Projektplanungs-Tool mit Plan-Ist-Vergleich für die Projektkosten

Dieses Excel-Tool entspricht dem Tool für die integrierte Projektplanung (Artikel-Nummer 99.219.01), ist aber um weitere Tabellen und Berichte ergänzt für den Soll-Ist-Vergleich der Projektkosten. Dadurch eignet sich dieses Excel-Tool für die Projektplanung und die Projektsteuerung.

Folgende Planungsschritte sind dafür in diesem Tool abgedeckt:

Aufgaben und Projektstruktur planen

• Legen Sie die Bezeichnungen und Kategorien fest für: verantwortliche Personen, Ressourcenart, Kostenart, Art Arbeitspaket etc.
• Erstellen Sie Ihren Projektstrukturplan mit Aufgaben (Teilarbeitspaketen), Arbeitspaketen, Projektphasen, Meilensteinen etc. und legen Sie Verantwortliche fest.

Ressourcen planen

• Legen Sie fest, welche Partner (Abteilungen, Lieferanten, Partner etc.) und Personen beteiligt sind und welche Ressourcen diese einbringen.
• Legen Sie fest, mit welchen Kostensätzen Sie für einzelne Ressourcen, Personal, Sachmittel, Reisen etc. in Ihrem Projekt kalkulieren und wie sich diese im Projektverlauf ändern.

Termine planen und Gantt-Zeitplan erstellen

• Legen Sie hier die Feiertage für die Zeitplanung fest.
• Planen Sie, welche Aufgabe und Arbeitspakete in welchem Zeitraum erledigt werden. Erstellen Sie einen Terminplan in der Form eines Balkenplans / Gantt-Diagramms.

Kosten planen

• Planen Sie den Ressourcenbedarf (Personal, Sachmittel, Reisen etc.) für die einzelnen Arbeitspakete in Ihrem Arbeitsplan.
• Mit dem Report erhalten Sie eine Übersicht über Kosten für: Arbeitspakete (AP), Partner, Kostenart. Im "Report Jahre" als Jahresübersicht, im "Report Monate" als Monatsübersicht.

Istkosten erfassen

• Erfassen Sie für einzelne Arbeitspakete und Ressourcen die tatsächlich angefallenen Aufwendungen.
• Daraus werden mit den hinterlegten Kostensätzen die Istkosten für einzelne Arbeitspakete und Ressourcen pro Monat berechnet.

Soll-Ist-Vergleich durchführen

• In Berichten und Tabellen werden sowohl die Plankosten als auch die Istkosten dargestellt pro Monat und pro Jahr.
• In einer weiteren Tabelle werden daraus die Abweichungen ermittelt, insbesondere die Arbeitspakete, bei denen die Istkosten die Plankosten übersteigen.
• Mit Filtern können Sie zusätzlich erkennen, durch welche Ressourcen die Abweichungen begründet sind, welche Kostenarten dies betrifft.

Mit dieser Excel-Vorlage können Sie Projekte mit einer maximalen Dauer von 3 Jahren, also 36 Monate, planen. Mit den Reports zur Kostenanalyse ermitteln Sie den Aufwand für einzelne Ressourcen, für Partner und Fachabteilungen, für einzelne Arbeitspakete oder Projektphasen und für frei wählbare Zeiträume. So erkennen Sie, wann Sie welches Projektbudget für welchen Zweck benötigen und wann die Plankosten und Istkosten voneinander abweichen. Diese Information nutzen Sie für die Projektsteuerung und für Maßnahmen zur Anpassung im Projekt.