Texte schreibenManagement Summary schreiben

Ideen, Konzepte oder Projektergebnisse in einem Management Summary zusammenfassen – das ist Voraussetzung, damit das Management wahrnimmt, was Sie ausgearbeitet haben. Auch wenn es schwerfällt, einen komplexen Sachverhalt auf einer Seite zusammenzufassen – es wird im Berufsalltag verlangt. Mit einer klaren Struktur und den wichtigen Inhalten gelingt es.

Was ein Management Summary ausmacht

Für Ihr Management Summary oder Ihre Management-Zusammenfassung müssen Sie einen komplexen Sachverhalt auf einer Seite zusammenfassen. Wichtig ist eine klare Gliederung und Struktur der Inhalte. Um Ihr Management oder Vorgesetzte zu überzeugen, sollte Ihr Management Summary wichtige Schlüsselbegriffe enthalten. Achten Sie deshalb auf die Interessen dieser Zielgruppe. Sie müssen wissen, was die Leserin oder den Leser der Zusammenfassung brennend interessiert. Das bildet den Kern des Management Summary. Beispiele können sein:

  • Wann amortisiert sich die Investition?
  • Wie hoch ist das Investment?
  • Was beinhaltet die Marketing-Kampagne?
  • Wann ist das Projekt beendet?
  • Was sind die drei entscheidenden Faktoren, damit der Wandel in Gang kommt?
  • Wer kümmert sich um die Schlüsselkunden?

Wenn Sie wissen, welche Nachfragen in der Vergangenheit immer wieder kamen, was die Gründe dafür waren, dass ein Vorschlag abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgegeben wurde, dann können Sie sich mit Ihrer Management-Zusammenfassung von Beginn an darauf einstellen und genau diese Aspekte in Ihrem Management Summary liefern.

Schlüsselbegriffe für ein Management Summary

Achten Sie darauf, dass die richtigen Schlüsselbegriffe vorkommen. Diese finden Sie, indem Sie die persönlichen Aussagen oder Fragen Ihres Adressaten, des Auftraggebers, des Kunden, des Vorgesetzten oder des Managements, in Ihrem Management Summary aufgreifen. Wenn Sie einzelne Aspekte daraus in Ihrer Management-Zusammenfassung als Schlüsselbegriff nennen und einen Bezug zu Ihrem Thema herstellen, dann ist das vorteilhaft. Einige Beispiele sind:

  • für die Geschäftsleitung: Strategie, Ziele, Chancen, Potenziale, Wettbewerb, Kosten, Erlöse
  • für Kunden: Sicherheit, Liefertermin, Preis, Qualität, Service, Vorteil, Funktion, Schnittstelle, Gewährleistung
  • für Vorgesetzte: Ergebnisse, Umsetzung, Funktion, Aufgabe, Ablauf, Sicherheit, Risiko

Gliederung eines Management Summary

Die folgende Gliederung können Sie für ein Management Summary nutzen:

1. Schlagzeile

Wie in der Zeitung hat Ihr Management Summary eine Schlagzeile. Sie benennt Ihr Thema, Ihr Anliegen oder eine wichtige Botschaft. Entscheidend ist, die Schlagzeile aus Sicht des Adressaten zu formulieren. Fragen Sie sich: Mit welcher Aussage oder Frage wecken Sie das Interesse der Leserin oder des Lesers?

2. Situation

Benennen Sie kurz die derzeitige Situation oder den Anlass dafür, dass Sie sich mit diesem Thema beschäftigen.

3. Folgen

Zu welchen negativen Folgen führt diese Situation? Welche Folgen hat der Anlass? Jetzt, in der Vergangenheit oder in der Zukunft? Nennen Sie ein bis drei Folgen.

4. Zielrichtung

Was soll erreicht werden? Benennen Sie das zentrale Ziel, das Sie mit Ihrem Thema oder mit der Lösung, die Sie in dem Management Summary vorstellen, erreichen wollen. Wofür sind Ihr Thema und Ihre Lösung hilfreich?

5. Vorschlag

Nennen Sie die vier bis sechs wichtigsten Merkmale Ihres Themas oder Ihrer Lösung. Keine Details, keine weiterführenden Informationen, nur die wichtigsten Merkmale oder zentrale, überzeugende Argumente, die für Ihre Lösung sprechen. Schreiben Sie auf, was für Ihren Adressaten wichtig ist – nicht unbedingt für Sie.

