Fuhrparkmanagement und Fuhrpark-ControllingFahrzeuge und Fuhrpark verwalten mit Excel
Stammdatenblatt für jedes Fahrzeug anlegen
Um den Bestand an Fahrzeugen im Unternehmen immer im Blick zu haben, müssen diese mit den wichtigsten Fahrzeugdaten erfasst werden. Dazu legen Sie für jedes Fahrzeug ein Stammdatenblatt an. Im Praxisteil (unten) finden Sie zu diesem Zweck eine entsprechende Excel-Vorlage für die Stammdaten zu Ihren Fahrzeugen.
Sie halten in diesem Stammdatenblatt alle Daten und Informationen fest, die Sie für den Betrieb und die Buchhaltung brauchen.
Für den Betrieb und Fahrzeugeinsatz sind technische Daten wichtig. Zum Beispiel:
- Größe
- Ladevolumen oder Kofferraumvolumen
- Sitzplätze
- Motorisierung
- Antriebsart
- Tankgröße
Für die Buchhaltung und das Controlling braucht es Daten zur Fahrleistung und zu den Kosten. Zum Beispiel:
- Anschaffungspreis
- Kraftstoffverbrauch
- Wartungskosten
- Reparaturkosten
- gefahrene Kilometer
Einige der Daten und Informationen sind statisch; sie sind einmalig und damit festgelegt. Andere sind dynamisch; insbesondere die laufenden und nutzungsabhängigen Kosten. Sie müssen regelmäßig erfasst und gepflegt werden.
Mit der Excel-Vorlage erfassen Sie alle Ihre Fahrzeuge mit den Stammdaten, wie sie in der folgenden Abbildung aufgeführt sind.
Fahrtenbuch führen
In derselben Excel-Vorlage erfassen Sie außerdem Daten zur Fahrzeugnutzung. Meist werden diese in Form eines Fahrtenbuchs festgehalten. Darin wird dokumentiert, in welchem Zeitraum das Fahrzeug im Einsatz war und wie viele Kilometer gefahren wurden. In der Excel-Vorlage pflegen Sie das Fahrtenbuch wie in der folgenden Abbildung.
Fahrzeugkosten erfassen
Schließlich erfassen Sie für jedes Fahrzeug in Ihrem Fuhrpark, welche Kosten anfallen. Dabei unterscheiden Sie Kosten für
- Kraftstoff
- Wartung oder Reparatur
- Verschleißteile (Reifen etc.)
- Steuer
- Versicherung
Die Kosten für Kraftstoffe werden beim Tanken oder Laden (Elektrofahrzeug) erfasst wie in der folgenden Abbildung.
Entsprechend werden in einer weiteren Tabelle der Excel-Vorlage alle übrigen Kosten für das jeweilige Fahrzeug erfasst; jeweils mit Datum (Rechnungsdatum) und Kosten.
Fahrzeugdaten zusammenführen
Die Daten für Ihre Fahrzeuge erfassen Sie unter anderem deshalb, weil Sie wissen wollen, welche Fahrzeuge wie intensiv genutzt werden und welche Kosten die Nutzung verursacht. Sie werten also alle Fahrzeugdaten regelmäßig aus.
Im Praxisteil (unten) finden Sie dazu ein Excel-Tool, in dem alle Daten zu den einzelnen Fahrzeugen eingelesen (Datenimport) und dann für Ihre Analyse aufbereitet werden. Dazu finden Sie im Excel-Tool:
- eine Liste mit allen Fahrzeugdaten, wie sie in den einzelnen Stammdaten eingetragen sind
- ein gemeinsames Fahrtenbuch, in dem die Fahrtenbucheinträge aller Fahrzeuge zusammengestellt sind
- eine Liste aller Tankbelege für alle Fahrzeuge
- eine Liste aller übrigen Kosten, wie sie in den Stammdaten zu den einzelnen Fahrzeugen eingetragen wurden
Da diese Listen sehr umfangreich sein können, filtern Sie die gewünschten Informationen im Excel-Tool mithilfe von Datenschnitten. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Liste mit Fahrtenbucheinträgen.
