Excel-TippGültigkeitsregel für Datumsfelder

Wie Sie in Excel sicherstellen, dass nur gültige Werte in einer Zelle mit Datum eingetragen werden. Sie können beispielsweise einschränken, dass nur ein Datum aus der Vergangenheit eingetragen wird.

Um Fehler bei der Zeiterfassung zu vermeiden, können Sie in einer Excel-Tabelle die Eingabe eines Datums (von Datumsangaben) in Zellen auf die Vergangenheit beschränken. Dies können Sie in Excel mit dem Feature „Datenüberprüfung“ schnell und einfach tun.

Erstellen einer Zeiterfassungstabelle

Sie müssen eine einfache Zeiterfassungstabelle erstellen. Ihre Mitarbeiter sollen diese im Nachhinein ausfüllen, das heißt, die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeit jeweils am nächsten Tag ein.

Beim Erstellen der Zeiterfassungstabelle müssen Sie darauf achten, dass bei der Eingabe in Spalte A nur Datumsangaben erlaubt sind, die in der Vergangenheit liegen. Der Datensatz für den 28.09. darf frühestens am 29.09. (Tagesdatum) in die Tabelle eingegeben werden. Durch diese Einschränkungen sollen Fehler bei der Eingabe der Daten vermieden werden.

Datenüberprüfung definieren

Sie legen eine so genannte Datenüberprüfung (Gültigkeitsregel) fest. Sobald ein Kollege ein Datum eingibt, überprüft Excel, ob es in der Vergangenheit liegt.

In 5 Schritten definieren Sie die Regeln:

Markieren Sie die Zellen, in denen Sie die Datumseingabe nur auf Daten der Vergangenheit beschränken wollen. Im Beispiel sind dies die Zellen A2:A10. Markieren Sie diesen Zellenbereich.

Arbeiten Sie mit Excel ab Version 2007, aktivieren Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Daten – Befehlsgruppe Datentools – Befehl Datenüberprüfung; Anwender von Excel bis Version 2003 finden den Befehl in der Menüleiste unter der Befehlsfolge Daten – Gültigkeit.

Es öffnet sich das Dialogfeld Datenüberprüfung. Aktivieren Sie die Registerkarte Einstellungen und wählen Sie im Listenfeld Zulassen den Eintrag Benutzerdefiniert aus.

Erfassen Sie im Eingabefeld Formel die folgende Formel: =A2<HEUTE()

Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klick auf OK.

So funktioniert die Datenüberprüfung

Erfassen Ihre Kollegen nach diesen Einstellungen in den Zelle A2:A10 ein Datum, prüft Excel, ob das Datum kleiner als das aktuelle Tagesdatum ist. Das aktuelle Datum wird durch die Funktion HEUTE() aus der Systemzeit von Windows abgeleitet. Erfassen Ihre Kollegen ein Datum, das nicht in der Vergangenheit liegt, erhalten sie eine standardisierte Fehlermeldung am Bildschirm.

Zellbezug der aktiven Zelle als relativen Bezug erfassen

Beachten Sie bei der Erfassung der Formel =A2<HEUTE() im Dialogfeld Datenüberprüfung, dass Sie den Zellbezug der aktiven Zelle (A2) als relativen Bezug (keine $-Zeichen bei Bezugsangabe) erfassen. Der Ausdruck A2 für die aktive Zelle wird dadurch automatisch auf die anderen markierten Zellen im markierten Bereich angepasst:

=A3<HEUTE() in Zelle A3; =A4<HEUTE() in Zelle A4 usw.

3 Formeln für weitere Datenprüfungen

Sie können dieses Beispiel problemlos auf andere Aufgabenstellungen anpassen: Wandeln Sie einfach die Formel im Dialogfeld Datenüberprüfung für die folgenden Aufgabenstellungen wie folgt ab:

Tagesdatum und aktuelles Datum sollen als Eingabe zugelassen werden: =A2<=HEUTE()
Nur zukünftige Daten sollen als Daten zugelassen werden: =A2>HEUTE()
Tagesdatum und zukünftiges Datum sollen als Eingabe zugelassen werden: =A2>=HEUTE()

Uhrzeit bei der Datenprüfung berücksichtigen

Wollen Sie nicht nur das Datum, sondern auch die Uhrzeit bei der Datenüberprüfung berücksichtigen, verwenden Sie statt der Funktion =HEUTE() die Funktion =JETZT(). Damit wird neben dem aktuellen Datum auch die aktuelle Systemzeit von Windows zurückgemeldet.

Eigene Informationstexte bei der Dateneingabe formulieren

Sicher ist Ihnen aufgefallen, dass das Dialogfeld Datenüberprüfung neben der Registerkarte Einstellungen auch die Registerkarten Eingabemeldung und Fehlermeldung beinhaltet.

Über die Registerkarte Eingabemeldung definieren Sie zusätzlich einen Eingabehilfetext. Er wird automatisch angezeigt, sobald Ihre Kollegen die Zelle bzw. den Zellbereich markieren.
Über die Registerkarte Fehlermeldung geben Sie Ihren Kollegen einen nützlichen Hinweis zur fehlerhaften Eingabe.

Die Standardfehlermeldung (siehe oben) hilft Ihren Kollegen nicht weiter. Schreiben Sie dafür „Das eingegebene Datum muss in der Vergangenheit liegen“, weiß der Anwender sofort, was er bei der Dateneingabe falsch gemacht hat.