Personalcontrolling und PersonalkennzahlenKennzahlen für das Personalcontrolling
Personalkennzahlen festlegen
Die Kennzahlen, die im Personalcontrolling ermittelt und genutzt werden, muss jedes Unternehmen für sich selbst festlegen. Sie ergeben sich aus den Anforderungen und den Fragen, die Stakeholder an das Personalcontrolling haben. Wer Stakeholder sein kann und welche Fragen sie haben, ist im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels beschrieben.
Kennzahlen beschreiben mit dem Kennzahlenblatt
Werden für das Personalcontrolling Kennzahlen eingesetzt, dann sollte zu jeder Kennzahl ein Kennzahlenblatt erstellt werden. Dieses Datenblatt muss alle relevanten Merkmale der jeweiligen Kennzahl beinhalten, damit sie richtig ermittelt, gemessen, berechnet und verwendet werden kann.
Im Kennzahlenblatt sollte dargestellt werden:
- Bezeichnung der Kennzahl
- Verwendungszweck der Kennzahl
- Formel für die Ermittlung der Kennzahl
- Datenquelle
- Häufigkeit und Zeitpunkt der Erhebung
- Einsatzbereich der Kennzahl
- Verantwortliche für die Messung und Berechnung der Kennzahl
- mögliche Nutzer der Kennzahl
Im laufenden Betrieb muss sichergestellt werden, dass die Daten aktuell, die Messverfahren angemessen und der Aufwand der Erhebung tragbar sind. Einige, regelmäßig täglich, wöchentlich oder monatlich erhobenen Kennzahlen werden im Idealfall automatisch zusammengestellt, aufbereitet und weitergeleitet.
Andere Kennzahlen werden nach Bedarf ermittelt. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiterbefragungen, Ergebnisse aus Assessment-Centern, aus Mitarbeitergesprächen oder zu Zielvereinbarungen.
Personalstammdaten als Datengrundlage
Damit Kennzahlen ermittelt und berechnet werden können, braucht es eine Datengrundlage, die entsprechende Daten und Informationen beinhaltet und die ausgewertet werden kann. Für das Personalcontrolling sind das zunächst die Personalstammdaten. Darin wird insbesondere festgehalten:
- Name der Person
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Religionszugehörigkeit
- Staatsangehörigkeit
- besondere Merkmale (Behinderung etc.)
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- höchste Ausbildung
- besetzte Stelle
- Bereich oder Betrieb im Unternehmen
- vertraglich festgelegte Arbeitszeit
- Entgelt und Bestandteile
- erworbene Qualifizierungen und Zertifikate
- Krank von … bis …
- sonstige Abwesenheit: Art, von … bis …
- Austrittsgründe
Diese und gegebenenfalls weitere Daten zur jeweiligen Person können verknüpft werden mit anderen Stammdaten im Unternehmen; zum Beispiel mit Weiterbildungsangeboten, Stellenbeschreibungen, Schichtplänen, Urlaubsplänen, Arbeitszeiterfassung, Teams und Abteilungen etc.
In jedem Fall muss das Personalcontrolling bei der Auswertung der Daten streng auf die besonderen Bestimmungen zum Datenschutz achten. Deshalb werden entsprechende Analysen meistens anonymisiert durchgeführt.
Kennzahlen-Cockpit für das Personalcontrolling
Einige Unternehmen stellen sich ein individuelles Personalkennzahlen- oder HR-Cockpit zusammen. Durch entsprechende Software unterstützt werden die wichtigen Personalkennzahlen erhoben, aufbereitet und für die jeweilige Zielgruppe zugänglich gemacht. Die Darstellung erfolgt möglichst so, dass die Nutzer auf einen Blick alle Personalkennzahlen sehen können. Dabei sind alle Kennzahlen immer auf dem aktuellen Stand. Verantwortlich dafür ist das Personalcontrolling.
Um die Kennzahlen in einem HR-Cockpit zu systematisieren, bietet sich das Modell der Balanced Scorecard (BSC) an. In Anlehnung an die vier Perspektiven der BSC lassen sich für das Personalmanagement (HR) spezifische Kennzahlen zusammenstellen. Zum Beispiel:
- Finanzperspektive – wirtschaftlicher Personaleinsatz: Kennzahlen, die Kosten und Aufwände für Personal beschreiben.
- Kundenperspektive – Mitarbeiter: Kennzahlen, die Zufriedenheit, Stimmung, Motivation oder Engagement der Mitarbeiter beschreiben.
- Prozessperspektive: Kennzahlen, die die Dauer oder Qualität von Abläufen im Personalmanagement beschreiben.
- Perspektive Lernen und Entwicklung: Kennzahlen, die Kompetenzen, Weiterbildung oder Veränderungsbereitschaft in der Belegschaft beschreiben.
