Urlaubsplanung im BetriebUrlaubsvertretung organisieren in 3 Schritten

Wie organisiert man eine Urlaubsvertretung? Wer kommt als Vertretung infrage? Und wie nimmt man demjenigen Arbeit ab? Je besser die Planung, desto zufriedener sind Kunden, Vorgesetzte und die Vertretung selbst. Chaos während oder nach dem Urlaub bleibt aus. Nicht vergessen: den Notfall-Plan für unvorhergesehene Zwischenfälle.

Warum ist die Urlaubsvertretung wichtig?

Vor dem Urlaubsantritt treffen Sie Vorbereitungen für eine reibungslose Urlaubsvertretung. Der organisatorische Aufwand lohnt sich: Wer alles bestmöglich plant und organisiert, den erwartet nach seiner Rückkehr kein Chaos.

Eine geeignete Urlaubsvertretung verhindert Chaos. Dringende Aufgaben werden direkt erledigt. Wenn es nicht eilt, werden weniger dringende Aufgaben und die Korrespondenz für Sie gesammelt. Nach dem Urlaub können Sie alles in Ruhe sichten, priorisieren und abarbeiten.

Ohne Urlaubsvertretung kommt die Entspannung im Urlaub zu kurz. Ihre Gedanken kreisen um den Aufgabenberg, der unaufhörlich wächst. Die Folge: Der Stresspegel steigt – trotz Ihrer Auszeit.

Daher profitieren sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte von einer adäquaten Vertretung. Schließlich sollen sich Mitarbeitende im Urlaub erholen. Das funktioniert nur, wenn Sie nicht über das sich anbahnende Chaos am Arbeitsplatz nachdenken.

So gehen Sie am besten ein bis zwei Wochen vor Ihrem Urlaubsantritt vor.

Schritt 1: Vertretung organisieren

Wer vertritt Sie während des Urlaubs? Wenn es bereits eine offizielle Vertretung gibt, wird sie rechtzeitig über Neuerungen, wichtige Ansprechpartner, anstehende Aufgaben oder aktuelle Projekte unterrichtet. Informieren Sie Ihre Vertretung erst kurz vor dem Urlaubsantritt, damit auch brandaktuelle Informationen kommuniziert werden.

Gibt es keine offizielle Vertretung, muss sich Ihr Arbeitgeber oder der Vorgesetzte darum kümmern. Sofern Ihnen ein Mitspracherecht eingeräumt wird, achten Sie nicht nur auf die fachliche Eignung. Die Sympathie zwischen Ihnen und der Vertretung ist ebenfalls wichtig.

Wenn ein Vertrauensverhältnis besteht, funktioniert die Übergabe vor und nach dem Urlaub reibungslos. Missverständnisse kommen seltener vor.

Wer kommt als Urlaubsvertretung infrage?

Als Vertretung dienen:

  • Kolleginnen und Kollegen
  • Auszubildende
  • Vorgesetzte
  • externe oder interne Aushilfen

Generell kommt jede Person infrage, die fachlich geeignet ist. Hierbei kann es sich um einen Kollegen aus demselben oder aus einem fremden Team handeln.

In kleinen Betrieben übernimmt der Auszubildende die Vertretung. Einzige Voraussetzung: Er oder sie ist schon mindestens im zweiten Lehrjahr.

Gerade in kleinen Betrieben oder bei sehr speziellen Anforderungen übernimmt der Vorgesetzte die Vertretung. Das funktioniert nur, wenn die Führungskraft erstens genügend Zeit hat und zweitens mit den operativen Aufgaben im Unternehmen vertraut ist.

Aushilfen als Urlaubsvertretung

Manchmal springen Aushilfen als Urlaubsvertretung ein. Dabei kann es sich um interne Mitarbeiter handeln, die speziell hierfür eingearbeitet wurden. Sie werden als „Springer“ bezeichnet.

