Power Pivot für die DatenanalysePower-Pivot-Modell vereinfachen mit RELATED und ausgeblendeten Feldern

Daten aufbereiten in Power Pivot

Ein gut strukturiertes Power-Pivot-Datenmodell ist entscheidend für übersichtliche Auswertungen und effizientes Arbeiten. In diesem Beitrag lernen Sie zwei wichtige Techniken kennen:

• RELATED-Funktion, um Werte aus verknüpften Tabellen in Ihre Haupttabelle zu übertragen (ähnlich wie SVERWEIS in Excel, nur performanter und direkt im Modell);
• Felder und Tabellen ausblenden, um die Pivot-Feldliste zu verschlanken und Anwendern nur relevante Informationen zu präsentieren.

1. Ausgangssituation: Das Datenmodell

Im betrachteten Beispiel gibt es drei Tabellen:

t_Bestellungen (Faktentabelle) enthält Bestelldaten:

• BestellID
• Bestelldatum
• ProduktID
• KundenID
• Menge

t_Produkte (Dimensionstabelle) enthält Stammdaten zu den verkaufbaren Produkten:

• ProduktID
• Produktname
• Einheit
• Einzelpreis

t_Kunden (Dimensionstabelle) enthält Stammdaten zu den einzelnen Kunden:

• KundenID
• Kundenname
• Stadt
• Land
• RabattProzent

Zwischen den Tabellen bestehen folgende Beziehungen:

• t_Bestellungen[ProduktID] → t_Produkte[ProduktID]
• t_Bestellungen[KundenID] → t_Kunden[KundenID]

2. RELATED – Werte aus verknüpften Tabellen abrufen

RELATED ist eine DAX-Funktion, mit der Sie Werte aus einer anderen Tabelle in die aktuelle Tabelle holen können, sofern eine Beziehung zwischen diesen Tabellen besteht.

Syntax:

RELATED(Tabelle[Spalte])

Anwendungsfall im Beispiel

Sie möchten in t_Bestellungen zusätzlich den Kundennamen, das Land und den Einzelpreis anzeigen, damit Anwender nur noch mit einer einzigen Tabelle arbeiten müssen.

Öffnen Sie zuerst die Datenansicht in Power Pivot, indem Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Power Pivot > Befehlsgruppe Datenmodell > Befehl Verwalten ausführen.

Aktivieren Sie hier die Tabelle t_Bestellungen. Sie können die Tabelle unten links im Register auswählen.

Legen Sie nun in der Tabelle t_Bestellungen eine neue Spalte an.

Doppelklicken Sie hierzu im Spaltenkopf auf die Spalte Spalte hinzufügen und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Im Beispiel lautet der Name Kunde.

Bestätigen Sie den Namen, indem Sie die Enter-Taste drücken.

Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste auf die erste Zelle in der neuen Spalte Kunde. Klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste in die Formelleiste. Erfassen Sie hier jetzt die Formel =RELATED(

Sie bekommen nach der Klammer jetzt alle verknüpften Tabellen und deren Spalten angezeigt.

Wählen Sie einfach die Tabelle t_Kunden und die Spalte KundenName aus t_Kunden[KundenName] und bestätigen Sie die Formel, indem Sie die Enter-Taste drücken.

Daraufhin werden die Kundennamen automatisch in die neue Spalte übernommen.

Wiederholen Sie diese Schritte für die Übernahme des Landes und des Einzelpreises. Die Formeln hierfür lauten:

Für das Land:

=RELATED(t_Kunden[Land])

Für den Einzelpreis:

=RELATED(t_Produkte[Einzelpreis])

Die Faktentabelle t_Bestellungen enthält dann alle für die Analyse benötigten Spalten – ohne dass Anwender die Dimensionstabellen direkt nutzen müssen.

Wichtiger Performance-Hinweis

RELATED erstellt berechnete Spalten. Diese werden im Modell gespeichert und können bei sehr großen Datenmengen Speicher und Ladezeiten erhöhen.

Wenn möglich, fügen Sie solche Spalten bereits in Power Query hinzu (Abfragen zusammenführen). RELATED ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie innerhalb von Power Pivot zusätzliche Spalten benötigen, ohne den Datenimport zu ändern.

3. Modell aufräumen – Felder und Tabellen ausblenden

Ein aufgeräumtes Modell erleichtert die Arbeit in Pivot-Tabellen deutlich.

In Power Pivot können Sie Tabellen oder einzelne Spalten ausblenden, ohne sie zu löschen. Damit können Sie die Übersichtlichkeit erhöhen, da in der Feldliste der Pivot-Tabelle dann nur noch die Tabellen und Felder angezeigt werden, die wirklich benötigt werden.

Aktivieren Sie hierzu zunächst die Diagrammansicht, indem Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Start > Befehlsgruppe Ansicht > Befehl Diagrammansicht wählen.

So blenden Sie Tabellen aus

Nun können Sie die Tabelle t_Kunden ausblenden, da Sie die benötigten Informationen in Ihre Tabelle mit den Bestellungen mit RELATED() eingebunden haben.

Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Tabellennamen in der Diagrammansicht und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Aus Clienttools ausblenden aus.

Die Tabelle wird jetzt ausgegraut dargestellt. Die Tabelle ist weiterhin im Modell, erscheint aber nicht in der Pivot-Feldliste, wenn Sie Pivot-Tabellen erstellen.

So blenden Sie Spalten aus

Sie können auch nur einzelne Spalten ausblenden. Dies eignet sich für Schlüsselspalten wie ProduktID oder KundenID, die nur für Beziehungen im Datenmodell dienen.

Wollen Sie eine entsprechende Spalte in einer Tabelle ausblenden, klicken Sie – analog zum Ausblenden von Tabellen – mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Spaltennamen in der Diagrammansicht und wählen im Kontextmenü den Eintrag Aus Clienttools ausblenden aus.

Die entsprechende Spalte wird daraufhin in der Diagrammansicht ausgegraut dargestellt. Wichtig: Auch hier gilt, die Spalte ist weiterhin noch da, sie wird aber nicht mehr in der Feldliste der Pivot-Tabelle angezeigt.

Empfehlung: Blenden Sie alle technischen Schlüsselspalten aus, die Anwender in der Pivot-Tabelle nicht benötigen. So reduzieren Sie die Feldliste auf wirklich relevante Inhalte.

Datenanalyse in der Pivot-Tabelle

Mit diesem erstellten Power-Pivot-Datenmodell können Sie nun flexible Auswertungen der Bestelldaten mit Pivot-Tabellen (oder Pivot-Charts) erstellen. Beispielsweise können Sie ausgeben, mit welchem Kunden Sie welchen Umsatz erzielen.

Fazit

RELATED ist das Power-Pivot-Äquivalent zum SVERWEIS – allerdings direkt im Modell. Damit optimieren Sie große Datenmengen. Für eine bessere Performance sollten neue Spalten, wenn möglich, bereits in Power Query erstellt werden.

Durch das Ausblenden unnötiger Felder und Tabellen wird das Modell schlanker und benutzerfreundlicher, und Sie bekommen beim Erstellen der Pivot-Tabellen nur noch die Tabellen und Felder angezeigt, die nicht ausgeblendet sind und die Sie verwenden sollten.

Dies erhöht die Transparenz und Übersichtlichkeit enorm.