Auswertung der Fahrzeugdaten
Mit der Zusammenstellung aller Fahrzeugdaten können Sie im nächsten Schritt Leistungen und Kosten zu Ihren einzelnen Fahrzeugen und zum Fuhrpark insgesamt analysieren. Dazu sind im Excel-Tool unterschiedliche Berichte (Pivot-Reports) angelegt. So können Sie auswerten:
- welche Kosten für Kraftstoffe für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum angefallen sind,
- wie hoch die übrigen Kosten für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum sowie getrennt nach Kostenarten waren und
- wie viele Kilometer für den von Ihnen ausgewählten Zeitraum gefahren wurden.
Dabei können Sie diese Daten für alle Fahrzeuge insgesamt auswerten oder für einzelne Fahrzeuge. Außerdem können Sie bei der Auswertung unterscheiden nach:
- Hersteller oder Marke
- Modell
- Fahrzeug-Typ
- Nutzerin oder Nutzer
- Tankstelle
- Kostenstelle
Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise, wie viele Kilometer der Nutzer Herbert Meier gefahren ist.
Vorlage für die Datenerfassung
Für die Fahrzeugverwaltung und die Erfassung der Fahrzeugdaten für ein einzelnes Fahrzeug aus Ihrer Fahrzeugflotte nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage.
Erstellen Sie für jedes Fahrzeug in Ihrem Fuhrpark eine Excel-Datei, indem Sie diese Vorlage kopieren. Sie müssen die Dateien eindeutig bezeichnen. Am besten geeignet dafür ist das Kennzeichen des Fahrzeugs. Der Dateiname kann entsprechend lauten:
KA-XY-124.xlsx
Prozess „Fahrzeugdaten erfassen“ festlegen
Grundlage für die regelmäßige und vollständige Erfassung aller Fahrzeugdaten aus Ihrem Fuhrpark ist, dass Sie einen Prozess dafür organisieren. Die Prozessschritte sind:
1. Stammdatenblatt anlegen
Sie erstellen für jedes Fahrzeug ein Stammdatenblatt mit den statischen Fahrzeugdaten. Tragen Sie dazu in der Vorlage im Tabellenblatt ÜBERSICHT die Fahrzeugdaten ein.
Beachten Sie: Die Bezeichnung der erfassten Fahrzeugmerkmale in der ÜBERSICHT sollten nicht geändert werden. Ansonsten muss die Power-Query-Schnittstelle für den Datenimport angepasst werden.
Einige der Einträge sind standardisiert. Das heißt, Sie geben im Tabellenblatt STAMMDATEN vor, welche Einträge möglich sind; zum Beispiel zu Hersteller und Fahrzeug-Typ.
2. Verantwortliche Person benennen
Sie legen für jedes Fahrzeug eine verantwortliche Person fest, die dafür sorgt, dass alle Fahrzeugdaten, insbesondere Fahrtenbucheinträge, Belege zu den Kraftstoffkosten (Tankbelege) und zu den übrigen Kosten laufend erfasst werden.
Datenerfassung von Verbrauchs- und Betriebsdaten des Fahrzeugs
Prüfen Sie dazu, wie in Ihrem Unternehmen laufende Verbrauchsdaten und Betriebsdaten erfasst werden. Dazu zählen: Tanken, Fahrleistung (km), Nutzungszeit (Datum, von, bis, Nutzer). Gegebenenfalls werden diese manuell erfasst (Fahrtenbuch im Fahrzeug). Oder die Datenübertragung erfolgt elektronisch. Dann müssen diese Rohdaten in die Excel-Vorlage übertragen werden.
Definieren Sie dazu den genauen Prozess gemeinsam mit der verantwortlichen Person.
3. Speicherort für Excel-Dateien und Fahrzeugdaten definieren
Alle Excel-Dateien zu allen Ihren Fahrzeugen werden in einem definierten Dateiverzeichnis abgespeichert. Aus diesem Dateiverzeichnis werden die Daten mit dem Excel-Tool importiert und dann ausgewertet.
Fahrzeugdaten auswerten
In diesem Prozess werden alle mit Schritt 3 dokumentierten Fahrzeugdaten für die Auswertung in das folgende Excel-Tool importiert.
