Rückkehrgespräche und FehlzeitengesprächeLeitfaden für Rückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche nach Krankheit

Wie gehen Sie bei einem Rückkehrgespräch oder Fehlzeitengespräch vor? Hier erhalten Sie einen Leitfaden zur Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs. Tipps zur Zulässigkeit von Fragen und der Gesprächsführung im Allgemeinen helfen Ihnen, Fehler zu vermeiden.

Grundlagen für ein zielführendes Rückkehrgespräch

Beschäftigte, die nach längerer Krankheit oder Abwesenheit ins Unternehmen und an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, sind oft verunsichert, was sie nun erwartet. Sie fragen sich vor allem: Was hat sich verändert? Wie werde ich von den Kolleginnen und Kollegen aufgenommen? Wie kann ich zukünftig die geforderte Leistung erbringen?

Machen Sie sich bewusst, was Ihre Beschäftigten nach längerer Krankheit erwarten. Die Betroffenen erwarten vor allem:

  • Die Arbeitsaufnahme wird nach überstandener Krankheit von der Führungskraft bemerkt und beachtet.
  • Die Führungskraft soll ein Krankengespräch rechtzeitig führen und nicht so lange warten, bis der Fall zu einem Problem oder durch Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz verschoben wird.
  • Kein Krankengespräch darf zwischen Tür und Angel oder im Beisein von Kolleginnen und Kollegen geführt werden.
  • Beschwerden werden nicht verniedlicht, bagatellisiert oder verharmlost.
  • Die Betroffenen werden ernst genommen.
  • Die Führungskraft zeigt Verständnis und versetzt sich in die Lage des Betroffenen.
  • Es gibt Hilfsangebote, wenn Probleme am Arbeitsplatz genannt werden.
  • Die Führungskraft meint es mit der Fürsorge ehrlich und vermittelt Informationen und Tipps.
  • Die Führungskraft informiert über die Dinge, die während der Abwesenheit geschehen sind.

Worauf Sie beim Rückkehrgespräch achten sollten

Eine verantwortungsbewusste Führungskraft achtet beim Rückkehrgespräch auf folgende Aspekte:

  • die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter begrüßen und sich freuen, dass sie oder er wieder gesund ist;
  • keine lange Zeit zwischen Ankündigung und Durchführung eines Rückkehr- oder Fehlzeitengesprächs;
  • um eine unangenehme Sache nicht lange herumreden, sondern Probleme frühzeitig, klar, offen und taktvoll ansprechen;
  • sich Zeit nehmen und die Sorgen, Probleme, Vorschläge, Befürchtungen und Kritik in Ruhe anhören;
  • das Gespräch in einer ruhigen, interessierten und freundlichen Weise führen;
  • der oder dem Beschäftigten kein unredliches Verhalten unterstellen;
  • betonen, dass man bereit ist zu helfen, wenn man als Führungskraft die Möglichkeit dazu hat;
  • das Gespräch als Dialog führen und die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter mit in die Verantwortung einbeziehen
  • Gespräche führen nach dem Motto: „Was können wir gemeinsam tun, damit sich Ihr Problem löst? Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, was zu tun ist.“

Vorbereitung auf Rückkehr- und Fehlzeitengespräche

In der Regel handelt es sich beim Rückkehr- oder Fehlzeitengespräch um ein einzelnes, individuell geführtes Fürsorgegespräch. Somit besteht kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Dritte werden im Allgemeinen nicht hinzugezogen. Der Gesprächstermin wird im Kalender vermerkt. Des Weiteren werden gegebenenfalls Notizen gemacht, sodass der Inhalt und die Ergebnisse besser in Erinnerung bleiben und gezielte Maßnahmen ergriffen werden können. Das Rückkehrgespräch wird möglichst zeitnah zur Fehlzeit geführt.

