BewerbungFreundliche Absagen an Bewerber – Beispiele und Tipps

Standardformulierungen in Absagen werden häufig negativ aufgefasst. So wird die Formulierung, die „Absage nicht als Kritik an der eigenen Person“ zu verstehen, aufgrund der ungeschickten Formulierung als Kritik verstanden. Auch in Negationen verpackte Aussagen bewirken meist das Gegenteil. So lösen gut gemeinte Aufmunterungen wie „nicht den Kopf hängen zu lassen“ oder „nicht frustriert zu sein“ negative Gefühle beim Bewerber aus.

Ein respektvoller Umgang mit Bewerbern ist wichtig. Wer Absagen wertschätzend und persönlich formuliert, hinterlässt beim abgelehnten Bewerber einen positiven Eindruck. Die Bewerber werden das Unternehmen trotz Absage weiterempfehlen und sich möglicherweise erneut auf eine Position bewerben.

Bereits im einleitenden Satz der Absage können Personaler echte Anteilnahme auf kreative Weise kommunizieren. In jedem Fall sollten sich Unternehmen an dieser Stelle für die Bewerbung bedanken und auch auf die Zeit und Mühe zurückkommen, die in die Bewerbung investiert wurden.

„Ihr außergewöhnliches Profil könnte zu uns passen. Könnte. Denn im Augenblick ist im Bereich XY, auf den Sie sich bewerben, leider keine Stelle vakant. Sie lesen richtig: im Augenblick. Das heißt, das wird sicher nicht so bleiben. Unser Unternehmen wächst weiter.“

„Vorweg ein ganz großes Kompliment: Ihre Bewerbung und die Art Ihrer Bewerbung sind wirklich beeindruckend. Wir finden das ganz toll. Behalten Sie sich diese Form bei, damit heben Sie sich sehr von der Masse ab.“

„Wir waren beeindruckt von Ihnen und Ihren Qualifikationen – Sie waren in unserer engsten Auswahl.“

Spürt der Bewerber einen individuellen Bezug zu vorausgegangenen Kontakten oder seinen Referenzen, wird das Auswahlverfahren erläutert oder gar die Entscheidung begründet, dann kann er die Absage nachvollziehen und gewinnt die Möglichkeit, sich für die Zukunft besser aufzustellen.

„Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben. In diesem Fall war Ihr Mitbewerber Ihnen einen kleinen Schritt voraus.“

„Sie denken, dass Sie gut zu uns passen könnten – auch wir sind dieser Meinung. Jedoch sind die Mitarbeiter bei XY genauso zufrieden wie unsere Kunden, daher gibt es zurzeit leider keine freie Position, in der Sie Ihre Fähigkeiten einbringen könnten.“

„Letztlich war es eine speziell für diese Aufgabe relevante Erfahrung, die uns einen Ihrer Mitbewerber als den geeigneteren scheinen ließ.“

Fehlt eine Begründung in der Absage, gibt das Raum für Spekulationen und Frustration. Wird sie hingegen konkret begründet, kann der Bewerber die Absage nachvollziehen. Möglicherweise kann er die Absage auch auf den zweiten Blick als wertvolle Hilfe verstehen, die es ihm erlaubt, künftig erfolgreicher zu sein.

Wenn Unternehmen einen Ansprechpartner nennen oder glaubwürdig den Wunsch vortragen, den Kontakt weiter zu pflegen, vermittelt das dem Bewerber das Gefühl, ein zukünftiger Kontakt sei erwünscht. Das Unternehmen hält sich alle Türen für einen Dialog offen.

„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.“

„Sollten Sie wieder einmal eine für Sie interessante Position in unserer Organisation entdecken, zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben.“

„Wir hoffen, dass Sie uns in positiver Erinnerung behalten. Unsererseits schließen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus.“

Motivierende Formulierungen am Ende des Absageschreibens prägen sich ein und bestätigen den Bewerber auf seinem Weg. Auch „Kleinigkeiten“ wie die Floskel „Herzliche Grüße“ anstatt des üblichen „Mit freundlichen Grüßen“ wirken in die richtige Richtung.

„Wir wünschen Ihnen weiterhin einen ausgezeichneten Karriereweg.“

„Bei Ihrer weiteren Suche wünschen wir Ihnen mehr Erfolg und auch die Portion Glück, die manchmal nötig ist.“

„Wir sind uns sicher, dass Sie bald einen anderen Arbeitgeber von sich überzeugen werden.“

Wenn Unternehmen aus Gleichgültigkeit, Zeitdruck oder wegen rechtlicher Gründe beim Schreiben von Absagen Standardformulierungen wählen, beeinträchtigen sie mitunter nicht nur die Beziehung zum Bewerber.

Standardabsagen bergen auch das Risiko, dass sich Bewerber künftig bei jenen Unternehmen nicht mehr bewerben werden. Daher lohnt sich der Aufwand eines wertschätzenden Absageschreibens.