ProzessoptimierungDurchlaufzeit verkürzen – Maßnahmen an Beispielen erklärt

Neben Kosten und Qualität ist der Faktor Zeit entscheidend für Prozesse im Unternehmen. Eine wichtige Kennzahl zur Messung von Prozesszeiten innerhalb eines Unternehmens ist die Durchlaufzeit (DLZ).

Die Durchlaufzeit umfasst den Zeitraum, den das Unternehmen benötigt, um einen Auftrag auszuführen. Sie beginnt meist mit der Freigabe zum Start des ersten Arbeitsvorgangs und endet mit dem Abschluss des letzten Arbeitsvorgangs. Im weiteren Sinn kann die Durchlaufzeit auch die Zeit von der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Ablieferung des bestellten Produkts beim Kunden bedeuten.

Die Kennzahl Durchlaufzeit wird nicht nur zur Prozessoptimierung verwendet. Schon bei der Produktplanung, bei der technischen Prozessplanung, bei der Gestaltung der Organisationsstrukturen und der Zuweisung von Verantwortlichkeiten spielt eine möglichst kurze Durchlaufzeit eine wichtige Rolle.

Unterteilung in Wartezeit und Bearbeitungszeit

Materialien oder Teile durchlaufen einen Produktionsprozess, bis aus ihnen ein fertiges Produkt für Kunden wird. Dabei lässt sich erkennen: Zu bestimmten Zeiten wird etwas bearbeitet, zu anderen Zeiten liegen die Teile oder halbfertigen Produkte herum und warten. Entsprechend wird die Durchlaufzeit in Bearbeitungszeit und Wartezeit unterteilt.

Der Teil der Durchlaufzeit, in dem wirklich etwas mit den Materialien oder Teilen geschieht, ist die Bearbeitungszeit. Hier erfolgt die eigentliche Wertschöpfung. Das Material wird gemischt, geformt, erhitzt, veredelt und Teile werden zusammengefügt, montiert und als Produkte verpackt.

Während der Wartezeit erfolgt keine Wertschöpfung. Die Materialien, Teile oder Produkte liegen nur da oder werden transportiert. Zur Wartezeit gehören deshalb die Transportzeit, die Lagerzeit und die Liegezeit. Außerdem kann es unvorhergesehene weitere unproduktive Zusatzzeiten geben, in denen aufgrund von Störungen oder Fehlplanung nichts bearbeitet wird.

Die Bearbeitungszeit ist in der Summe meist kürzer als die Wartezeit. Das heißt: Das Produkt wird gar nicht laufend bearbeitet, sondern es „wartet“ häufig nur, bis der nächste Produktionsschritt durchgeführt wird. Deshalb ist es wichtig, dass die Prozesse optimal aufeinander abgestimmt werden und möglichst nahtlos ineinander greifen.

Die Durchlaufzeit ist die Summe aus Wartezeit und Bearbeitungszeit von dem Moment an, in welchem das Produkt den aktuellen Prozess erreicht bis zum Übergang in den nächsten Prozess.

Die Durchlaufzeit wirkt sich direkt auf Produktivität, die Wirtschaftlichkeit und Kundenzufriedenheit aus. Eine kurze Durchlaufzeit ermöglicht Unternehmen, Aufträge schnell zu erledigen und Produkte oder Dienstleistungen zeitnah zu liefern. Dies führt zu einer verbesserten Reaktionsfähigkeit bei geänderten Marktanforderungen und bietet somit einen Wettbewerbsvorteil.

Eine kurze Durchlaufzeit sorgt außerdem für geringere Kosten. Durch die Reduzierung und Vermeidung von Wartezeiten, Engpässen und unnötigen Schritten im Prozess können Unternehmen Ressourcen effizienter nutzen. Produktionskapazitäten lassen sich besser auslasten und Lagerbestände reduzieren. Die Kapitalbindung wird geringer, die Kapitalkosten sinken.

Zudem können mit der Messung der Durchlaufzeit Probleme und Engpässe im Prozess schneller identifiziert werden. Dies erleichtert die kontinuierliche Verbesserung und ermöglicht es dem Unternehmen, Maßnahmen zur Optimierung der Abläufe einzuleiten.

