ControllingArbeitsproduktivität berechnen und optimieren

Die Arbeitsproduktivität ist dann wichtig, wenn sie im zeitlichen Verlauf verglichen werden soll oder dem Benchmarking dient. Es werden Fragen beantwortet, wie:

• Ist die Arbeitsproduktivität in unserem Unternehmen branchentypisch?
• Sind wir besser als andere Unternehmen aus unserer Branche? Oder schlechter?
• War unsere Arbeitsproduktivität früher besser oder schlechter als heute?
• Wie wirken sich bereits ergriffene Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsproduktivität aus?

Berechnen Sie die Arbeitsproduktivität regelmäßig (monatlich oder quartalsweise), um Veränderungen frühzeitig zu erkennen. Stellen Sie Veränderungen fest, suchen Sie nach Ursachen. Fragen dazu könnten zum Beispiel sein:

• Führen die neuen Maschinen zu höherer Stückzahl und besserer Qualität – und somit zu einer höheren Produktivität?
• Wie verändert sich die Produktivität der Mitarbeitenden mit der Einführung neuer Arbeitszeitmodelle?

Erkennen Sie solche oder ähnliche Effekte, können Sie deren Ursachen aus der Welt schaffen, verändern, verstärken oder wiederholen – je nachdem, ob die Auswirkungen positiv oder negativ sind. Letztlich streben alle Unternehmen nach einer möglichst hohen Arbeitsproduktivität, weil das den wirtschaftlichen Erfolg verbessert: mehr Leistung und/oder weniger Kosten.

Die Personalintensität zeigt, wie stark ein Unternehmen von seinen Mitarbeitenden abhängt, um seine Ziele zu erreichen. Eine hohe Personalintensität bedeutet, dass ein großer Teil der Kosten für Löhne und Gehälter aufgewendet wird. Die Ressource „Personal“ spielt für das Unternehmen und das Geschäftsmodell eine große Rolle.

Eine niedrigere Personalintensität zeigt Effizienz und Skalierbarkeit, da weniger Mitarbeitende für mehr Umsatz sorgen können. Sie deutet auf einen hohen Automatisierungsgrad oder eine geringe Fertigungstiefe hin.

Die Beziehung zwischen Personalintensität und Arbeitsproduktivität wird anhand zweier Beispiele deutlich:

• Ein Unternehmen mit hoher Personalintensität kann eine niedrige Arbeitsproduktivität aufweisen, wenn die Arbeitsprozesse ineffizient sind oder die Mitarbeitenden nicht optimal eingesetzt werden.
• Ein Unternehmen mit niedriger Personalintensität kann eine hohe Arbeitsproduktivität haben, wenn es in der Lage ist, mit weniger Mitarbeitern mehr Output zu erzeugen, beispielsweise durch Automatisierung oder innovative Geschäftsmodelle.

Sowohl die Personalintensität als auch die Arbeitsproduktivität können wichtige Einblicke in die Kostenstruktur des Unternehmens, das Lohnniveau, die Prozesseffizienz oder die strategische Ausrichtung eines Unternehmens bieten.

Ein optimaler Ansatz besteht oft darin, die richtige Balance zwischen Personalintensität und Arbeitsproduktivität zu finden. Dies könnte bedeuten, in Technologie und Schulung zu investieren, um die Produktivität zu steigern, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Personalressourcen angemessen auf die Aufgaben und Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind.

Manche Unternehmen nutzen die Kennzahlen zur Arbeitsproduktivität, um die Leistung der Mitarbeitenden zu bewerten und zu vergleichen. Die Zahlen dienen als Druckmittel oder als Begründung für Personalabbau.

Das ist fatal, weil die Arbeitsproduktivität vorwiegend von der Effizienz und dem Entwicklungsstand des Unternehmens abhängt und weniger von einzelnen Mitarbeitenden.

Wurden zum Beispiel Prozesse optimiert, mehr Arbeitsschritte automatisiert oder neue Maschinen angeschafft, wirkt sich das positiv auf die Arbeitsproduktivität aus – aber nicht, weil die Mitarbeitenden schneller oder besser arbeiten. Umgekehrt besteht dieser Zusammenhang genauso.

Die Arbeitsproduktivität zu messen, ergibt außerdem keinen Sinn, wenn es sich um kreative Arbeit handelt. Hier kann die echte Produktivität nicht erfasst werden, weil sie sich zum Beispiel in einem gesteigerten Umsatz, mehr Gewinn oder gestiegenen Kundenzahlen durch verbessertes Marketing, hochwertigere Texte oder ansprechendere Produktverpackungen zeigt.

Die Arbeitsproduktivität zu berechnen, bietet sich vor allem für Branchen und Unternehmen an, in denen die Zahl an hergestellten Produkten oder die Zahl an erbrachten Dienstleistungen gemessen und diese direkt mit der Mitarbeiteranzahl und den geleisteten Stunden zusammenhängen.

Das ist zum Beispiel in den folgenden Bereichen gegeben:

• Fertigung und Montage von Produkten
• Paketzustellung
• Bearbeitung von Ackerfläche oder Versorgung von Tieren in der Landwirtschaft
• Bedienung von Fläche im Handel
• Betreuung von Gästen in Hotellerie und Tourismus
• Pflege von Patienten im Gesundheitswesen

Hängen die Arbeitsergebnisse in erster Linie von der persönlichen Arbeitsleistung (Prozess-Output) pro Zeit ab, ist die Berechnung die Arbeitsproduktivität als Kennzahl sinnvoll. Ist ein Prozesse weitgehend automatisiert, besitzen Arbeitsleistung und Arbeitsproduktivität weniger Aussagekraft.