In der Vorplanung wird geklärt, wie vorgegangen werden soll. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:

  • Was ist das Ziel bei diesem Rückkehrgespräch?
  • Was ist bereits über die Fehlzeit bekannt?
  • Welche Vorgehensweise erscheint bei diesem Mitarbeiter angebracht?
  • Welcher Rahmen ist für das Gespräch notwendig?
  • Kann das Gespräch allein geführt werden oder sollte jemand informiert oder hinzugezogen werden?

Durch die Gesprächsführung soll eine offene und zielorientierte Kommunikation erreicht werden, da die Atmosphäre den Ausgang des Gesprächs stark beeinflusst. Je vertrauter die Führungskraft der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter gegenüber tritt, desto offener und wirkungsvoller wird das Gespräch werden. Es sollte versucht werden, eine positive und wertschätzende innere Haltung zu vermitteln.

Tipp

So bereiten Sie sich auf Rückkehr- und Fehlzeitengespräch vor

  • Information über den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin einholen
  • Datenschutz bei der Informationsbeschaffung und Ablage beachten
  • Konzept für das Gespräch erstellen
  • separater Raum mit beruhigender Umgebung, zum Beispiel mit Kaffee oder Tee
  • Räumlichkeiten so wählen, dass ein Gespräch unter vier Augen möglich ist
  • keine Störungen (zum Beispiel durch Telefon)
  • lockere Sitzordnung (Ecke ohne Barriere)
  • geeigneter Zeitpunkt; nicht zwischen Tür und Angel
  • Zeitbeginn des Gespräches angeben
  • Gespräch sofort oder möglichst rasch nach der Rückkehr des Mitarbeiters führen
  • Gespräch nicht-direktiv führen (Dialog statt Anweisungen und Ermahnungen)
  • nicht voreingenommen sein

Ein Rückkehrgespräch sollte eigentlich selbstverständlich sein, wenn Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter nach einer Krankheit an den Arbeitsplatz zurückkehrt. Allerdings stehen Rückkehrgespräche manchmal unter dem Verdacht des unzulässigen Ausspionierens.

Leitfaden: Ablauf eines Rückkehr- und Fehlzeitengesprächs

Gehen Sie die folgenden Schritte durch, wenn Sie ein Gespräch mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach einer längeren Fehlzeit führen:

  1. Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter freundlich und offen. Sagen Sie ihm, dass er vermisst wurde. Versichern Sie, dass das Team ihn braucht.
  2. Informieren Sie zum Einstieg über wichtige Neuerungen und Ereignisse im Unternehmen und im Team.
  3. Beugen Sie Vorbehalten Ihres Mitarbeiters gegenüber dem Gespräch vor, indem Sie freundlich und sachlich den Grund des Gesprächs nennen.
  4. Zweifeln Sie die Krankheit nicht an und kommentieren Sie sie nicht. Beschränken Sie sich auf die bekannten Fakten.
  5. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seinem aktuellen Befinden. Hinweis: Ihr Mitarbeiter muss Ihnen nicht sagen, woran er erkrankt war, wenn er das nicht möchte. Bitte mit Fingerspitzengefühl und Wohlwollen fragen.
  6. Fragen Sie, ob die Krankheit durch die Arbeitssituation (mit) verursacht wurde, etwa durch Belastungen oder Probleme im Team.
  7. Besprechen Sie, ob Fehlzeiten dadurch verursacht oder beeinflusst wurden.
  8. Suchen Sie gemeinsam nach möglichen Lösungen.
  9. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan: Was wird verändert, um die Ursachen zu beseitigen? Von wem bis wann?
  10. Halten Sie fest, was der Mitarbeiter dazu beitragen kann und soll.
  11. Dokumentieren Sie das Gespräch und die vereinbarten Maßnahmen.
  12. Prüfen Sie später, in einem weiteren Gespräch, inwieweit die Maßnahmen umgesetzt wurden.
  13. Führen Sie ein weiteres Gespräch, um die Auswirkungen auf den Mitarbeiter zu erfahren und um gegebenenfalls Korrekturen umzusetzen.
  14. Beobachten Sie die weitere Entwicklung.

