Projektkosten und Projektbudget planenNachkalkulation im Projekt: Ziele, Bestandteile, Vorgehen

Die Nachkalkulation spielt hauptsächlich im Projektcontrolling eine wichtige Rolle. Die Projektnachkalkulation wird für das Gesamtprojekt oder für einzelne Teilaufgaben durchgeführt. Sie bezieht sich meist auf die Kosten. Die Nachkalkulation soll zeigen:

• Wurden das ursprüngliche Projektbudget und die geplanten Kosten eingehalten?
• Oder hat alles mehr (oder weniger) gekostet als geplant?

Wenn mit der Projektdurchführung ein Umsatz oder Erlös erzielt wird, kann mit der Nachkalkulation auch dafür ermittelt werden, ob am Ende der Ist-Umsatz dem geplanten Umsatz entspricht.

Außerdem wird die Nachkalkulation durchgeführt, um nach der Durchführung eines Kundenauftrags oder nach dem Verkauf von Produkten zu ermitteln:

• Hat sich der Abschluss eines Kundenprojekts, die Produktion und der Verkauf eines Produkts oder die Durchführung einer Dienstleistung für unser Unternehmen gelohnt?
• Wurden die Kosten und folglich der Preis realistisch kalkuliert?
• Haben wir einen (ausreichend hohen) Gewinn erwirtschaftet?

Im Bereich Produktion und Verkauf wird mit der Vorkalkulation vor Annahme eines Auftrags und vor Projektstart ermittelt, wie hoch der Preis sein muss. Das Ziel: Eigene Kosten decken und einen Gewinn erzielen. Mit der Nachkalkulation wird im Nachhinein geprüft, ob korrekt kalkuliert wurde.

Die Projektnachkalkulation erfolgt nach dem Abschluss eines Projekts, weil frühestens dann alle erforderlichen Zahlen vorliegen. Sie ist der letzte Soll-Ist-Vergleich in Bezug auf das jeweilige Projekt und Teil der Projektergebnisrechnung. Sie dient:

• der Erfahrungssicherung mittels Kennzahlen und
• als Basis für die Abweichungsanalyse.

Bei größeren Abweichungen kann ein Projektanalysebericht erstellt werden, um mögliche Fehler und Versäumnisse näher zu betrachten und Maßnahmen für zukünftige Projekte abzuleiten.

Die Ist-Kosten werden auf der Ebene von Arbeitspaketen erfasst. Pro Arbeitspaket sind mindestens die folgenden Informationen wichtig:

• Budget (laut Kostenplan)
• Mehrleistung und Minderleistung
• revidiertes Budget
• Ist-Kosten
• eventuelle Abweichungen
• im Einzelfall: Begründung für Kosten und die Abweichungen

Mit der Nachkalkulation werden das Soll- und Ist-Ergebnis einander gegenübergestellt und miteinander verglichen. Die Nachkalkulation ist Teil des Projektabschlusses und hilft dabei, zu klären:

• War die Durchführung des Projekts aus wirtschaftlicher Sicht ein Erfolg?
• Haben wir unsere Ziele im Hinblick auf die Kosten erreicht?
• Wurde vor Projektbeginn realistisch kalkuliert?
• Oder wurde zu viel ausgegeben?
• Was sind die Ursachen für eine Überschreitung des Budgets?
• Wie können wir zukünftig Kosten sparen?

Außerdem lassen sich aus den Kennzahlen der Nachkalkulation Begründungen für Nachforderungen an den Auftraggeber ableiten. Dem Auftraggeber kann dargelegt werden, wie, wann und wofür die Mittel eingesetzt wurden – und wann und wodurch mehr Kosten entstanden sind.

Die Ergebnisse der Nachkalkulation gehen in den Abschlussbericht zum Projekt ein. Dort wird mit der Nachkalkulation der wirtschaftliche Erfolg bewertet und dokumentiert. Die Projektleitung kann mit der schriftlichen Nachkalkulation die Projektergebnisse belegen, diese intern sowie extern nachvollziehbar darstellen und Schlüsse für zukünftige Projektplanungen ziehen.

Für einen größeren Lerneffekt ist es notwendig, dass sämtliche Leistungen und Ressourcen sowohl vollständig als auch nachvollziehbar und verursachungsgerecht erfasst werden.

Auf der Kostenseite werden unterschieden:

• Eigenleistungen
• Fremdleistungen

Sie stehen den Projekteinnahmen gegenüber.

Zu den Eigenleistungen zählen alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Wichtig: Hierzu gehören auch Arbeitsstunden, die zum Beispiel zur Behebung von (internen) Fehlern geleistet wurden und daher nicht mit dem Kunden abgerechnet werden können.

Zu den Fremdleistungen gehören je nach Branche und Projekt Arbeitsstunden externer Expertinnen und Experten, zugekaufte Dienstleistungen sowie Materialien und Kosten etwa für gemietete Räume, Technologien oder Maschinen.

Reisekosten stehen ebenfalls auf der Kostenseite. Dazu gehören unter anderen Übernachtungskosten, Kosten für die Verpflegung, Spritkosten, Kosten für Mietwägen und Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.

Zu den Projekteinnahmen zählen alle Umsatz- und Verkaufserlöse. Die tatsächlichen Einnahmen werden je Projektart und Projektumfang auf unterschiedliche Weise ermittelt: Manche Positionen werden im Vorfeld exakt festgelegt und zum Projektabschluss vollständig ausgezahlt.

Andere Einnahmen gehen erst lange nach der eigentlichen Fertigstellung des Projekts ein. Das kommt etwa bei großen Entwicklungs- oder Bauprojekten vor. In solchen Fällen müssen Unternehmen mit der Projektnachkalkulation warten oder sie begnügen sich mit den laufend erfassten Kennzahlen aus dem Soll-Ist-Vergleich.