Externe Aushilfen kommen als Urlaubsvertretung infrage, wenn es sich um eine weniger verantwortungsvolle oder nur moderat anspruchsvolle Arbeit handelt, die während Ihrer Abwesenheit erledigt werden muss. Es gibt nur eine kurze Einlernzeit. Externen Aushilfen mangelt es an Erfahrung im Unternehmen oder im Bereich.  Eine umfangreiche Einarbeitung würde jedoch nicht in Relation zum Nutzen stehen. Deshalb nimmt man bei dieser Form der Urlaubsvertretung Abstriche in kauf.

Kommt keine der genannten Personengruppe infrage, bleibt nur eines: Sie werden während Ihres Urlaubs nicht vertreten. Die Arbeit bleibt unerledigt. Kunden, Kollegen und Partner werden über Ihre Abwesenheit informiert. Es gibt kein Gesetz, das eine Urlaubsvertretung für jeden Mitarbeiter vorschreibt.

Schritt 2: Abwesenheit vorbereiten

Abwesenheitsnotiz einrichten

Ihre Urlaubsvertretung soll nur dringende E-Mails direkt beantworten oder sofort weiterleiten. Richten Sie daher eine Abwesenheitsnotiz ein. Die Notiz informiert den Absender in knappen Worten über die Dauer Ihrer Abwesenheit. Mit einer Abwesenheitsnotiz entlasten Sie Ihre Vertretung und informieren Absender über die längere Wartedauer auf eine Antwort.

Die Abwesenheitsnotiz beantwortet mindestens die folgenden Fragen:

  • Wann sind Sie wieder zurück und erreichbar? Datum des ersten oder zweiten Arbeitstags nach Ihrem Urlaub
  • Wird die E-Mail trotz der Abwesenheit gelesen?
  • Wen kann man alternativ kontaktieren?
  • Lesen und bearbeiten Sie die E-Mail nach dem Urlaub?

Für den Notfall vorsorgen

Was passiert, wenn Ihre Urlaubsvertretung plötzlich erkrankt oder aus anderen Gründen nicht arbeiten kann? Sorgen Sie dafür, dass es mindestens einen weiteren Kollegen gibt, der im Notfall einspringt. Findet sich niemand, ist dieses Problem Sache Ihres Arbeitgebers.

Legen Sie am besten einen Ordner an, in dem sich alle wichtigen Informationen für eine Notfall-Vertretung befinden. Benennen Sie den Ordner entsprechend und informieren Sie die Kollegen über dessen Existenz.

Debriefing durchführen

Es reicht nicht aus, wenn Sie der Urlaubsvertretung eine kurze Notiz oder eine To-do-Liste hinterlassen. Vereinbaren Sie stattdessen einen Besprechungstermin. Die Möglichkeit für Rückfragen im persönlichen Dialog vereinfachen die Übergabe.

Ein bis zwei Tage vor Ihrer Abwesenheit informieren Sie die Vertretung über aktuelle Projekte, wiederkehrende und einmalige relevante Aufgaben und die Ansprechpartner. Stellen Sie die Urlaubsvertretung kurz Ihren Kollegen vor, sofern es sich um eine externe Arbeitskraft handelt.

Aufgaben nach Priorität ordnen

Ganz gleich, wer Ihre Urlaubsvertretung ist – die Person hat sicherlich noch anderes zu tun. Überlegen Sie sich daher: Welche Aufgaben muss meine Vertretung erledigen? Welche Aufgaben können warten? Manche To-dos dürfen während Ihrer Abwesenheit ganz einfach entfallen.

Ordnen Sie die Aufgaben in drei Kategorien ein: Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben.

Muss-Aufgaben sind zeitkritisch und werden von Ihrer Urlaubsvertretung auf jeden Fall erfüllt. Soll-Aufgaben werden erledigt, sofern genug Zeit bleibt. Kann-Aufgaben werden übernommen, wenn die Person ausschließlich als Vertretung für Sie tätig ist.

