Mahnwesen & DebitorenmanagementAblauf des Mahnprozesses und Formulierung von Mahnungen
- Mahnprozess beginnt mit der Rechnungsstellung
- Grund der Rechnungsstellung festlegen
- Fälligkeit der Zahlung bestimmen
- Voraussetzungen für Zahlungserinnerung und Mahnung
- Zahlungserinnerung 10 bis 14 Tage nach Fälligkeit
- Erste Mahnung 20 bis 30 Tage nach Fälligkeit
- Zweite Mahnung 40 bis 50 Tage nach Fälligkeit
- Dritte Mahnung 60 Tage nach Fälligkeit
- Gerichtliches Mahnverfahren 80 Tage nach Fälligkeit
- Was ist mit Mahngebühr und Verzugszins?
- Was ist im Austausch mit dem Schuldner (Kunden) zu beachten?
- Was passiert beim gerichtlichen Mahnverfahren?
- Formulierungen für einzelne Mahnstufen: Zahlungserinnerung und Mahnung
- 4 Vorlagen im Praxisteil
Mahnprozess beginnt mit der Rechnungsstellung
Unmittelbar mit der Rechnungsstellung müssen die einzelnen Schritte und Eskalationsstufen des Mahnwesens starten. Wichtig ist, schon bei der Auftragsvergabe und beim Abschluss von Kaufverträgen folgende Punkte eindeutig festzulegen.
Hinweis: Die einzelnen Maßnahmen und Vereinbarungen müssen Sie gegebenenfalls an Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und die üblichen Bedingungen in Ihrer Branche anpassen.
Grund der Rechnungsstellung festlegen
Bereits mit der Annahme des Auftrags legen Sie gemeinsam mit dem Kunden fest:
- Was muss erfüllt sein, damit Sie Ihre Rechnung schreiben können?
- Welches Ereignis löst die Rechnungsstellung aus?
Der Tag der Rechnungsstellung (Datum auf der Rechnung) kann an ein im Vertrag benanntes Ereignis oder einen Meilenstein geknüpft werden. Zum Beispiel:
- die Lieferung eines Produkts
- der Tag einer Präsentation
- die Abgabe eines Berichts
- die Durchführung eines Workshops
- der Download einer Datei
Lassen Sie sich diese Leistung immer vom Kunden mit der Auftragsvergabe und beim Kaufabschluss schriftlich bestätigen.
Nutzen Sie dafür ein Abnahmeformular oder erstellen Sie ein Protokoll. Bei elektronischen Produkten kann dies durch eine aktive Einwilligungserklärung des Kunden (Häkchen setzen) und durch Log-Files dokumentiert werden. Dann müssen die automatischen Verarbeitungsprozesse dokumentiert sein.
