Meetings moderierenMeetings moderieren und zu Ergebnissen führen

Meetings ohne Moderation bringen meistens keine Ergebnisse. Die Teilnehmer sind frustriert, wenn es keine Agenda gibt und wenn keine Ziele erreicht werden. Ein Moderator oder eine Moderatorin kann wahre Wunder bewirken, indem sie Ziele klären, eine Agenda vorbereiten, auf Diskussionsregeln achten und das Meeting zielorientiert, aber auch flexibel leiten.

Wofür gibt es Meetings und Besprechungen?

In einem Meeting oder einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz oder Workshop genannt. Es gibt mehrere Arten von Meetings. Sie können nach ihrem Ziel und ihrem Zweck unterschieden werden:

  • Informationen weitergeben und alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen; die Teilnehmer haben in Besprechungen die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen;
  • Probleme besprechen und dabei das Wissen, die Erfahrungen und auch das kreative Potenzial der Teilnehmer einer Besprechung nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Lösungen zu finden;
  • Entscheidungen vorbereiten und dafür Informationen zusammentragen, Meinungen diskutieren, Wirkungen abschätzen, sodass am Ende von der Gruppe oder einem Einzelnen eine Entscheidung getroffen werden kann.

Nebenbei trägt das persönliche Gespräch in den Besprechungen dazu bei, dass die Mitarbeiter sich mit der Gruppe und letztlich dem Unternehmen identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Meetings haben immer eine Integrationsfunktion.

Ein wichtiger Effekt professionell moderierter Meetings ist außerdem, dass diese Form der Kommunikation dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter sich einbezogen fühlen. Sie werden bei Entscheidungen beteiligt und tragen dazu bei, dass Entscheidungen umgesetzt werden und Wirkung entfalten. Die Arbeitsabläufe werden koordiniert und das Arbeitsklima verbessert sich. Das Gefühl der Zugehörigkeit steigt und das Team arbeitet erfolgreich zusammen. Das alles funktioniert aber nur, wenn das Meeting moderiert und geleitet wird.

Moderation

Moderation meint die Leitung einer Veranstaltung wie beispielsweise ein Meeting, eine Besprechung, ein Workshop oder eine Konferenz. Wer die „Moderation hat“, führt durch das Programm der Veranstaltung; daher auch die Begriffe „Radiomoderator“ und „Fernsehmoderator“. Außerdem bedeutet Moderation „Mäßigung“ und „Maß halten“. Das heißt: Die Teilnehmer sollen sich an festgelegte Regeln halten.

Dafür gibt es Moderationstechniken. Das sind Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel zur Planung, Kommunikation, Diskussion, Konfliktbewältigung, Visualisierung und zur Nachbereitung der moderierten Veranstaltung. Der Moderator bringt sich fachlich nicht ein, sorgt aber dafür, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht.

Ohne Moderation ist ein Meeting oft Zeitverschwendung

Entscheidend ist, dass jede Besprechung ein Ergebnis hat oder dass die Teilnehmer mit einem verbesserten Informationsstand oder einer neuen Erkenntnis die Besprechung verlassen. Oft wird das nicht beachtet! Besprechungen sind oft nur Pflichtveranstaltungen, die schlecht vorbereitet sind, kein Ziel und damit auch keine Ergebnisse haben. Meetings ohne Ziele und Ergebnisse sehen Mitarbeiter und Teilnehmer als nutzlos an. Alle Beteiligten sind lustlos und frustriert. Es entsteht eine „Besprechungsunkultur”. Sie zeigt sich so:

  • Teilnehmer verspäten sich, der Beginn verzögert sich und viele sitzen da und warten.
  • Die Technik (Beamer, Schreibstifte) im Besprechungsraum funktioniert nicht, alle müssen warten.
  • Teilnehmer weichen vom Thema ab, halten Monologe oder sagen gar nichts, weil kein Ziel festgelegt wurde.
  • Was besprochen wird, wird nicht visualisiert und nicht protokolliert, sodass Ergebnisse verloren gehen und das Thema im Sande verläuft.