Eine kurze Durchlaufzeit ist zusammengefasst entscheidend für:

• Kundenzufriedenheit
• Wettbewerbsfähigkeit
• Kostensenkung
• höhere Produktivität
• Prozessoptimierung

Um Prozesse zu optimieren und die Durchlaufzeit zu verringern, müssen ihre Bestandteile genauer unterteilt und analysiert werden. Die Bearbeitungszeit und die Wartezeit setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Dazu zählen:

• Transportzeit vom vorangegangenen Arbeitsvorgang
• Liegezeit vor der Bearbeitung
• Vorbereitung der Bearbeitung
• Bearbeitung mit echter Wertschöpfung
• Nachbereitung der Bearbeitung
• Liegezeit nach der Bearbeitung
• Transportzeit zum nächsten Arbeitsvorgang
• Lagerzeit oder Lagerungszeit: Zeit, in der sich Material, Teile oder Produkte in einem Lager befinden
• Zusatzzeit: Zeitlicher Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen (zum Beispiel wegen defekter Maschine)

Ein Unternehmen stellt Küchengeräte her, unter anderem Mixer. Bei der Montage des Produkts besteht die Durchlaufzeit aus:

Liegezeit vor der Bearbeitung

Das halbfertige Produkt wartet vor einem Montagesystem auf Bearbeitung. Gründe können sein: Ein anderer Auftrag des Montagesystems ist noch nicht fertig. Das Montagesystem muss für diese Variante des Küchengeräts noch vorbereitet werden. Ein Mitarbeiter besorgt Werkzeuge und Schrauben. Andere Bauteile für die Montage wie Schneebesen und Schüssel sind noch nicht an die Arbeitsstation geliefert.

Messungen zur Liegezeit vor Bearbeitung haben einen Durchschnittswert ergeben von: 30 Minuten

Bearbeitungszeit

Montage der verschiedenen Komponenten und Anbringen von Schaltern und Knöpfen sowie andere notwendige Arbeitsschritte, bis der Mixer montiert und die Funktionsfähigkeit geprüft wurde.

Der Zeitaufwand für diesen Schritt hängt von der Zahl der zu montierenden Mixer ab. Deshalb wird die Bearbeitungszeit zunächst pro Stück angegeben. Die durchschnittliche Montagezeit für einen Mixer beträgt 5 Minuten. Die durchschnittliche Losgröße beträgt 100 Geräte.

Daraus ergibt sich für einen solchen Auftrag eine Bearbeitungszeit von: 500 Minuten

Liegezeit nach der Bearbeitung

Die montierten Küchenmixer warten nach der Montage darauf, zur nächsten Arbeitsstation transportiert zu werden.

Zeitaufwand für diesen Schritt: 120 Minuten

Transportzeit

Transport von der Montagestation zur Endkontrolle und Verpackungsstation. Hier erfolgen eine letzte Sichtprüfung und Funktionsprüfung. Direkt im Anschluss werden die Küchenmixer zusammen mit Anschlusskabel und Bedienungsanleitung verpackt.

Zeitaufwand für den Transport: 10 Minuten

Insgesamt beträgt die Durchlaufzeit für die Montage der 100 Küchenmixer in diesem Beispiel 660 Minuten.

Entsprechend kann die Durchlaufzeit für weitere Arbeitsschritte und Arbeitssysteme vor und nach der Montage berechnet werden. Außerdem werden Zwischenprodukte und die verpackten Küchenmixer noch eine Weile im Produktions- und Versandlager eingelagert; hinzu kommt also die Lagerzeit.

Die Summe dieser Zeiten ergibt die gesamte Durchlaufzeit für diesen Kundenauftrag von 100 Küchenmixern: von der Bestellung und Auftragsfreigabe bis zur Lieferung an den Kunden.

Das Beispiel zeigt: Die Durchlaufzeiten hängen nicht nur von der Losgröße, vom Prozess und von der Auftragsplanung, sondern auch von der Komplexität der Arbeitsschritte und von den eingesetzten Technologien ab. Entsprechend kann die Bearbeitungszeit nur wenige Sekunden oder mehrere Tage betragen. Das gilt auch für die Transportzeit, die von der Entfernung der jeweiligen Arbeitsstationen und von den eingesetzten Transportmitteln bestimmt wird.

