AnrufbeantworterAnsagen für die geschäftliche Abwesenheitsnotiz

Tipps und Beispiele für Ansagen auf dem Anrufbeantworter und der Mailbox.

Der Anrufbeantworter ist Ihr Stellvertreter. Hört der Anrufer eine sympathische und hilfreiche Ansage, überträgt er diesen Eindruck automatisch auf Ihr Unternehmen. Es lohnt sich also, sich bei der Ansage des Anrufbeantworters und der Mailbox etwas Mühe zu geben.

Bestandteile der Ansage

Die Ansage für den Anrufbeantworter besteht aus vier Elementen:

  • Begrüßung
  • Nennung des Angerufenen
  • Informationen zum Zeitraum
  • Abschiedsformel

Die Begrüßungsformel gibt dem Anrufer Zeit, sich auf die Inhalte der Ansage vorzubereiten. Die Ansage sollte in jedem Fall den Namen des angerufenen Unternehmens oder Mitarbeiters nennen. Denn der Anrufer möchte sichergehen, dass er sich nicht verwählt hat. Hat Ihr Unternehmen einen Slogan oder Claim, können Sie ihn in die Ansage aufnehmen. Das unterstreicht die Positionierung Ihrer Firma.

Die relevanten Informationen zum Zeitraum der Abwesenheit passen in zwei oder drei Sätze. Anrufer können sich die Informationen bei kurzen Ansagen besser merken.

Unnötige Angaben weglassen

Formulierungen wie „Unser Büro ist zurzeit leider nicht besetzt“ klingen nach einer Entschuldigung für Ihre Abwesenheit. Darauf sollten Sie verzichten. Teilen Sie dem Anrufer stattdessen mit, wann er wieder mit Ihnen rechnen kann.

Auch Floskeln wie „Dies ist der automatische Anrufbeantworter von...“ oder „Ich bin zurzeit nicht im Büro...“ sind überflüssig, denn das ist ja offensichtlich, wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen.

Kreativität erlaubt

In kreativen Branchen darf die Begrüßung auf dem Anrufbeantworter durchaus etwas lockerer formuliert sein. Etwa so: „Schön, dass Sie anrufen. Schade, dass wir nicht da sind.“ Oder: „Herzlich Willkommen in der Leitung von [Unternehmen]. [Claim].“

Ansagetext aufsprechen

Schreiben Sie den Text Ihrer Ansage auf, bevor Sie den Text auf dem Anrufbeantworter oder der Mailbox aufnehmen. Das hilft Ihnen beim Aufsprechen der Abwesenheitsnotiz. Beim Aufsprechen sollten Sie folgende Tipps beachten:

  • Sprechen Sie im Stehen, dann hat Ihre Stimme mehr Volumen.
  • Lächeln Sie, denn das verleiht Ihrer Stimme einen freundlichen Ton.
  • Sprechen Sie langsam und deutlich, damit Sie vom Anrufer gut verstanden werden.

Beispiel: Ansage für die Zeit außerhalb der üblichen Bürozeiten

Guten Tag,

Sie haben die Nummer der/des/von [Unternehmen] gewählt. [ggf. Slogan.]

Sie erreichen uns [Wochentag] bis [Wochentag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Gerne können Sie uns eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer hinterlassen. Wir melden uns dann bei Ihnen.

Vielen Dank und einen schönen Tag.

Beispiel: Ansage für ein Unternehmen während der Betriebsferien

Guten Tag,

Sie haben die Nummer der/des/von [Unternehmen] gewählt. [ggf. Slogan.]

Unser Büro ist bis zum [Tag. Monat] geschlossen. Sie können uns jedoch gerne eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer hinterlassen. Ab dem [Tag. Monat] sind wir zurück und melden uns bei Ihnen.

Vielen Dank und einen schönen Tag [alternativ: frohe Festtage].

Beispiel: Ansage eines Mitarbeiters für die Mailbox

Guten Tag,

Sie haben die Nummer von [Vorname, Name] bei [Unternehmen] gewählt. [ggf. Slogan.]

Vom [Tag. Monat] bis zum [Tag. Monat] bin ich nicht im Haus. In dieser Zeit hilft Ihnen mein/e Kollege/in, Frau/Herr [Name] gerne weiter. Sie erreichen sie/ihn unter der Telefonnummer [Telefonnummer].

Vielen Dank.

Dazu im Management-Handbuch

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