Die Folge: Zeit und Geld werden verschwendet.

Wenn ein Moderator nur eine Stunde in die Vorbereitung eines Meetings investiert und Moderationstechniken nutzt, sorgt er dafür, dass viele Stunden nutzloser Besprechungszeit und Arbeitszeit der Teilnehmer eingespart werden. Und meistens sind die Ergebnisse der Besprechung mit Moderation besser.

Moderation gibt Regeln für Meetings vor

Die Ziele eines Meetings werden nur erreicht, wenn alle Beteiligten Regeln einhalten; Beispiel: Nicht alle sprechen gleichzeitig. Eine Person leitet und moderiert die Besprechung, indem sie auf die Einhaltung der Regeln achtet. Diese Person ist die Moderatorin oder der Moderator. Sie sorgt dafür, dass die Besprechung auf das Ziel ausgerichtet wird – und nicht alle vom Thema abschweifen. Dazu stellt der Moderator Fragen, schreibt Wortbeiträge für alle sichtbar auf oder fasst Gesagtes zusammen. Der Organisationsexperte Karl E. Weick hat dies treffend formuliert: „Leute wissen, was sie denken, wenn sie sehen, was sie sagen.“

Dafür gibt es Methoden und Werkzeuge, die helfen, Besprechungen so vorzubereiten und durchzuführen, dass die Ziele erreicht, Ergebnisse und Lösungen entwickelt werden und die Zeit gut genutzt wird. Diese Regeln, Methoden und Werkzeuge werden mit dem Begriff Besprechungsmoderation oder Moderationstechnik zusammengefasst.

Aufgaben der Besprechungsmoderation

Um das zu erreichen, kommt es auf die gründliche Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Besprechung an. Das sind die Aufgaben der Besprechungsmoderation und des Gesprächsleiters. Die einzelnen Schritte zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings sind:

  • Notwendigkeit klären
  • Inhalte festlegen
  • Teilnehmer bestimmen
  • Ablauf planen
  • technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen
  • Meeting leiten
  • Ergebnisse aufbereiten und dokumentieren
  • Ergebnisse Teilnehmern zur Verfügung stellen

Dafür muss für jede Besprechung ein Moderator bestimmt werden. Oft ist der Einladende der Moderator, der mit der Besprechung ein Ziel verfolgt. Er kann aber auch eine andere Person als Moderator einsetzen, vor allem dann, wenn er fachlich mitdiskutieren will.

Die Methoden und Werkzeuge der Besprechungstechnik richten sich an den Besprechungsleiter. Aber auch als Teilnehmer einer Besprechung können Sie davon profitieren, indem Sie darauf achten, dass Ihre Besprechungen im Unternehmen professionell durchgeführt werden und Sie Ihren Beitrag dazu leisten.

Meetings finden auch im Internet statt

Bei einer „klassischen Besprechung“ kommen die Teilnehmer in einem Raum zusammen und sprechen von Angesicht zu Angesicht (Face-to-Face-Kommunikation). Wenn das nicht möglich ist, nutzen immer mehr Unternehmen einen virtuellen Besprechungsraum. Das können Videokonferenzen oder andere technisch vermittelte Kommunikationsformen im Internet sein. Auch für diese Form der Besprechung gelten die meisten der hier angesprochenen Methoden, Werkzeuge und Regeln. Darüber hinaus müssen folgende Besonderheiten beachtet werden:

  • Funktioniert die Technik? Sind die Software-Funktionen verfügbar, die Sie für Ihre Ziele, Inhalte und Methoden brauchen?
  • Sind die Teilnehmer mit dieser Form der virtuellen Besprechung und mit der notwendigen Technik vertraut?
  • Reicht diese Form der Kommunikation aus? Lassen sich die Informationen im virtuellen Meeting angemessen austauschen?
  • Trägt diese Form der Kommunikation zur Integration im Team und zur Teamkultur bei (oder schadet sie zumindest nicht)?