Einstellung und Haltung als Grundlage eines konstruktiven Mitarbeitergesprächs

Sie sollten mit einer positiven Einstellung, wertschätzenden Haltung und lösungsorientiert in das Mitarbeitergespräch gehen. Machen Sie sich klar, dass es (zunächst) darum geht, dass der Mitarbeiter wieder ins Team eingegliedert werden kann und er zukünftig wieder zuverlässig seine Aufgaben erledigen und die erwartete Leistung erbringen kann – ohne wieder krank zu werden. Gehen Sie davon aus, dass dies auch die Ziele des betroffenen Mitarbeiters sind.

Deshalb sollten Sie grundsätzlich auf folgende Aspekte achten:

  • Hören Sie Ihrem Mitarbeiter genau und interessiert zu.
  • Fragen Sie nach und wiederholen Sie die Äußerungen mit eigenen Worten.
  • Gehen Sie auf genannte Probleme ein; verharmlosen Sie nicht.
  • Falls Sie das Gefühl haben, dass Ihr Mitarbeiter nicht ehrlich ist, bleiben Sie dennoch ruhig und sachlich.
  • Fragen Sie den Mitarbeiter nach konkreten Veränderungswünschen und Lösungsansätzen.
  • Was hat sich der Mitarbeiter selbst bereits überlegt, wie er seine Leistungsfähigkeit in Zukunft besser erhalten kann?
  • Fassen Sie das Gespräch am Ende zusammen und versichern Sie damit, dass Sie sich um die notwendigen Maßnahmen kümmern werden.
  • Erläutern Sie freundlich, was Sie dabei vom Mitarbeiter selbst erwarten.
  • Bleiben Sie professionell und sachlich – zeigen Sie gleichzeitig aber auch Verständnis und Empathie.
Tipp

Das sollten Sie im Gespräch vermeiden

  • negative Mimik und Gestik
  • den Mitarbeiter bei Rückkehr nicht beachten
  • Arroganz
  • Aggressivität
  • das Erstgespräch unter sechs oder mehr Augen führen
  • Beleidigungen
  • Formulierungen wie „Na, auch mal wieder da?“
  • Provokationen
  • ins Wort fallen
  • dritte Personen ins Spiel bringen; „Herr Müller hat mir erzählt, dass Sie ...“ oder „Bei Frau Meier war das auch kein Problem“
  • zweideutige Aussagen, Zynismus
  • unsachlich werden, Behauptungen und Verallgemeinerungen aufstellen wie „meistens, oft, häufig, jedes Mal“
  • Drohungen aussprechen
  • Unterstellungen
  • Unfreundlichkeit
  • Beschuldigungen
  • Vorverurteilungen
  • Vorwürfe
  • nicht zuhören
  • Gleichgültigkeit
  • einseitige Gesprächsführung; den Mitarbeiter nicht zu Wort kommen lassen
  • Ultimaten setzen
  • Forderungen stellen
  • den Mitarbeiter nicht ernst nehmen

Sprüche wie: „Na, wie war der Urlaub?“, „Das schöne Wetter aber richtig gut genutzt!“, „Warst Du im Urlaub oder krank?“, „Krankfeiern“ oder „Hast Du Dir einen Krankenschein genommen?“, sind grundsätzlich fehl am Platz.

Fragen nach der Krankheit sind normalerweise nicht zulässig

Verboten, unerlaubt und unzulässig ist die Frage nach der Krankheit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters – also die Frage nach der Diagnose. Diese Frage greift in das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten ein. Wird sie dennoch gestellt, muss der Mitarbeiter nicht antworten. Eine falsche Antwort auf diese Frage seitens des Mitarbeiters stellt keine arglistige Täuschung dar und ist daher auch kein Kündigungsgrund.

Allerdings ist dies oft eine „rein akademische“ Diskussion. Auch wenn die Frage nach der Krankheit oder der Diagnose unerlaubt, unzulässig und verboten ist, zeigt die Praxis, dass die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon bei der Krankmeldung am Telefon von sich aus die Art ihrer Erkrankung nennen. Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schildern sogar sehr ausführlich ihre Symptome, ihre Krankheitsgeschichte und den Krankheitsverlauf.

