Entscheidungsvorlage erstellenEntscheidungsvorlage schreiben

Eine Entscheidungsvorlage muss immer in schriftlicher Form vorliegen. Sie dient später der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentation einer Entscheidung. Gliedern Sie Ihre Entscheidungsvorlage so, dass Sie Schritt für Schritt Ihren Vorschlag herleiten. Eine Gliederung und Vorlagen für die Ausarbeitung und Präsentation Ihrer Entscheidungsvorlage helfen Ihnen.

Form der Entscheidungsvorlage wählen

Schreiben Sie im letzten Schritt die Entscheidungsvorlage auf und übergeben Sie diese den Entscheidern und den Gremien, die darüber befinden sollen. Das bedeutet: Sie bringen Ihre Erkenntnisse als Entscheidungsvorlage zu Papier. Sie kann drei Formen haben:

  • die schriftliche Variante in Form eines Konzepts oder einer Dokumentation mit Text und Bild und ausführlichen Informationen (die „Langfassung“); dazu finden Sie unten im Praxisteil dieses Abschnitts einen Gliederungsvorschlag
  • eine Präsentation als Vortrag mit ergänzenden PowerPoint-Folien, die wichtige Inhalte zusammenfassen; dazu finden Sie im Praxisteil eine Präsentationsvorlage
  • ein Formblatt mit den wichtigsten Stichworten und Informationen in Kurzform; dazu finden Sie im Praxisteil eine Formular-Vorlage

Entscheidungsvorlage als Konzept oder Dokumentation und deren Gliederung

So kann die Gliederung für eine Entscheidungsvorlage aussehen:

Titel/Deckblatt: Thema

Aufgabe

1.1 Ist-Situation

1.2 Grund oder Anlass für Entscheidungs- und Handlungsbedarf

1.3 Darüber soll entschieden werden

Ziele und Rahmenbedingungen

2.1 Ziele

2.2 Rahmenbedingungen

2.3 K.O.-Kriterien

Lösungen

3.1 Lösungen und Alternativen (Übersicht)

3.2 wichtige, entscheidungsrelevante Merkmale der Lösungen (Details)

Bewertungskriterien

4.1 aus den Ziele abgeleitete Bewertungskriterien

4.2. Bedeutung, Gewichtung und Messung der Bewertungskriterien

Bewertung und Lösungsvergleich

5.1 Bewertung der Lösungen (Übersicht)

5.2 Methoden und Vorgehensweise

5.3 Lösungsvergleich anhand Bewertungskriterien (Details)

5.4 Belege, Zahlen, Fakten, Beispiele

Vorschlag

6.1 favorisierte Lösung

6.2 wichtige Gründe dafür

6.3 Grund dagegen

6.4 Chancen und Risiken

Umsetzung

7.1 nächste Schritte

7.2 Maßnahmen, um Entscheidung abzusichern (um die ausgewählte Lösung zum Erfolg zu führen)

Tipp: So schreiben Sie gute Texte und erstellen ein hilfreiches Handout

Im Handbuch-Kapitel zum Texte schreiben finden Sie zahlreiche Beispiele für gute Formulierungen sowie Tipps und Hilfestellungen für das Schreiben von Texten. Wenn diese die Funktion eines Handouts haben sollen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Handouts, wie Sie diese erstellen.

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

Wenn Sie Ihre Entscheidungsvorlage selbst präsentieren dürfen oder wenn Sie für Ihre Vorgesetzten eine Präsentation erstellen sollen, dann erstellen Sie wahrscheinlich PowerPoint-Folien. Beachten Sie, dass die Präsentation vor allem auf dem „gesprochenen Wort“ beruht. Sie müssen mit Ihrem Auftreten und mit dem, was Sie sagen, den Entscheidern die Informationen vermitteln, die diese für eine Entscheidung brauchen. Wenn Sie wollen, dass diese Ihrem Vorschlag folgen, dann müssen Sie diese sogar überzeugen. Die PowerPoint-Folien sind dazu da, das gesprochene Wort anschaulich und nachvollziehbar zu machen.

Dazu können Sie Ihren Vortrag und die Präsentation in der gleichen Weise gliedern wie Ihre Dokumentation. Sie beschränken sich allerdings auf die wichtigsten Aspekte. Wenn die Zuhörerinnen und Zuhörer mehr Information brauchen, verweisen Sie auf Ihre Dokumentation und stellen diese Informationen vor – im Allgemeinen nach der Präsentation in der Diskussionsrunde (sogenannte Backup-Folien).

