AnrufbeantworterAnsagen für die geschäftliche Abwesenheitsnotiz

Tipps für die Abwesenheitsnotiz auf dem Anrufbeantworter inklusive Beispiel-Formulierungen.

Auch eine Abwesenheitsnotiz auf dem Anrufbeantworter hat Einfluss auf das Image Ihres Unternehmens, das selbst dann übermittelt wird, wenn die entsprechende Mitarbeiterin beziehungsweise der entsprechende Mitarbeiter telefonisch nicht erreichbar ist.

Ansagetext notieren

Bevor Sie Ihre Ansage auf dem Anrufbeantworter aufnehmen, schreiben Sie sie auf. Das hilft Ihnen beim Aufsprechen der Abwesenheitsnotiz.

Damit Ihre Ansage überzeugend wirkt, sollten Sie folgende Tipps beachten:

  • Richten Sie sich vor dem Aufsprechen des Ansagetextes auf, dann hat Ihre Stimme mehr Volumen.
  • Lächeln Sie, denn das verleiht Ihrer Stimme einen freundlichen Ton.
  • Sprechen Sie langsam und deutlich, damit Sie vom Anrufer gut verstanden werden.

Maximal zwei oder drei Sätze formulieren

Die relevanten Informationen einer Abwesenheitsnotiz passen in zwei oder drei Sätze. Außerdem können sich die Anrufer die Informationen bei solchen kurzen Ansagen besser merken.

Der Anrufbeantworter ist Ihr Stellvertreter. Hört der Anrufer eine sympathische Ansage, überträgt er diesen Eindruck automatisch auf Ihr Unternehmen.

Vier Bestandteile der Abwesenheitsnotiz

Wie bei der E-Mail-Abwesenheitsnotiz besteht auch die Ansage für den Anrufbeantworter aus vier Grundelementen:

  • Begrüßung
  • Freundlicher Einstieg
  • Informationen zum Zeitraum
  • Abschiedsformel

Die Begrüßungsformel gibt dem Anrufer überdies Zeit, sich auf die Inhalte der Ansage vorzubereiten. Die Abwesenheitsnotiz auf dem Anrufbeantworter sollte in jedem Fall den Namen der Firma nennen, die angerufen wird. Denn Anrufer möchten sichergehen, dass sie sich nicht verwählt haben.

Slogan des Unternehmens aufsprechen

Wenn Ihr Unternehmen über einen Slogan beziehungsweise einen Claim verfügt, sollten Sie diesen in die Ansage auf den Anrufbeantworter aufnehmen. Das unterstreicht die Positionierung Ihrer Firma.

Unnötige Angaben vermeiden

Formulierungen wie „Unser Büro ist zurzeit leider nicht besetzt“ klingen nach einer Entschuldigung für Ihre Abwesenheit. Darauf sollten Sie verzichten. Teilen Sie dem Anrufer stattdessen mit, wann er wieder mit Ihnen rechnen kann.

Auch Floskeln wie „Dies ist der automatische Anrufbeantworter von...“ oder „Ich bin zurzeit nicht im Büro...“ sind überflüssig, denn das ist ja offensichtlich, wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen.

Beispiel-Formulierungen für eine Abwesenheitsnotiz

Guten Tag, Sie haben die Nummer von [Vorname, Name] bei [Unternehmen] gewählt. [ggf. Slogan.] Vom [Tag.Monat] bis zum [Tag. Monat] bin ich nicht im Haus. In dieser Zeit hilft Ihnen mein/e Kollege/in, Frau/Herr [Name] gerne weiter. Sie erreichen sie/ihn unter der Telefonnummer [Telefonnummer]. Vielen Dank.

Guten Tag, Sie haben die Nummer der/des/von [Unternehmen] gewählt. [ggf. Slogan.] Sie erreichen uns [Wochentag] bis [Wochentag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Gerne können Sie uns eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer hinterlassen. Wir melden uns dann bei Ihnen. Vielen Dank und einen schönen Tag.

Guten Tag, Sie haben die Nummer der/des/von [Unternehmen] gewählt. [ggf. Slogan.] Unser Büro ist bis zum [Tag. Monat] geschlossen. Sie können uns jedoch gerne eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer hinterlassen. Ab dem [Tag. Monat] sind wir zurück und melden uns bei Ihnen. Vielen Dank und einen schönen Tag [alternativ: frohe Festtage].

Kreative Ansagen verwenden

In kreativen Branchen, wie zum Beispiel im Agenturbereich, darf die Begrüßung auf dem Anrufbeantworter durchaus etwas lockerer formuliert sein. Etwa so: „Schön, dass Sie anrufen. Schade, dass wir nicht da sind.“ Oder: „Herzlich Willkommen in der Leitung von [Unternehmen]. [Claim].“

Dazu im Management-Handbuch

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