E-MailSo formulieren Mitarbeiter eine Abwesenheitsnotiz

Urlaub, Dienstreise, Krankheit – es gibt viele Gründe für eine Abwesenheit. Oft führt dies dazu, dass Sie eingehende E-Mails nicht bearbeiten können. Damit E-Mails von Kunden oder Geschäftspartnern nicht ins Leere laufen, übermittelt ein Autoresponder beziehungsweise eine Abwesenheitsnotiz die entsprechenden Informationen.

Sie möchten Ihren Kunden und Geschäftspartnern kurz und freundlich mitteilen, dass Sie eine Weile nicht im Büro anwesend sind? Wählen Sie dafür eine persönliche Formulierung für die Abwesenheitsnotiz, die bei den Empfängern ein positives Gefühl hinterlässt.

Eine Abwesenheitsnotiz für Urlaub oder Dienstreise beinhaltet die gleichen Grundformeln wie eine E-Mail: Anrede, freundlicher Einstiegssatz, Abschiedsformel und Signatur. Hinzu kommen noch Informationen zum Zeitraum und einer etwaigen Vertretung.

Negativ-Beispiel: Standardformulierung einer Abwesenheitsnotiz

Ich bin bis zum [DATUM] nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet!!! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau/Herrn [NAME] (vorname.name@unternehmen.de).

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am [DATUM] wieder im Büro und werde mich dann gerne bei Ihnen melden. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meine/n Kollegen/in Frau/Herrn [NAME] (vorname.name@unternehmen.de). Sie/Er hilft Ihnen gerne weiter.

Freundliche Grüße
[VORNAME NAME]

Wenn Sie wegen Krankheit ausfallen, muss Ihre Stellvertretung dafür sorgen, dass eine automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet wird. Dann kann das Datum offenbleiben. Genaue Gründe für die krankheitsbedingte Abwesenheit müssen Sie nicht nennen.

Wenn Sie voraussichtlich nur wenige Tage oder für eine Woche krank sind, genügt folgende Formulierung:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin aus persönlichen Gründen voraussichtlich erst am [DATUM] wieder im Büro. Nach meiner Rückkehr werde ich mich gern bei Ihnen melden. …

Ergänzen Sie auch hier, wer Sie vertritt.

Bei längerer Krankheit und wenn unklar ist, wie lange Ihre Abwesenheit andauert, bietet sich folgende Formulierung an:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich für längere Zeit nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird aus Datenschutzgründen auch nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an meine/n Kollegen/in Frau/Herrn [NAME] (vorname.name@unternehmen.de). Sie/Er hilft Ihnen gern weiter.

Freundliche Grüße
[VORNAME NAME]

Eine solche Formulierung in der Abwesenheitsnotiz ist auch dann angebracht, wenn Sie in Elternzeit sind.

Einen besonderen Fall stellt das Ausscheiden aus dem Unternehmen dar. Nach einer Kündigung fällt es mitunter nicht leicht, eine emotionslose Abwesenheitsnotiz zu formulieren. Doch auch in solch einem Fall gehören Emotionen dort nicht hinein. Wenn Sie sich auf wesentliche Informationen beschränken, zeigen Sie sich von Ihrer professionellen Seite.

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite nicht mehr für [NAME UNTERNEHMEN]. Mein/e Kollegen/in Frau/Herr [NAME] hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen sie/ihn unter vorname.name@unternehmen.de.

Oder:

... Wenden Sie sich bitte an unsere Zentrale unter info@unternehmen.de oder 0123.4567-0. Die Kollegen finden den richtigen Ansprechpartner für Sie.

Freundliche Grüße
[VORNAME NAME]

Die beispielhaften Vorlagen zur Formulierung der Abwesenheitsnotiz zeigen, wie ein kleiner Baustein in der Unternehmenskommunikation zum Sympathie-Aushängeschild des gesamten Unternehmens werden kann, wenn sie zudem folgende Hinweise beachten:

• Auch die Korrespondenz per E-Mail liest sich gefälliger, wenn die Orthografie stimmt. Achten Sie daher auf Groß- und Kleinschreibung und die richtige Zeichensetzung.
• Denken Sie auch an eine englischsprachige Variante, wenn Sie mit internationalen Partnern korrespondieren.
• Falls Sie mit Geschäftspartnern in bestimmten Ländern regelmäßig zu tun haben, kann die Abwesenheitsnotiz zusätzlich in deren Muttersprache verfasst sein. Lassen Sie den Text einen Muttersprachler prüfen.