Der Aufbau Ihrer Präsentation kann nach diesem Schema erfolgen:

  1. Thema und Anlass für die Entscheidungsvorlage
  2. Bedeutung: warum muss eine Entscheidung getroffen werden
  3. Ziele und Rahmenbedingungen, die wichtig sind und beachtet werden sollen oder müssen
  4. Vorstellung der Handlungsoptionen und Lösungen (kurz)
  5. Bewertung der Lösungen im Vergleich und anhand der Ziele und Bewertungskriterien
  6. Ergebnisse aus der Bewertung, Chancen und Risiken
  7. Vorschlag für eine Entscheidung
  8. mögliche nächste Schritte
  9. Aufforderung, die Entscheidung nun zu treffen

Tipp: So entwickeln Sie überzeugende Präsentationen

Im Handbuch-Kapitel zu Präsentationsfolien finden Sie zahlreiche Tipps und wichtige Regeln, die Sie beachten sollten, damit Ihre Präsentationen die gewünschte Wirkung erzielen.

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Oft erwarten Entscheider eine „Kurzfassung“ der Entscheidungsvorlage, die nur die wichtigsten Informationen enthält und dabei die wichtigsten Punkte benennt, die relevant sind. Dazu haben manche Unternehmen ein Formular oder ein Formblatt, das Mitarbeiter ausarbeiten und ausfüllen müssen, wenn sie von den Verantwortlichen eine Entscheidung haben wollen. Falls es in Ihrem Unternehmen eine solche Vorgabe und entsprechende Formblätter oder Formulare gibt, nutzen Sie diese. Erarbeiten Sie die Inhalte nach dem hier vorgestellten Vorgehen und füllen Sie das Formblatt entsprechend aus.

Praxis

Gliederung der Entscheidungsvorlage

Entwickeln Sie die Gliederung für Ihre „Langfassung“ der Entscheidungsvorlage. Arbeiten Sie entsprechend die Inhalte dazu aus. Klären Sie mit Ihrem Auftraggeber, welche der folgenden Formen von Entscheidungsvorlagen Sie für ihn erstellen sollen:

  • Dokumentation
  • Präsentation
  • Formblatt

Nutzen Sie für die Dokumentation und die Präsentation die folgende Vorlage als Gliederung. Sie hilft Ihnen außerdem bei der Stoffsammlung für Ihren Text.

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

In der folgenden Vorlage ist der Aufbau einer PowerPoint-Präsentation für eine Entscheidungsvorlage in Form von Folien vorbereitet; dabei ist das Thema „Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenorientierung“ als Beispiel entsprechend eingearbeitet.

  • Erstellen Sie nach diesem Schema oder mit dieser Vorlage Ihre Präsentation zu Ihrem Thema und Ihrer Entscheidungsvorlage.
  • Passen Sie die Form und die Inhalte an.
  • Erarbeiten Sie ein Schema, das Sie auch zukünftig für andere Entscheidungsvorlagen nutzen können.

Mit der folgenden PowerPoint-Vorlage sind die wesentlichen Inhalte einer Präsentation noch einmal auf den Punkt gebracht. Damit haben Sie einen Standard, auf dem Sie alle Ihre Entscheidungsvorlagen und Präsentationen aufbauen können. Die Vorlage enthält alle wichtigen Aspekte, die Sie vorstellen und erläutern sollten. Sie können diese leicht auf Ihr Thema übertragen und an Ihre Layout-Vorgaben anpassen.

Sie können Ihre Präsentation als Handout aufbereiten, das alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mitnehmen können und das auf einer Seite alle wichtigen Informationen zu Ihrem Vorschlag zusammenfasst. Nutzen Sie dazu eine der beiden folgenden Vorlagen und füllen Sie diese mithilfe der vorgeschlagenen Struktur für Handouts aus.

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Erstellen Sie das Formular oder das Formblatt für Ihre Entscheidungsvorlage, das von Ihren Entscheidern erwartet wird. Nutzen Sie die Vorlagen Ihres Unternehmens.

Sie können auch selbst ein entsprechendes Formblatt oder Formular für Ihre Entscheidungsvorlagen erstellen. Die beiden folgenden Vorlagen sind dafür Muster. Sie können dies direkt übernehmen oder für Ihre Zwecke anpassen.

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