6. Positive Ergebnisse

Welchen Nutzen hat Ihr Thema oder Ihre Lösung – für das Unternehmen, für die Betroffenen, für Ihre Zielgruppe und für den Adressaten. Nennen Sie zwei bis vier positive Ergebnisse.

7. Empfehlung

Sagen Sie klar, was Sie empfehlen.

8. Nächste Schritte

Was werden Sie als Nächstes tun und was erwarten Sie von Ihrem Adressaten? Nennen Sie ein bis zwei Maßnahmen, die Sie umsetzen wollen, oder Dinge, die Ihr Adressat tun soll.

Texte und Inhalte im Management Summary

Was genau in Ihrem Management Summary steht (Inhalte), hängt von Ihrem Thema, Ihrem Ziel und Ihren Adressaten ab. Sie schreiben die Inhalte in kurzen Sätzen und verständlichen Worten auf – und beachten die Regeln fürs Texte schreiben, wie sie in den vorigen Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels vorgestellt sind.

Auch wenn der Platz auf einer Seite sehr beschränkt ist, sollten Sie textliche und visuelle Elemente nutzen, die beim schnellen Lesen helfen:

Zwischenüberschrift

Formulieren Sie am Anfang eines Absatzes (wie hier) eine Zwischenüberschrift.

Punktaufzählung

Mit einer Punktaufzählung werden die wichtigsten Aspekte noch besser sichtbar. Sie zählen damit auf, ohne lange zu beschreiben.

Schrifttyp

Heben Sie Schlagwörter und Schlüsselbegriffe durch Fettschrift hervor. Aber bitte nicht zu oft, sondern sehr sparsam fett schreiben.

Grafik

Setzen Sie eine Grafik ein, wenn sie zum Verständnis beiträgt und ein komplexer Sachverhalt in ein einfaches Bild passt.

Tipp: Beispiel für ein Management Summary als Entscheidungsvorlage

Im Beitrag „Entscheidungsvorlage als Management Summary“ lesen Sie ein Beispiel für ein Management Summary, das zeigt, die die Zusammenfassung strukturiert ist, welche Informationen sie liefert und wie der Text formuliert sein kann.

Praxis

Interessen der Zielgruppe ansprechen

Bereiten Sie Ihr Management Summary vor, indem Sie überlegen:

  • Welche Erfahrungen haben Sie mit Ihrem Management als Adressaten Ihrer Management-Zusammenfassungen, mit Vorstands- oder Entscheidungsvorlagen gemacht?
  • Welche Nachfragen gab es in der Vergangenheit immer wieder?
  • Was waren die Gründe für einen abgelehnten Vorschlag oder für eine zur Überarbeitung zurückgegebene Management-Zusammenfassung?

Schlüsselbegriffe für das Management Summary finden

Greifen Sie die Schlüsselbegriffe Ihres Adressaten, des Auftraggebers, des Kunden, des Vorgesetzten oder des Managements, in Ihrem Management Summary auf. Analysieren Sie dazu:

  • Was betonen Vorstand oder Geschäftsleitung immer wieder?
  • Was steht im Strategieplan?
  • Was sind Vision und Mission des Unternehmens?
  • Wonach Fragen Kunden?
  • Was ist ihnen besonders wichtig?
  • Was betonen Ihre Vorgesetzten?
  • Womit sind Vorgesetzte zufrieden?

Vorlage für Management-Zusammenfassungen erstellen

Erarbeiten Sie für sich eine Vorlage für Management-Zusammenfassungen, die Sie immer wieder für Ihre Zwecke nutzen können. Klären Sie dazu:

  • Was sind für Ihr Management, Ihre Vorgesetzten, Ihre Kunden, Ihre Geschäftsleitung oder Ihren Vorstand kritische Elemente einer Vorlage?
  • Wann lesen sie Ihre Vorlagen?
  • Was finden diese Zielgruppen gut? Was schlecht?
  • Welche Beispiele für ein wirkungsvolles Management Summary haben Sie?
  • Was lernen Sie daraus?

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um für die Zukunft Ihre eigene individuelle Vorlage für Management-Zusammenfassungen zu haben.

Oft ist das Management Summary eine Grundlage für Entscheidungen im Management. Wenn Ihr Summary auch diese Funktion hat, können Sie das folgende Formblatt speziell dafür nutzen.

Weitere Kapitel zum Thema