Texte schreibenMemo und Aktennotiz machen

Mit einem Memorandum, kurz Memo, oder einer Aktennotiz informieren Sie andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Die Textstruktur dieser informellen Notiz gleicht der Struktur einer Management Summary – gegebenenfalls mit einer eignen Beurteilung am Textende. Sowohl beim Memo als auch bei der Aktennotiz sollten Sie alle relevanten W-Fragen beantworten.

Ein Memo entlastet das Gedächtnis

Ein Memo und eine Aktennotiz sind Gedächtnishilfen. Es wird das festgehalten, was für eine gewisse Zeit gemerkt werden soll. Damit kann sich der Schreiber selbst entlasten, er muss sich den Sachverhalt und die Einzelheiten nicht merken. Und er kann andere an dieser Information teilhaben lassen. Dazu schreibt er etwas auf, damit es alle wissen und es auch später für alle nachvollziehbar ist.

Das Memo ist eine informelle Notiz für andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen. Die Aktennotiz ist eine besondere Art des Kurzprotokolls. Hier werden Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein können, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann nur für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht oder zur Information an verschiedene Personen gerichtet sein. Werden der Aktennotiz Meinungen und Eindrücke hinzugefügt, bezeichnet man sie auch als Aktenvermerk. Sowohl beim Memo als auch bei der Aktennotiz sollten Sie alle relevanten W-Fragen beantworten:

  • Wer oder was ist das Thema?
  • Welche Mengen sind zu beachten (Mengengerüste)?
  • Wo spielt es sich ab?
  • Wann tritt es in Erscheinung und für wie lange?
  • Wie funktioniert es?
  • Warum ist es so? Wofür ist es wichtig?

Grundstruktur für Memo und Aktennotiz

Wie bei einer Management Summary gilt für Memo und Aktennotiz: Nennen Sie das Wichtigste zuerst. Dann folgen weitere Informationen und schließlich die Details. Am Ende können Sie auch eine Bewertung, Beurteilung oder eine Meinung zum Ausdruck bringen.

Praxis

Wenn Sie gelegentlich Memos oder Aktennotizen verfassen, erstellen Sie sich doch eine Vorlage. Eine einfache Tabelle mit:

  • Was ist das Wichtigste?
  • Wer?
  • Wann?
  • Wo?
  • Wie?
  • Wie viele?
  • Was genau?
  • Warum?
  • Wofür?

Ausführlich finden Sie dies in der folgenden Vorlage.

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