ChatGPT für die Dokumentation in ExcelKPI-Definitionen und Berechnungen dokumentieren

Das Problem: Bedeutung und Berechnung einer Kennzahl werden nirgends erklärt

Kennzahlen sind das Herz vieler Excel-Modelle – und zugleich ihre größte Schwachstelle. Denn in der Praxis zeigt sich:

• Dieselbe Kennzahl liefert je nach Datei unterschiedliche Werte.
• Niemand weiß genau, wie eine KPI berechnet wird.
• Neue Kolleginnen und Kollegen interpretieren Zahlen anders.
• Diskussionen drehen sich um Definitionen statt um Inhalte.
• Kleine Änderungen haben große Auswirkungen.

Häufige Ursache: Kennzahlen existieren – aber ihre Bedeutung ist nicht sauber dokumentiert. Dabei liegt das Problem nicht in der Formel, sondern in der fehlenden fachlichen Beschreibung.

Der passende Prompt (Beispiel)

ChatGPT kann dabei helfen, eine Kennzahl verständlich und nachvollziehbar zu beschreiben. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Eine Kennzahl ist mehr als eine Formel.

Ein sinnvoller Prompt wäre für diesen Fall:

„Ich verwende in Excel mehrere KPIs, deren Definitionen und Berechnungslogiken nicht sauber dokumentiert sind. Bitte hilf mir, diese Kennzahlen fachlich eindeutig zu beschreiben:
– Zweck der Kennzahl
– Berechnungslogik
– Interpretationshinweise
– typische Stolperfallen.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• fachliche Klarheit statt Rechenlogik
• Dokumentation statt implizites Wissen
• Verständlichkeit statt Expertenwissen