Dann darf die Führungskraft natürlich auch im Rückkehrgespräch auf diese vom Mitarbeiter gegebenen Informationen genauer eingehen. Wenn Beschäftigte von sich aus die Art ihrer Erkrankung nennen, ist dies auch ein Beleg einer vertrauensvollen Beziehung zu ihrer Führungskraft.

Aber Vorsicht: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht über ihre Diagnose sprechen wollen, ist dies nicht unbedingt ein Zeichen für eine schlechte Vertrauensbeziehung: Es gibt Erkrankungen, über die will man ganz einfach nicht sprechen (sogenannte Tabu-Krankheiten), oder es gibt auch Fälle, in denen das Sprechen über die Krankheit den Mitarbeiter psychisch massiv belasten würde.

Wann nach dem Krankheitsgrund trotzdem gefragt werden darf

Wichtig: Ihr Mitarbeiter muss die Frage nach dem Krankheitsgrund nur bei berechtigten betrieblichen Interessen wahrheitsgemäß beantworten; zum Beispiel wegen Ansteckungsgefahr, weil betriebliche Ursachen zur Krankheit geführt haben oder weil der Mitarbeiter gesundheitlich nicht mehr in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen.

Denn: Arbeitgeber haben im Rahmen des Arbeitsvertragsverhältnisses ein berechtigtes Interesse an der Gesundheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie an der Erhaltung deren Arbeitsfähigkeit. Außerdem hat der Arbeitgeber auch eine Fürsorgepflicht für seine Beschäftigten.

Wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt, dürfen Sie nach den Krankheitsgründen fragen:

  • Sie haben den begründeten Verdacht, dass der Mitarbeiter seine Erkrankung nur vorgetäuscht hat.
  • Sie führen ein betriebliches Eingliederungsmanagement gemäß § 84 Abs. 2 SGB IX durch und müssen die Maßnahmen der Wiedereingliederung auf die persönliche Situation des betroffenen Mitarbeiters ausrichten
  • Es geht um eine krankheitsbedingte Kündigung.

Datenschutzrechtlich sind Rückkehrgespräche nur dann relevant, wenn Sie die Ergebnisse aufzeichnen wollen. Hierüber müssen Sie den Mitarbeiter dann vorher informieren und seine Einwilligung einholen.

Praxis

Rückkehr- und Fehlzeitengespräch mit Leitfaden planen

Erstellen Sie für Ihre Rückkehr- und Fehlzeitengespräche einen Leitfaden als Standard für alle Führungskräfte, die entsprechende Gespräche führen müssen. Damit sorgen Sie dafür, dass es im Unternehmen ein einheitliches und formal nachprüfbares Vorgehen gibt. Außerdem helfen Sie Ihren Führungskräften, sich auf diese, manchmal schwierigen, Gespräche vorzubereiten.

Als Führungskraft nutzen Sie den Leitfaden in der folgenden Vorlage, um das einzelne Rückkehr- oder Fehlzeitengespräch vorzubereiten und durchzuführen. Erläutern Sie bei den einzelnen Schritten, was Sie

  • bereits wissen,
  • vorbereiten müssen,
  • im Gespräch sagen und
  • im Nachgang sicherstellen müssen.

Rückkehr- und Fehlzeitengespräche dokumentieren

Nutzen Sie für die Dokumentation Ihrer geführten Rückkehr- und Fehlzeitengespräche das folgende Gesprächsprotokoll. Darin markieren Sie, um welche Gesprächsstufe es sich aktuell handelt, und Sie notieren die wichtigsten Informationen zum Gespräch. Das Gesprächsprotokoll dient Ihnen als Nachweis. Außerdem können Sie durch das einheitlich genutzte Formular Gespräche miteinander vergleichen. Inklusive Tipps für die Gesprächsführung.