Mit der folgenden Formel berechnen Sie die Arbeitsproduktivität:

Arbeitsproduktivität = Arbeitsergebnis ÷ Arbeitsaufwand

Den Arbeitsaufwand nennt man Input, er wird in Zeit (zum Beispiel: Stunden, Tage) oder als Zahl an Mitarbeitenden angegeben. Das Arbeitsergebnis nennt man Output, er wird in Zahlen angegeben (zum Beispiel: hergestellte Stückzahl, erstellte Grafiken, durchgeführte Kundenberatungen).

Die Arbeitsproduktivität wird je nach Branche und Tätigkeit mit anderen Größen gemessen. Geht es zum Beispiel um die Arbeit in der Produktion, ist die Stückzahl relevant. Wird im Vertrieb gearbeitet, ist der Umsatz innerhalb eines Zeitraums ausschlaggebend.

Beispiel: Arbeitsproduktivität in der Dienstleistungsbranche

Ein Hotel betreibt einen Spa-Bereich, in dem Rückenmassagen angeboten werden, die im Preis für die Übernachtungen enthalten sind.

Fünf Spa-Mitarbeiter behandeln in einer Woche insgesamt 250 Kundinnen und Kunden. Die Mitarbeitenden arbeiten in Summe pro Woche 200 Stunden (5 × 40 Stunden).

Berechnung der Arbeitsproduktivität:
250 Behandlungen pro Woche ÷ 200 Stunden pro Woche = 1,25 Behandlungen pro Stunde
oder: 250 Behandlungen pro Woche ÷ 5 Beschäftigte = 50 Behandlungen pro Person und Woche

Es werden durchschnittlich 1,25 Behandlungen pro Arbeitsstunde durchgeführt. Das Hotel kann diesen Werten mit zukünftigen Werten vergleichen, um eventuelle Veränderungen zu erkennen.

Beispiel: Arbeitsproduktivität im Vertrieb

Drei Mitarbeitende im Callcenter erwirtschaften innerhalb von 40 Arbeitstagen einen Umsatz von 85.000 EUR.

Der Arbeitseinsatz beträgt 120 Arbeitstage (3 Mitarbeitende × 40 Arbeitstage)

Berechnung der Arbeitsproduktivität:
85.000 EUR ÷ 120 Arbeitstage = 708 EUR pro Arbeitstag

Die Arbeitsproduktivität des Callcenter-Teams liegt somit bei 708 EUR am Tag.

Das Unternehmen kann Maßnahmen ergreifen, um die Produktivität zu erhöhen. Ob die Maßnahmen zu einer Verbesserung führen, lässt sich anhand eines Vergleichs feststellen: Die Arbeitsproduktivität des Callcenter-Teams zum Zeitpunkt X wird verglichen mit der Arbeitsproduktivität zum Zeitpunkt Y nach einer Verkaufsschulung.

Neben der Produktivität sind Qualität, Innovation und Flexibilität wichtig, um sich langfristig am Markt behaupten zu können. Trotzdem sollten Sie prüfen, ob sich die Arbeitsproduktivität in Ihrem Unternehmen steigern lässt. Hier einige Anregungen:

• Zeitmanagement verbessern: Schulen Sie Mitarbeitende in Zeitmanagement-Techniken, um Ablenkungen zu minimieren und Prioritäten besser zu setzen.
• Anreize schaffen: Etablieren Sie finanzielle Prämien oder Boni, die an ein Team ausbezahlt werden, wenn eine bestimmte Arbeitsleistung erreicht wird.
• Prozesse optimieren: Analysieren und verbessern Sie interne Prozesse; überprüfen Sie die Prozesse regelmäßig.
• Flexibilität bieten: Ermöglichen Sie flexible Arbeitszeiten und Optionen für Homeoffice, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern und deren Effizienz zu erhöhen.
• Produktion optimieren: Sorgen Sie für eine gleichmäßige Auslastung Ihrer Maschinen und Arbeitsplätze, indem Sie Leerlaufzeiten vermeiden.
• Prozesse automatisieren: Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden durch mehr Automatisierung, damit diese ihre Arbeitszeit für wichtige Aufgaben nutzen können.
• In Technik investieren: Nutzen Sie moderne Maschinen und neue Technologien, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Abläufe zu beschleunigen.
• Arbeitsproduktivität überwachen: Sammeln Sie Daten zur Produktivität und werten Sie diese laufend aus – anonym und somit datenschutzkonform. Auf diese Weise können Sie Veränderungen sofort erkennen und wenn nötig Maßnahmen einleiten.

Beachten Sie: Die Fokussierung auf ein einziges Ziel wie Arbeitsproduktivität kann auch zu Fehlsteuerungen führen. Wenn vom Callcenter-Team mehr Umsatz für mehr Arbeitsproduktivität erwartet wird, kann das dazu führen, dass sie Kunden zum Kauf überreden, diese aber anschließend von ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen. Auch Prämien und Boni haben einen Gewöhnungseffekt und verlieren schnell ihre Wirkung auf die Arbeitsleistung.