Multiprojektmanagement (MPM)Lernprozesse und Kompetenzen im Projektmanagement verbessern

Neben Planung, Überwachung und Steuerung der einzelnen Projekte soll das Multiprojektmanagement auch Dienstleister für die Projekte sein und diese bei ihrer Zielerreichung fördern. Die Fähigkeit des Unternehmens, Projekte erfolgreich und wirtschaftlich durchzuführen, soll gesteigert werden. Dafür hat das Multiprojektmanagement mehrere Stellhebel: Das Multiprojektmanagement

• macht immer wieder auftretende Probleme, Engpässe, Konflikte und Risiken sichtbar,
• fördert den Informations- und Erfahrungsaustausch der internen Auftraggeber, der Projektleitungen und der Projektteams,
• stellt Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, die Projekte nutzen können,
• definiert Regeln und Standards für Konzeption, Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten,
• organisiert die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Projektmanagement,
• zeigt der Geschäftsleitung die Bedeutung der Projektarbeit, die Belastungen und Risiken, die damit verbunden sein können,
• macht der Geschäftsleitung und dem Unternehmen insgesamt sichtbar, welchen Beitrag Projekte zu den Stärken und Schwächen des Unternehmens sowie zu den Strategien und Zielen leisten können und wo Lücken und Defizite bestehen.

Für projektübergreifende Lernprozesse ist es wichtig, dass die Projektleitungen und die Projektteams ihre Erfahrungen, ihr Wissen und ihre Projektergebnisse austauschen. Dadurch werden typische Probleme sichtbar, aber auch gute Lösungen und bewährte Praxis im Unternehmen verbreitet.

Der Erfahrungsaustausch kann vom Multiprojektmanagement organisiert werden. Wichtig dabei ist, dass dieser für alle Projektbeteiligten nützlich ist – und er nicht als lästige Pflicht verstanden wird. Dazu können hilfreich sein:

Einfache, übersichtliche Informationsblätter, die klar und ehrlich benennen:

• das ist für uns eine hilfreiche Lösung
• das ist ein Problem
• das können wir empfehlen
• darauf sollte man achten

Hilfreich sind zudem regelmäßige Workshops, in denen die Projektteams typische Probleme besprechen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dort können Standards und Regeln für das Projektmanagement im Unternehmen definiert werden.

Außerdem kann besprochen werden, wo gegen Regeln und Absprachen verstoßen wird und was die Gründe dafür sind. Dabei kann auch das Management aus den Fachabteilungen einbezogen werden.

Es gibt unzählige Methoden, Werkzeuge, Standards und Regeln für das Projektmanagement. Letztlich muss jedes Unternehmen und jedes Projekt für sich herausfinden, welche davon für die eigenen Projekte und die Projektarbeit wirklich hilfreich sind.

Entscheidend ist: Die Projektziele müssen erreicht werden. Es geht dabei nicht darum, die Werkzeuge um ihrer selbst willen zu nutzen, sondern das einzusetzen, was wirklich Vorteile bringt.

Das Multiprojektmanagement stellt einen Baukasten zur Verfügung, aus dem sich die Projekte bedienen können. Dazu kann es über die Funktion und die Nutzung informieren. Das Spektrum kann reichen von:

• Methoden für das Projektmanagement insgesamt: von der klassischen Projektplanung mit Standards wie IPMA, PMI oder PRINCE bis zu agilen Methoden wie Scrum
• Tools für die Projektkommunikation: Projektmanagement-Software, Plattformen, Cloud-Lösungen
• Standards für die Projektplanung, Projektsteuerung und Projektdokumentation: Checklisten, Formulare, Excel-Tools

Ebenfalls hilfreich ist, wenn das Multiprojektmanagement eine Liste pflegt, in der Expertinnen und Experten zu speziellen Fachthemen oder zu Methoden benannt und in der Projektleitung erfahrene Personen aufgeführt sind.

Das Projektmanagement im Unternehmen lässt sich auch durch externes Know-how verbessern. Das erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter insbesondere durch Qualifizierungsmaßnahmen wie:

• Seminare
• Webinare
• Inhouse-Trainings
• Konferenzen
• Coachings

Die Maßnahmen sollten darauf ausgerichtet sein, Kompetenzlücken zu schließen. Sie sollten sich also auf konkrete Defizite bei einzelnen Personen richten.

Für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann ein Grundlagenseminar hilfreich sein, für erfahrene Projektleiter kann ein Webinar zu einem Planungs-Tool am besten passen. Wichtig ist vor allem, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach der Qualifizierungsmaßnahme das Erlernte anwenden können. Nur so bauen sich die Kompetenz und das Erfahrungswissen auf.