Ressourcen und Dienste planenFahrzeugpool richtig verwalten und nutzen

Das Poolfahrzeug wird bei Bedarf von berechtigten Mitarbeitenden gebucht und genutzt. Es ist eine Alternative zum klassischen Dienst- oder Firmenwagen, der meist für einzelne Mitarbeitende gedacht ist. Häufig haben nur Führungskräfte oder Außendienstmitarbeitende das Privileg, einen Dienstwagen beruflich und privat zu fahren.

Den Poolwagen wird im beruflichen Kontext eingesetzt, um nicht auf öffentliche Verkehrsmitteln oder den Privatwagen angewiesen zu sein. Mitarbeitende buchen das Poolfahrzeug zum Beispiel, wenn sie einen Außentermin wahrnehmen oder ein Firmen-Event oder eine Messe besuchen.

Fahrzeughalter ist bei Wagen aus dem Pool immer das Unternehmen oder (genauer) die Unternehmensleitung.

Für Poolfahrzeuge und Dienstwagen gibt es einige Unterschiede, aber auch Gemeinsamkeiten, die bei der Planung und Organisation der Fahrzeugflotte zu beachten sind:

• Der Poolwagen wird in der Regel vor der Nutzung gebucht, der Dienstwagen steht einer einzelnen berechtigten Person immer zur Verfügung.
• Während der Dienst- oder Firmenwagen einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin zugewiesen wird, darf der Poolwagen von allen Mitarbeitenden mit Fahrerlaubnis genutzt werden.
• Beide Varianten dürfen auch zu privaten Zwecken genutzt werden.
• Sowohl beim Dienstwagen als auch beim Poolwagen kann zur steuerlichen Erleichterung die 1-Prozent-Regel angewendet oder ein Fahrtenbuch geführt werden.
• Verantwortlich für die Sicherheit, Steuern, Versicherungen und Mitteilungspflicht ist in beiden Fällen das Unternehmen, welches gleichzeitig der Halter des Wagens ist.

Je nach Unternehmensgröße gibt es eine oder mehrere Personen, die für die Verwaltung der Poolwagen verantwortlich sind. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Verkehrssicherheit prüfen und gewährleisten
• Zustand und Sauberkeit der Poolfahrzeuge überwachen
• Fahrzeuge warten
• Fahrerinnen und Fahrer einweisen und schulen
• Sicherheitsausrüstung prüfen und bei Bedarf vervollständigen
• Fahrerlaubnis regelmäßig kontrollieren
• Reifen prüfen und warten
• Amtliche Hauptuntersuchung durchführen
• Fahrtenbücher prüfen
• Unfallverhütungsvorschriften (UVV) prüfen und einhalten
• Fahrzeugkosten erfassen und auswerten
• Buchungen planen und überwachen

Poolfahrzeuge werden zur Rechnungsstellung meist über einen Tagessatz oder Stundensatz sowie gefahrene Kilometer abgerechnet.

Fahrzeugpool-Kosten setzen sich aus fixen Kosten (zum Beispiel Leasing, Abschreibungen, Versicherung) und variablen Kosten (zum Beispiel Wartung, Kraftstoff, Reparatur) zusammen.

Steuerlich wird das Poolfahrzeug behandelt wie ein klassischer Firmenwagen: Gestattet ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden die private Nutzung der Poolwagen, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, um vor dem Finanzamt genau darlegen zu können, welche Fahrten privater und welche dienstlicher Natur waren.

Man geht davon aus, dass Poolfahrzeuge mindestens 50 Prozent der Zeit genutzt werden müssen, damit sich die Anschaffung für Unternehmen lohnt. Eine durchschnittliche Auslastung von 80 Prozent gilt als ideal.

Wird diese Quote nicht erreicht, lohnt sich die Fahrzeuganmietung über einen Dienstleister oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel eventuell eher als ein eigener Fahrzeugpool.

Kosten durch neue Fahrzeuge lassen sich durch folgende Maßnahmen vermeiden:

Standzeiten reduzieren

Standzeiten entstehen, wenn die Buchung oder Reservierung der Fahrzeuge nicht gut organisiert und die Nutzung durch Vorkehrungen zur Wartung, Reparatur und Pflege eingeschränkt wird. Mit Standzeiten gehen Engpässe einher: Mal stehen Fahrzeuge ungenutzt herum, ein anderes Mal sind nicht genügend freie Fahrzeuge verfügbar.

Mit den folgenden Maßnahmen lassen sich Standzeiten reduzieren:

• dynamische Buchungssoftware einführen, mit der Buchungen flexibel eingetragen und verändert werden können
• Wartungen und Maßnahmen zur Pflege in fixen Intervallen durchführen, um unvorhergesehene Ausfallzeiten wegen Reparaturen zu vermeiden
• Anreize zur Buchung außerhalb der Spitzenzeiten setzen
• kurzfristige Umwidmung ermöglichen
• Systeme zur Kontrolle in Echtzeit implementieren, um Muster zu erkennen und die Planung entsprechend anzupassen

Die Kosten werden durch die genannten Maßnahmen gesenkt, weil der bestehende Pool so genutzt wird, dass (unnötige) Neuanschaffungen vermieden werden.