Wichtig dabei ist, dass im Rahmen der Personal-BSC unterschieden wird zwischen Kennzahlen, die vergangene Leistungen beschreiben (Spätindikatoren) und solchen, die vor riskanten Entwicklungen in der Zukunft warnen (Frühindikatoren).
Warum ein Kennzahlen-Review notwendig ist
Kennzahlensysteme sind veränderbar. Denn sie sollen Antworten auf wichtige Fragen im Unternehmen geben. Diese Fragen ändern sich mit den strategischen Stoßrichtungen, mit neuen Projekten, mit einem anderen Umfeld, mit der Lebensphase und mit den Aufgaben, die der einzelne Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin erfüllen muss.
Kennzahlen werden oft mit großem Aufwand erhoben, manche aber gar nicht genutzt. Deshalb sollten alle Kennzahlen, auch die im Rahmen des Personalcontrollings, in regelmäßigen Abständen daraufhin überprüft werden, ob sie die Anforderungen des Adressaten noch erfüllen. Solche Kennzahlen-Reviews sollten fest im Controlling verankert sein.
Beispiel für ein Personalkennzahlenblatt
Die folgende Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für ein Kennzahlenblatt für die Personalkennzahl Personalkostenproduktivität. Sie sehen, welche Daten in diesem Fall erhoben werden und welche Bedeutung diese haben. So können Sie für Ihr Kennzahlensystem und die einzelnen Kennzahlen eine übersichtliche Zusammenfassung erstellen.
Personalkennzahlen für die unterschiedlichen Stakeholder und Anwender auswählen
Klären Sie mit Ihren Stakeholdern, welche Kennzahlen für das Personalcontrolling in Ihrem Unternehmen benötigt werden. Stimmen Sie dabei für die einzelnen Anforderungen und Fragestellungen ab:
- Welche Frage soll beantwortet werden?
- Welche Kennzahl gibt dazu eine gute Antwort?
- Wie wird die Kennzahl berechnet?
- Welche Daten müssen erhoben oder gemessen werden, um die Kennzahl zu berechnen?
- Wie oft müssen diese Daten erhoben werden?
- Über welchen Zeitraum soll die Kennzahl ermittelt werden?
- Für welchen Zeitraum soll eine Veränderung der Kennzahl dargestellt werden?
- Welche Erkenntnisse lassen sich aus der Kennzahl ableiten?
- Welche Vergleiche müssen dazu durchgeführt werden? Zeitvergleiche, Vergleich mit anderen Bereichen, Vergleich in der Branche oder mit Studienergebnissen?
- Welche Handlungsempfehlungen oder Aktivitäten lassen sich für die Kennzahl angeben, sobald ein Wert unter- oder überschritten wird?
- Wer ist insgesamt für die Ermittlung und Auswertung der Kennzahl sowie für die Aktivitäten verantwortlich?
Halten Sie zunächst in einer Liste fest, welche Kennzahlen im Personalcontrolling für die Zielgruppen und Nutzer zusammengestellt werden sollten. Orientieren Sie sich dazu auch der Liste der Kennzahlen in der folgenden Vorlage.
Kennzahlenblatt zusammenstellen
Erstellen Sie dann eine eigene Liste der benötigten Kennzahlen als Übersicht für das Personalcontrolling.
Beschreiben Sie alle Kennzahlen in einem Kennzahlenblatt. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.
Kennzahlen aufbereiten und visualisieren
Bereiten Sie die für Ihr Personalcontrolling und Ihre Personalberichterstattung relevanten Kennzahlen auf. Erfassen Sie dazu Kennzahlen und Werte in der folgenden Excel-Vorlage und visualisieren Sie den Verlauf. Vergleichen Sie Vergangenheitswerte, Ziele und Ist-Werte und machen Sie in den Diagrammen Abweichungen oder Veränderungen sichtbar.
Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie alle für Sie wichtigen Personalkennzahlen in einem Kennzahlen-Dashboard darstellen:
- Sie definieren, welche Kennzahlen für Sie wichtig sind.
- Sie legen Soll- oder Planwerte für die jeweilige Kennzahl fest (entspricht dem grünen Bereich).
- Sie definieren einen Toleranzbereiche (gelber Bereich).
- Daraus ergibt sich für die Kennzahl der kritische Bereich; er wird rot markiert.
Im Dashboard können Sie mit der Excel-Filterfunktion den Verlauf von (bis zu drei) ausgewählten Kennzahlen erkennen und ermitteln, an welchem Tag (Datum) welche Kennzahlen in welchem der drei Bereiche (grün, gelb, rot) waren.
Im folgenden Abschnitt finden Sie Beispiele, welche Kennzahlen in einem Dashboard für Personalkennzahlen oder einem HR-Cockpit zusammengestellt werden können und wie diese Übersicht aussehen kann.