Stammdatenblatt für jedes Fahrzeug anlegen

Um den Bestand an Fahrzeugen im Unternehmen immer im Blick zu haben, müssen diese mit den wichtigsten Fahrzeugdaten erfasst werden. Dazu legen Sie für jedes Fahrzeug ein Stammdatenblatt an. Im Praxisteil (unten) finden Sie zu diesem Zweck eine entsprechende Excel-Vorlage für die Stammdaten zu Ihren Fahrzeugen.

Sie halten in diesem Stammdatenblatt alle Daten und Informationen fest, die Sie für den Betrieb und die Buchhaltung brauchen.

Für den Betrieb und Fahrzeugeinsatz sind technische Daten wichtig. Zum Beispiel:

  • Größe
  • Ladevolumen oder Kofferraumvolumen
  • Sitzplätze
  • Motorisierung
  • Antriebsart
  • Tankgröße

Für die Buchhaltung und das Controlling braucht es Daten zur Fahrleistung und zu den Kosten. Zum Beispiel:

  • Anschaffungspreis
  • Kraftstoffverbrauch
  • Wartungskosten
  • Reparaturkosten
  • gefahrene Kilometer

Einige der Daten und Informationen sind statisch; sie sind einmalig und damit festgelegt. Andere sind dynamisch; insbesondere die laufenden und nutzungsabhängigen Kosten. Sie müssen regelmäßig erfasst und gepflegt werden.

Mit der Excel-Vorlage erfassen Sie alle Ihre Fahrzeuge mit den Stammdaten, wie sie in der folgenden Abbildung 8 aufgeführt sind.

Abbildung 8: Stammdaten für ein Fahrzeug erfassen in Excel

Fahrtenbuch führen

In derselben Excel-Vorlage erfassen Sie außerdem Daten zur Fahrzeugnutzung. Meist werden diese in Form eines Fahrtenbuchs festgehalten. Darin wird dokumentiert, in welchem Zeitraum das Fahrzeug im Einsatz war und wie viele Kilometer gefahren wurden. In der Excel-Vorlage pflegen Sie das Fahrtenbuch wie in Abbildung 9.

Abbildung 9: Fahrtenbuch für ein Fahrzeug (Auszug)

Fahrzeugkosten erfassen

Schließlich erfassen Sie für jedes Fahrzeug in Ihrem Fuhrpark, welche Kosten anfallen. Dabei unterscheiden Sie Kosten für

  • Kraftstoff
  • Wartung oder Reparatur
  • Verschleißteile (Reifen etc.)
  • Steuer
  • Versicherung

Die Kosten für Kraftstoffe werden beim Tanken oder Laden (Elektrofahrzeug) erfasst wie in der folgenden Abbildung 10.

Abbildung 10: Kraftstoffverbrauch und Kosten erfassen

Entsprechend werden in einer weiteren Tabelle der Excel-Vorlage alle übrigen Kosten für das jeweilige Fahrzeug erfasst; jeweils mit Datum (Rechnungsdatum) und Kosten.

Fahrzeugdaten zusammenführen

Die Daten für Ihre Fahrzeuge erfassen Sie unter anderem deshalb, weil Sie wissen wollen, welche Fahrzeuge wie intensiv genutzt werden und welche Kosten die Nutzung verursacht. Sie werten also alle Fahrzeugdaten regelmäßig aus.

Im Praxisteil (unten) finden Sie dazu ein Excel-Tool, in dem alle Daten zu den einzelnen Fahrzeugen eingelesen (Datenimport) und dann für Ihre Analyse aufbereitet werden. Dazu finden Sie im Excel-Tool:

  • eine Liste mit allen Fahrzeugdaten, wie sie in den einzelnen Stammdaten eingetragen sind
  • ein gemeinsames Fahrtenbuch, in dem die Fahrtenbucheinträge aller Fahrzeuge zusammengestellt sind
  • eine Liste aller Tankbelege für alle Fahrzeuge
  • eine Liste aller übrigen Kosten, wie sie in den Stammdaten zu den einzelnen Fahrzeugen eingetragen wurden

Da diese Listen sehr umfangreich sein können, filtern Sie die gewünschten Informationen im Excel-Tool mithilfe von Datenschnitten. Abbildung 11 zeigt ein Beispiel für die Liste mit Fahrtenbucheinträgen.