Fahrzeugpool unterteilen

Einige Unternehmen unterteilen den Fahrzeugpool in eine Teilflotte, die für längere Dienstreisen (tage- oder wochenweise) reserviert werden kann, und eine zweite Teilflotte, aus der stundenweise Fahrzeuge gebucht werden.

So werden Standzeiten sowie Ausfallzeiten und daraus resultierende Mehrkosten weiter minimiert.

Bedarf objektiv prüfen

Falls der Eindruck entsteht, es gebe nicht genügend Fahrzeuge, sollte die Fahrzeugflotte nicht sofort aufgestockt werden. Erstens gibt es saisonbedingte Schwankungen und zweitens lassen sich vermeintlich fehlende Fahrzeuge durch eine bessere Planung oftmals ausgleichen.

Bevor neue Fahrzeuge angeschafft werden, prüft man:

• Ist unser Pool regelmäßig vollständig ausgelastet?
• Gibt es regelmäßig Konflikte bei der Buchung?
• Gibt es mehr potenzielle Nutzerinnen und Nutzer der Fahrzeuge (Anzahl der Mitarbeitenden ist gestiegen)?
• Sind Fahrzeuge im Pool veraltet oder häufig defekt?
• Sind neue Geschäftsbereiche oder Standorte entstanden?
• Können Betriebskosten durch neuere Fahrzeuge gesenkt werden (seltenere Wartung, Reparatur)?
• Stellen wir spezielle Anforderungen an Fahrzeuge, die Wagen aus dem aktuellen Pool nicht erfüllen?

Kann eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, kann über eine Erweiterung der Flotte nachgedacht werden.

Das Unternehmen ist Fahrzeughalter und daher aus rechtlicher und steuerrechtlicher Sicht verantwortlich für die Fahrzeuge. Um diesen Pflichten nachzukommen, muss die Unternehmensleitung selbst oder eine sie vertretende Person regelmäßig die Fahrerlaubnis aller Fahrerinnen und Fahrer prüfen.

Die Fahrerlaubnis muss vor der ersten Fahrt und danach regelmäßig eingesehen werden. Der Gesetzgeber gibt keine festen Intervalle vor. Laut der Meinung von Rechtsexperten sollte die Fahrerlaubnis halbjährlich oder mindestens einmal im Jahr geprüft werden.

Wann und wie häufig die Fahrerlaubnis geprüft wird, dokumentieren Unternehmen genau, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Unternehmen oder Fuhrparkleiterinnen und Fuhrparkleiter bestimmen explizit, welche Personen Fahrzeuge aus dem Pool nutzen dürfen. Mit diesen Personen wird eine Nutzungsvereinbarung getroffen.

In diesem Dokument steht mindestens:

• in welchem Rahmen und auf welche Weise das Fahrzeug genutzt werden darf,
• was im Schadensfall oder bei einem Unfall passiert,
• in welchem Zustand das Auto zurückgegeben werden muss und
• wann und wie ein Wagen entgegengenommen und zurückgegeben wird.

Diese Nutzungsvereinbarung wird dann laufend ergänzt um Aufzeichnungen, wer in welcher Zeit ein Fahrzeug ausgeliehen und genutzt hat. Diese Aufzeichnungen erfolgen im Fahrtenbuch an Bord oder elektronisch.

Sinn und Zweck der Nutzungsvereinbarung ist die Klärung von Haftungsfragen. Außerdem entlasten die Aufzeichnungen die Fuhrparkleiterin oder den Fuhrparkleiter, denn: Wurde das Auto in einem schlechten Zustand zurückgegeben, können sich Mitarbeitende nicht auf Unwissenheit berufen und man kann jederzeit nachvollziehen, wer den Wagen genutzt hat.

Zum privaten Nutzungsbereich zählen:

• Einkaufsfahrten
• Fahrten zu Verwandten oder Freunden
• Fahrten zu Vergnügungsveranstaltungen oder Restaurants
• Urlaubsfahrten
• Beförderung Dritter

Manche Unternehmen geben Poolfahrzeuge für Privatfahrten frei. Diesbezügliche Regelung werden schriftlich festgehalten, sind von allen einsehbar und gelten für alle Mitarbeitenden gleichermaßen – optimalerweise unabhängig von Hierarchiestufe, Tätigkeitsbereich und Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Poolfahrzeuge dürfen pauschal unter Anwendung der 1-Prozent-Regel versteuert werden. Das heißt: Ein Hundertstel des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung gilt als geldwerter Vorteil.

Für jedes Fahrzeug im Pool wird der Nutzungswert ermittelt. Die Nutzungswerte werden addiert und die Summe durch die Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer dividiert. Mitarbeitende müssen diesen Betrag jeweils versteuern.

Wenn Unternehmen die 1-Prozent-Regel nicht anwenden möchten, muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Diese schriftliche Dokumentation dient als Basis für die Versteuerung. In den meisten Fällen ist dieser Weg zwar aufwendiger, führt aber auch zu einer höheren Steuerersparnis.