ChatGPT für die Dokumentation in ExcelWissen übergeben und Excel-Dateien teamfähig machen
Das Problem: Jetzt sollen andere die Excel-Datei übernehmen
Viele Excel-Dateien funktionieren zuverlässig, solange eine bestimmte Person verfügbar ist. Doch in der Praxis passiert dies:
- Ein Kollege ist im Urlaub oder verlässt das Unternehmen.
- Eine Datei muss kurzfristig von jemand anderem übernommen werden.
- Anpassungen werden vermieden, „weil niemand genau weiß, wie alles zusammenhängt“.
- Verantwortung liegt implizit bei Einzelnen.
Die Datei ist technisch korrekt, aber organisatorisch fragil. Das eigentliche Risiko ist nicht Excel, sondern fehlende Übergabefähigkeit.
Der passende Prompt (Beispiel)
Nutzen Sie die KI, um eine Excel-Anwendung sicher an Kolleginnen und Kollegen oder auch an Kunden zu übergeben. Der entscheidende Perspektivwechsel dabei lautet: Nicht fragen, wie die Datei funktioniert – sondern wie sie sicher übergeben werden kann.
Ein sinnvoller Prompt wäre zum Beispiel:
„Ich möchte eine Excel-Datei so vorbereiten, dass sie problemlos von anderen übernommen werden kann. Bitte hilf mir, eine strukturierte Übergabe zu entwickeln:
– notwendige Erklärungen
– relevante Dokumentationen
– typische Stolperstellen
– Empfehlungen für neue Nutzer.“
Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf die Übergabe und nicht die Nutzung einer Excel-Datei. Es geht um Sicherheit statt um Individualwissen.