Beispiel: Muss-Aufgabe

Sie arbeiten in einem IT-Unternehmen. Während Ihres Urlaubs wird ein Projekt abgeschlossen und die Software an den Kunden übergeben. Kommt es innerhalb der ersten Tage nach Einführung zu Problemen, darf sich der Kunde an Sie wenden. Alle E-Mails des entsprechenden Absenders müssen von der Urlaubsvertretung gelesen sowie beantwortet werden. Beschwerden werden an die betreffenden Abteilungen weitergeleitet.

Beispiel: Soll-Aufgabe

Manchmal helfen Sie in einem anderen Team aus, weil dort ein Mitarbeiter für längere Zeit krankheitsbedingt ausfällt und es keinen Ersatz für denjenigen gibt. Besteht Nachfrage nach Hilfe während Ihres Urlaubs, springt Ihre Urlaubsvertretung ein. Das setzt die fachliche Eignung voraus. Ansonsten muss sich das Team gedulden oder die Aufgaben an eine andere Person im Unternehmen übergeben.

Beispiel: Kann-Aufgabe

Das sind alle Aufgaben, die sich nicht direkt auf zeitkritische Projekte, die Kundenzufriedenheit, Sicherheitsaspekte oder den Umsatz auswirken. Dazu gehören die Beantwortung weniger dringender E-Mails, die Teilnahme an Teambesprechungen und viele Aufgaben des Tagesgeschäfts.

Schritt 3: Rückkehr organisieren

Eine gute Organisation vor dem Urlaubsantritt vermeidet Chaos. Dazu gehört, dass Sie die Rückkehr und das Hineinfinden in den Arbeitsalltag nach Ihrem Urlaub ebenfalls planen.

Am ersten Tag nach dem Urlaub legen Sie eine To-do-Liste an. Sie enthält alle Aufgaben, die Sie nacharbeiten müssen. Einen Teil der Liste können Sie schon vor dem Urlaubsantritt erstellen. Aus Erfahrung wissen Sie, welche Aufgaben liegenbleiben und sofort nach dem Urlaub bearbeitet werden sollten.

Termine für „Altlasten“ anlegen

Damit Sie niemand bei der Erledigung liegengebliebener Aufgaben stört, stellen Sie sich Termine ein, insbesondere in den ersten ein bis drei Tagen nach Ihrer Rückkehr. Während dieser fixen Zeitfenster kümmern Sie sich konsequent um die „Altlasten“. Aktuelle Verpflichtungen stehen hinten an.

Nachholbedarf einplanen und kommunizieren

Gerade in der ersten Woche nach dem Urlaub werden viele Menschen mit Ihnen Besprechungstermine einplanen wollen. Lassen Sie sich davon nicht überrumpeln. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit, um Dinge zu erledigen, die Ihre Urlaubsvertretung nicht übernommen hat.

Kommunizieren Sie gegenüber Kollegen und Vorgesetzten offen, dass Sie wegen des vergangenen Urlaubs Mehrarbeit haben. Gemeinsame neue Aufgaben müssen warten – es sei denn, es ist wichtig und eilt.

Praxis

Nutzen Sie die folgende Checkliste, um Ihren nächsten und alle folgenden Urlaube vorzubereiten und zu planen:

  • Organisieren Sie Ihre Urlaubsvertretung.
  • Planen Sie anstehenden Aufgaben, die von anderen übernommen werden.
  • Klären Sie, was sich verschieben lässt.
  • Informieren Sie Kolleginnen, Kollegen und externe Partner über Ihre Abwesenheit.
  • Sorgen Sie vor: Was passiert im Notfall?
  • Sichern Sie den Zugang auf alle wichtigen Informationen: Wo sind die wichtigen Informationen und Dateien zu finden?
  • Planen Sie Ihren Wiedereinstieg.

Diese und alle weiteren wichtigen Aspekte zur Urlaubsvorbereitung finden Sie in der folgenden Checkliste.