Abbildung 11: Liste aller Fahrtenbucheinträge der Fahrzeuge mit Filtermöglichkeit (Auszug)

Auswertung der Fahrzeugdaten

Mit der Zusammenstellung aller Fahrzeugdaten können Sie im nächsten Schritt Leistungen und Kosten zu Ihren einzelnen Fahrzeugen und zum Fuhrpark insgesamt analysieren. Dazu sind im Excel-Tool unterschiedliche Berichte (Pivot-Reports) angelegt. So können Sie auswerten:

  • welche Kosten für Kraftstoffe pro Monat und pro Jahr angefallen sind,
  • wie hoch die übrigen Kosten pro Monat und pro Jahr sowie getrennt nach Kostenarten waren und
  • wie viele Kilometer pro Monat und pro Jahr gefahren wurden.

Dabei können Sie diese Daten für alle Fahrzeuge insgesamt auswerten oder für einzelne Fahrzeuge. Außerdem können Sie bei der Auswertung unterscheiden nach:

  • Hersteller oder Marke
  • Modell
  • Fahrzeug-Typ
  • Motor-Typ
  • Nutzerin oder Nutzer
  • Tankstelle
  • Kostenstelle

Die folgende Abbildung 12 zeigt beispielsweise, wie viele Kilometer der Nutzer Michael Müller im Jahr 2022 gefahren ist.

Abbildung 12: Nutzungsdaten laut Fahrtenbuch (Beispiel)
Praxis

Vorlage für die Datenerfassung

Für die Fahrzeugverwaltung nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage.

Erstellen Sie für jedes Fahrzeug in Ihrem Fuhrpark eine Excel-Datei, indem Sie diese Vorlage kopieren. Sie müssen die Dateien eindeutig bezeichnen. Am besten geeignet dafür ist das Kennzeichen des Fahrzeugs. Der Dateiname kann entsprechend lauten:

KA-XY-124.xlsx

Prozess „Fahrzeugdaten erfassen“ festlegen

Grundlage für die regelmäßige und vollständige Erfassung aller Fahrzeugdaten aus Ihrem Fuhrpark ist, dass Sie einen Prozess dafür organisieren. Die Prozessschritte sind:

1. Stammdatenblatt anlegen

Sie erstellen für jedes Fahrzeug ein Stammdatenblatt mit den statischen Fahrzeugdaten. Tragen Sie dazu in der Vorlage im Tabellenblatt ÜBERSICHT die Fahrzeugdaten ein, wie in Abbildung 8 (oben).

Einige der Einträge sind standardisiert. Das heißt, Sie geben im Tabellenblatt SONSTIGES vor, welche Einträge möglich sind; zum Beispiel zu Hersteller und Fahrzeug-Typ.

2. Verantwortliche Person benennen

Sie legen für jedes Fahrzeug eine verantwortliche Person fest, die dafür sorgt, dass alle Fahrzeugdaten, insbesondere Fahrtenbucheinträge, Belege zu den Kraftstoffkosten (Tankbelege) und zu den übrigen Kosten laufend erfasst werden.

Hinweis

Datenerfassung von Verbrauchs- und Betriebsdaten des Fahrzeugs

Prüfen Sie dazu, wie in Ihrem Unternehmen laufende Verbrauchsdaten und Betriebsdaten erfasst werden. Dazu zählen: Tanken, Fahrleistung (km), Nutzungszeit (Datum, von, bis, Nutzer). Gegebenenfalls werden diese manuell erfasst (Fahrtenbuch im Fahrzeug). Oder die Datenübertragung erfolgt elektronisch. Dann müssen diese Rohdaten in die Excel-Vorlage übertragen werden.

Definieren Sie dazu den genauen Prozess gemeinsam mit der verantwortlichen Person.

3. Speicherort für Excel-Dateien und Fahrzeugdaten definieren

Alle Excel-Dateien zu allen Ihren Fahrzeugen werden in einem definierten Dateiverzeichnis abgespeichert. Aus diesem Dateiverzeichnis werden die Daten mit dem Excel-Tool importiert und dann ausgewertet.

Fahrzeugdaten auswerten

In diesem Prozess werden alle mit Schritt 3 dokumentierten Fahrzeugdaten für die Auswertung in das folgende Excel-Tool importiert.

Dazu müssen Sie das Import-Verzeichnis in diesem Tool so einrichten, dass es die Daten von Ihrem Speicherort mithilfe der Power-Query-Funktion einlesen kann. Wie das funktioniert. lesen Sie in dieser Anleitung.

