Inhalt gefüllt werden. Übernehmen Sie die Punkte, die in Ihrem Fall wichtig sind, aber halten Sie sich an die angegebene Reihenfolge.

Beispiel: Text für eine Aktennotiz

Thema: Projekt RXplus

Botschaft: Kunde Meier stellt die Prüfung des Prototyps zurück. Wir müssen eine Alternative für den Produkttest finden.

Anlass: Kunde Meier hat sich am 21.02.2020 telefonisch gemeldet und angekündigt, dass er den Test unseres Prototypen RXplus um mindestens drei Monate zurückstellt. Grund: Kapazitätsprobleme nachdem er selbst einen Großauftrag erhalten hat.

Folgen: Damit gerät unser Zeitplan zur Markteinführung des RXplus in Gefahr. Der Test sollte zur Messe XY abgeschlossen sein. Das ist mit dreimonatiger Verzögerung nicht möglich.

Ziele: Wir wollen den Zeitplan bis zur Messe einhalten. Deshalb suchen wir einen alternativen Kunden für den Test.

Vorschlag: Nach Abstimmung mit dem Key Account Management gibt es drei weitere Kunden, die den Prototypen testen könnten. Wir sprechen diese Kunden an und erläutern, worum es bei dem Prototyp-Test geht und was sie dazu leisten sollten. Dafür bieten wir ihnen eine Kompensation für ihren Aufwand an (Rabatt beim nächsten Kauf).

Wirkung: Wenn ein Kunde zusagt, schaffen wir den Zeitplan bis zur Messe. Außerdem kann dies die Bindung dieses Kunden an unser Unternehmen stärken. Es muss allerdings geprüft werden, wie Kunde Meier die Absage des Prototyp-Tests bewertet. Außerdem benötigen wir eine Alternative, falls kein Kunde für einen Prototyp-Test zur Verfügung steht.

Empfehlung: Alternativen Kunden für den Prototyp-Test finden und Zeitplan dadurch einhalten.

Weitere Schritte: Mit Key Account Manager sprechen wir am 25.02.2020 den Kunden Müller an und gehen entsprechend dem ursprünglichen Zeitplan vor.

Praxis

Wenn Sie gelegentlich Memos oder Aktennotizen verfassen, erstellen Sie sich doch eine Vorlage. Eine einfache Tabelle mit:

  • Was ist das Wichtigste?
  • Wer?
  • Wann?
  • Wo?
  • Wie?
  • Wie viele?
  • Was genau?
  • Warum?
  • Wofür?

Ausführlich finden Sie dies in der folgenden Vorlage.

Nutzen Sie für Ihre Aktennotizen das folgende Formular.

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