Die folgenden Maßnahmen helfen bei der Optimierung der Prozesse und führen so zu einer kürzeren Durchlaufzeit:

1. Engpässe identifizieren: Analysieren Sie den Gesamtprozess, um Flaschenhälse oder Engpässe zu erkennen, welche die Durchlaufzeit verlängern.
2. Prozessoptimierung: Überprüfen und vereinfachen Sie Arbeitsabläufe, um unnötige Schritte zu eliminieren.
3. Verbesserte Auftragsplanung: Reduzieren Sie Wartezeiten, indem Sie sicherstellen, dass Ressourcen, Informationen und Materialien rechtzeitig verfügbar sind.
4. Automatisierung: Implementieren Sie Automatisierungstechnologien, um manuelle Tätigkeiten (teilweise) zu ersetzen und die Effizienz zu steigern. Dies kann den Zeitaufwand für bestimmte Prozessschritte erheblich reduzieren.
5. Parallelisierung: Untersuchen Sie, ob bestimmte Aufgaben parallel statt sequenziell durchgeführt werden können. Dadurch können mehrere Schritte gleichzeitig ausgeführt werden.
6. Kapazitätsmanagement: Stellen Sie sicher, dass die Ressourcen und die Arbeitskapazität den Anforderungen entsprechen. Vermeiden Sie Überlastung und Engpässe, um eine reibungslose Durchführung des Prozesses zu gewährleisten.
7. Mitarbeiterqualifikation: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut ausgebildet und qualifiziert sind, um den Prozess effizient durchführen zu können. Investieren Sie in Schulungen und Weiterbildungen, um die Fähigkeiten zu verbessern.
8. Echtzeitüberwachung: Implementieren Sie ein System zur Echtzeitüberwachung der Durchlaufzeit, um potenzielle Verzögerungen oder Probleme frühzeitig zu erkennen. Dadurch können zeitnah Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
9. Kontinuierliche Verbesserung: Implementieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), um den Prozess regelmäßig zu überprüfen, Feedback der Mitarbeitenden einzubeziehen und Verbesserungen laufend umzusetzen.
10. Moderne Maschinen und Technik: Schaffen Sie sich schnellere Maschinen an und nutzen Sie die aktuellen Technologien. Achten Sie dabei auf den Kosten-Nutzen-Faktor.

Das Unternehmen „TechnoTech“ stellt Elektronikgeräte her. Es hat erfolgreich die Durchlaufzeit verkürzt. Zuvor dauerte es durchschnittlich 10 Tage, um ein Produkt vom Auftragseingang bis zur Auslieferung an den Kunden zu fertigen. Durch gezielte Verbesserungen gelang es, die Durchlaufzeit auf 6 Tage zu reduzieren.

So ist das Unternehmen vorgegangen:

Der Produktionsprozess bei TechnoTech begann mit dem Eingang eines Kundenauftrags. Früher wurden alle Aufträge direkt nach der Bestellung freigegeben und dann sequenziell abgearbeitet, was zu Engpässen und Wartezeiten führte.

Um den Materialfluss zu verbessern, wurde zunächst ein Kanban-System implementiert. Damit wurden Bestände visualisiert und Engpässe frühzeitig erkannt. Außerdem wurde so sichergestellt, dass geringwertige Komponenten immer verfügbar waren.

Die Materialbeschaffung wurde optimiert, indem die Lagerbestände anhand von Echtzeitdaten überwacht wurden. Dadurch wurden Materialengpässe minimiert und die Lieferzeiten von Zulieferern besser koordiniert.

Im Produktionsbereich wurden verschiedene Maßnahmen ergriffen, um Engpässe zu beseitigen. Eine parallele Bearbeitung von Arbeitspaketen wurde eingeführt, indem mehrere Teams gleichzeitig an verschiedenen Schritten des Produktionsprozesses arbeiteten. Dies führte zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und einer beschleunigten Produktion.

Außerdem wurden moderne Maschinen und Technologien eingeführt, um manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren und die Produktionsgeschwindigkeit zu erhöhen. Dadurch wurden Arbeitsabläufe optimiert und die Bearbeitungszeit weiter verkürzt.

Schließlich wurde ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) implementiert, um regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen vorzunehmen. Durch die Zusammenarbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden Ideen für weitere Prozessoptimierungen gesammelt und umgesetzt.

Durch die Verkürzung der Durchlaufzeit kann das Unternehmen

• Aufträge schneller abschließen,
• die Kundenwartezeit verringern und
• seine Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Insgesamt wird sich die Investition in neue Maschinen und die vorübergehenden zeitlichen sowie personellen Mehraufwände lohnen. Die Firma TechnoTech hat vorher kalkuliert, welche Kosten durch die Verkürzung der Durchlaufzeit gespart werden können und wie viel dafür investiert werden muss. Der Kosten-Nutzen-Faktor ist langfristig positiv.