Nur wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten können, sind virtuelle Besprechungen eine Variante der Gesprächsführung und der Abstimmung in einem Team.

Hinweis: Was Meetings so besonders macht

Bedenken Sie, dass kein Meeting und keine Besprechung exakt so verlaufen wird, wie Sie es geplant haben. Bedenken Sie dazu die folgenden Regeln (frei nach Karl E. Weick):

  • Verfallen Sie angesichts von Unordnung während der Besprechung nicht in Panik: Es ist besser Unordnung zuzulassen und die Information zwischen den Teilnehmern auszutauschen und aufzunehmen anstatt sie herauszufiltern und zu übersehen.
  • Nichts kann jemals vollständig überblickt und erledigt werden: Alles, was Sie tun, hat Wirkungen, die nicht beabsichtigt sind. Solche Wirkungen können manchmal indirekt sein oder erst sehr viel später sichtbar werden. In Meetings tauchen wichtige Aspekte plötzlich auf. Andere sind komplexer als gedacht. Es wird am Ende immer offene Punkte oder Dinge geben, die zu klären sind.
  • Chaotische Aktivität ist besser als ordentliche Inaktivität: Sinnerzeugung entsteht aus der Aktivität, keine Aktivität erzeugt somit auch nicht viel Sinn. Wenn im Meeting keiner etwas sagt oder alle nur einem zuhören, ergibt das wenig Sinn.
  • Die wichtigste Entscheidung ist oft die unscheinbarste: Entscheidungen darüber, was erhaltenswert ist und in Ordnern, Dateien oder sonst wo vorgehalten wird, sind die Grundlage für zukünftige Aktivitäten. Solche Entscheidungen erscheinen unwichtig, aber sie erhalten eine Vergangenheit, aus der die Mitarbeiter im Unternehmen die Gegenwart und die Zukunft konstruieren. Gerade in Meetings kommt es zu vielen, auch kleinen und unscheinbaren Entscheidungen, die sich im Nachhinein als wesentlich für das Team herausstellen.
  • Es gibt keine eindeutige Lösung: Es gibt keine einfachen Antworten, kaum etwas ist eindeutig richtig oder falsch. Lernen Sie zu improvisieren und erhalten Sie ein tolerables Niveau an Vernunft. Oft sind die Lösungen in Besprechungen Kompromisse. Manchmal lassen sich Meinungsverschiedenheiten nicht auflösen. Am Ende des Meetings sollte stehen, dass alle damit „leben können“.
  • Die Landkarte ist das Land: Wenn Manager die Vergangenheit analysieren, erzeugen sie eine Erfahrungslandkarte. Projiziert man diese Landkarte auf die Zukunft, egal wie stark die Landkarte die Wahrheit vereinfacht, dann ist sie eine Richtschnur, die mehrfach durchdacht wurde. Sie ist damit der beste verfügbare Wegweiser. So sollten Sie Ihren Regieplan und das Drehbuch für jede Besprechung begreifen: Sie geben einen groben Rahmen und etwas Orientierung, aber das Meeting wird vermutlich anders ablaufen. Doch etwas Besseres als Ihren Regieplan haben Sie nicht.
Praxis

Überlegen Sie zu den letzten Besprechungen, an denen Sie teilgenommen haben:

  • Was war gut?
  • Was war schlecht?
  • Was waren die Gründe dafür?
  • Worauf sollte aus Ihrer Sicht bei Meetings besonders viel Wert gelegt werden?
  • Wie wollen Sie dies erreichen?

In den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, was genau Sie für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen brauchen und wie Sie dabei vorgehen. Zunächst geht es erst einmal darum zu klären, ob es das Meeting und damit die wertvolle Arbeitszeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer überhaupt braucht.