Dazu müssen Sie das Import-Verzeichnis in diesem Tool so einrichten, dass es die Daten von Ihrem Speicherort mithilfe der Power-Query-Funktion einlesen kann. Wie das funktioniert, lesen Sie in dieser Anleitung.
Für die Auswertung der Daten haben Sie dann die folgenden Möglichkeiten:
Fahrzeugbestand und Merkmale
Im Tabellenblatt FAHRZEUGE finden Sie eine Liste mit allen Fahrzeugen in Ihrem Bestand und mit ihren technischen Merkmalen sowie mit Kaufdatum, Kaufpreis, Kilometerstand beim Kauf, Schadensfreiheitsklasse (SF) etc.
Nutzung der Fahrzeuge
Im Tabellenblatt FAHRTENBUCH sind alle Fahrtenbucheinträge für alle Fahrzeuge aufgelistet. So erkennen Sie, wann ein Fahrzeug eingesetzt wurde und wie viele Kilometer gefahren wurden.
Kraftstoffverbrauch der Fahrzeuge
Im Tabellenblatt TANKBELEGE sind alle Tank- oder Ladevorgänge aufgelistet. Sie sehen für jedes Fahrzeug:
- wann wurde getankt/ geladen
- die jeweilige Menge (Liter, kW)
- Kraftstoffkosten
- der Anbieter (Tankstelle, Ladesäulenbetreiber)
- die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter
Übrige Kosten für Fahrzeuge
Im Tabellenblatt ÜBRIGE KOSTEN sind weitere Kostenarten und deren Höhe aufgeführt. Sie erkennen, wann für welches Fahrzeug Kosten angefallen sind für:
- Versicherung
- Steuer
- Reifen
- Kundendienst
- Reparatur
- Reinigung
- Ersatzteile
Fahrleistung und Kosten pro Monat
In den Tabellenblättern KILOMETER-MONAT, TANKKOSTEN-MONAT und ÜBRIGE KOSTEN-MONAT sind die Fahrleistungen sowie die Kosten für einzelne Monate und für die einzelnen Fahrzeuge aufgeführt.
Kosten und Fahrleistung im Zeitverlauf
In den Reports, den Tabellenblättern PIVOT FAHRTENBUCH, PIVOT TANKBELEGE und PIVOT ÜBRIGE KOSTEN sind die entsprechenden Daten zu Kilometerleistung, Kraftstoffverbrauch, Kraftstoffkosten und übrige Kosten (nach Kostenart) aufgelistet.
Auswertung der Daten mit Filterfunktion und Datenschnitt
Alle Daten in den Tabellen können Sie mithilfe der Excel-Filterfunktion und den eingerichteten Datenschnitten nach unterschiedlichen Kriterien auswerten. Insbesondere für einzelne Fahrzeuge über das Kennzeichen, aber auch nach:
- Hersteller
- Modell
- Fahrzeug-Typ
- Tankstelle
- Nutzer/in
- Kostenart
Die folgende Abbildung zeigt eine Auswertung nach Kostenart im Tabellenblatt PIVOT ÜBRIGE KOSTEN.
Fahrleistungen und Kosten analysieren und bewerten
Mit diesen Tabellen, Übersichten und Auswertungen können Sie nun Ihre Fahrzeuge, die Nutzung und die dadurch verursachten Kosten genauer analysieren und bewerten. Beispielsweise können Sie analysieren:
- Welche Fahrzeuge werden besonders intensiv genutzt und haben eine hohe Fahrleistung pro Monat (gefahrene Kilometer)?
- Welche Fahrzeuge werden selten genutzt – und können gegebenenfalls verkauft werden?
- Welche Personen nutzen den Fahrzeug-Pool besonders häufig?
- Wie hoch sind die gesamten monatlichen Kraftstoffkosten?
- Wie hoch sind die übrigen Kosten und wie unterscheiden sich dabei die einzelnen Fahrzeuge?
- Welcher Hersteller (Marke) verursacht besonders hohe Kosten für den Kundendienst?
Besprechen Sie im Fuhrpark-Team, welche Erkenntnisse Sie aus den Auswertungen und Analysen ziehen und welche Maßnahmen deshalb durchgeführt werden müssen.