Für die Auswertung der Daten haben Sie dann die folgenden Möglichkeiten:

Fahrzeugbestand und Merkmale

Im Tabellenblatt FAHRZEUGE finden Sie eine Liste mit allen Fahrzeugen in Ihrem Bestand und mit ihren technischen Merkmalen sowie mit Kaufdatum, Kaufpreis, Kilometerstand beim Kauf und Schadensfreiheitsklasse (SF).

Nutzung der Fahrzeuge

Im Tabellenblatt FAHRTENBUCH sind alle Fahrtenbuch für alle Fahrzeuge aufgelistet. So erkennen Sie, wann ein Fahrzeug eingesetzt wurde und wie viele Kilometer gefahren wurden.

Kraftstoffverbrauch der Fahrzeuge

Im Tabellenblatt TANKBELEGE sind alle Tank- oder Ladevorgänge aufgelistet. Sie sehen für jedes Fahrzeug:

  • wann wurde getankt/ geladen
  • die jeweilige Menge (Liter, kW)
  • Kraftstoffkosten
  • der Anbieter (Tankstelle, Ladesäulenbetreiber)
  • die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter

Übrige Kosten für Fahrzeuge

Im Tabellenblatt ÜBRIGE KOSTEN sind weitere Kostenarten und deren Höhe aufgeführt. Sie erkennen, wann für welches Fahrzeug Kosten angefallen sind für:

  • Versicherung
  • Steuer
  • Reifen
  • Kundendienst
  • Reparatur
  • Reinigung
  • Ersatzteile

Gesamtkosten und Fahrleistung

In den Tabellenblättern ÜBERSICHT MONAT und ÜBERSICHT JAHR sind die gesamten Kosten für die einzelnen Fahrzeuge aufgeführt; also die Kosten für Kraftstoffe und die übrigen Kosten. Ihnen sind die im jeweiligen Zeitraum – Monat oder Jahr – gefahrenen Kilometer gegenübergestellt.

Kosten und Fahrleistung im Zeitverlauf

In den Tabellenblättern PIVOT FAHRTENBUCH, PIVOT TANKBELEGE und PIVOT ÜBRIGE KOSTEN sind die entsprechenden Daten zu Kilometerleistung, Kraftstoffverbrauch, Kraftstoffkosten und übrige Kosten (nach Kostenart) im Zeitverlauf pro Jahr und pro Monat aufgelistet.

Auswertung der Daten mit Filterfunktion und Datenschnitt

Alle Daten in den Tabellen können Sie mithilfe der Excel-Filterfunktion und den eingerichteten Datenschnitten nach unterschiedlichen Kriterien auswerten. Insbesondere für einzelne Fahrzeuge über das Kennzeichen, aber auch nach:

  • Hersteller
  • Modell
  • Fahrzeug-Typ
  • Tankstelle
  • Nutzer/in
  • Kostenart

Abbildung 13 zeigt eine Auswertung mit dem Datenschnitt zur Kostenart im Tabellenblatt PIVOT ÜBRIGE KOSTEN für Kostenarten „Kundendienst“ und „Reinigung“.

Abbildung 13: Angefallene Kosten für den Fuhrpark mit Datenschnitt-Funktion

Fahrleistungen und Kosten analysieren und bewerten

Mit diesen Tabellen, Übersichten und Auswertungen können Sie nun Ihre Fahrzeuge, die Nutzung und die dadurch verursachten Kosten genauer analysieren und bewerten. Beispielsweise können Sie analysieren:

  • Welche Fahrzeuge werden besonders intensiv genutzt und haben eine hohe Fahrleistung pro Monat (gefahrene Kilometer)?
  • Welche Fahrzeuge werden selten genutzt – und können gegebenenfalls verkauft werden?
  • Welche Personen nutzen den Fahrzeug-Pool besonders häufig?
  • Wie hoch sind die gesamten monatlichen Kraftstoffkosten?
  • Wie hoch sind die übrigen Kosten und wie unterscheiden sich dabei die einzelnen Fahrzeuge?
  • Welcher Hersteller (Marke) verursacht besonders hohe Kosten für den Kundendienst?

Besprechen Sie im Fuhrpark-Team, welche Erkenntnisse Sie aus den Auswertungen und Analysen ziehen und welche Maßnahmen deshalb durchgeführt werden müssen.