FlottenmanagementE-Bikes für die betriebliche Nutzung managen

Wenn Unternehmen Ihren Mitarbeitern E-Bikes zur betrieblichen Nutzung anbieten, müssen sie die Infrastruktur einrichten und geeignete Verträge mit Leasingfirmen oder Flottenbetreibern abschließen. Sie profitieren dabei von Fördergeldern und vom nachhaltigen Image bei Mitarbeitern und Kunden.

Umweltfreundliche Mobilität ist für viele Betriebe ein wichtiger Aspekt bei der Mitarbeiter- und Kundenbindung. Wie kommt der Mitarbeiter ins Unternehmen? Wie kann er Dienstwege – egal ob zum Kunden oder zu anderen Firmenstandorten – bequem und effizient bewältigen? Autofahren wird immer teurer, Parkplätze sind knapp, gerade im innerstädtischen Bereich.

Unternehmen suchen daher nach Mobilitätskonzepten, die Platz und Kosten sparen und es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Besuchern ermöglichen, betriebliche Kurzstrecken zügig und emissionsarm zu bewältigen. Das Elektrorad braucht wenig Stellfläche, kein Benzin und ist für seine Nutzer bei richtiger Handhabung auch noch gesund. Für die Anschaffung und das Flottenmanagement von E-Bikes als Dienstfahrräder sollten Sie die folgenden Aspekte beachten.

Wo sind Fördermittel verfügbar?

Elektromobilität als Innovationstreiber soll in Deutschland eine neue Mobilitätskultur etablieren und den innerstädtischen Verkehr klimafreundlicher, sauberer und leiser gestalten. Deshalb gab das Bundesverkehrsministerium Fördermittel für die gewerbliche E-Mobilität in Höhe von 20 Millionen Euro frei, um den Umstieg auf Fahrzeuge mit Elektroantrieb voranzubringen. Der Zugang zu den Geldtöpfen ist jedoch unübersichtlich, denn nicht nur der Bund, sondern auch Länder, Städte und Kommunen bieten Betrieben finanzielle Unterstützung.

In Hamburgs Stadtverwaltung kümmert sich beispielsweise ein eigenes Referat für umweltbezogene Wirtschaftspolitik und alternative Antriebe um das Thema E-Mobilität. Wenn es um die Bereitstellung von Fördermitteln geht, steht Unternehmen dort jedoch die Handelskammer zur Seite. In München dagegen hat die Stadt ein eigenes Förderprogramm emobil aufgelegt und finanziert Beratungsleistungen durch zertifizierte Berater oder Lastenpedelecs bis zu einer bestimmten Größenordnung. Geeignete Anlaufstellen für Unternehmen sind daneben auch Investitionsförderbanken wie die Landesbank in Baden-Württemberg, die derzeit den Einsatz von Elektrolastenrädern in Unternehmen, Kommunen oder gemeinnützigen Organisationen bezuschusst.

Welche betriebliche Infrastruktur braucht es?

Während vierrädrige E-Fahrzeuge spezielle Starkstromanschlüsse und, ähnlich wie klassisch mit Benzin betriebene Dienstwagen, großzügige Lade- und Bewegungszonen brauchen, lassen sich E-Bike-Flotten ohne besondere technische Vorkehrungen mit einem normalen 230 Volt-Hausstromanschluss und geringer Fläche realisieren. Die grobe Richtschnur: Fünf Räder samt Ladestation passen auf einen Autoparkplatz. Weitere bauliche Anforderungen – beispielsweise Fundamente – sind nicht erforderlich.

Wenn E-Bikes Dienstwagen ersetzen sollen, werden automatisch Parkzonen frei. Viele Unternehmen verfügen daneben oft über leerstehende Flächen, die ohne Aufwand in einen Flottenstandort umwandelbar sind. Sofern im Außenbereich kein wettergeschützter Standort verfügbar ist, können überdachte Ladestationen für den notwendigen Schutz sorgen, während im Innenbereich Tiefgaragen oder eigene Fahrradkammern mit den Privaträdern der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhanden sind. Ladebalken für die neue Flotte können hier einfach und platzsparend angebracht werden.

Was muss bei Verträgen beachtet werden?

Wenn die betriebliche Nutzung im Vordergrund steht, ist ein Mietleasing-Vertrag ein mögliches Modell. Vor allem dann, wenn eine einheitliche E-Bike-Flotte angeschafft werden soll. Firmen und Mitarbeitern bietet das Leasing Kostenvorteile und Flexibilität. So wird die betriebliche Bilanz nicht belastet, da Räder und Ladestationen im Eigentum des Mobilitätsdienstleisters verbleiben. Die Leasingkosten sind zu 100 Prozent gewinn- und steuermindernd. Die private Nutzung am Wochenende bleibt für Beschäftigte kostenfrei, was den Anreiz verstärken dürfte, das betriebliche Rad auch für Freizeitaktivitäten am Wochenende zu nutzen.

Die Vertragslaufzeiten starten beim Leasing mit einer Dauer von sechs Monaten. Das ermöglicht Firmen mehr Flexibilität, als es beim klassischen Dienstradmodell mit Gehaltsumwandlung mit einer Mindestdauer von drei Jahren der Fall ist. Die für Unternehmen wichtige Haftungsfrage bei der betrieblichen Nutzung der Räder wird durch eine hybride Vertragsgestaltung gelöst. So schließt das Unternehmen mit dem Mobilitätsdienstleister einen Mietleasing-Vertrag, der neben Tarif und Laufzeit alle Leistungen wie Räder, Software, Versicherung und Servicedienstleistungen umfasst.

Über einen Operator-Vertrag ist der Mobilitätsanbieter der Betreiber des Fuhrparks. In dieser Funktion schließt dieser eine sogenannte Nutzungsvereinbarung über den kostenlosen Gebrauch des Elektrorads mit dem jeweiligen Nutzer ab. Spezielle betriebliche Pflichten wie zum Beispiel eine Helmpflicht können individuell vereinbart werden.

Welche Versicherungen und Serviceleistungen fallen an?

Zum Schutz vor Diebstahl oder Schäden, die vom Nutzer oder dritten Personen verursacht werden, ist ein umfassender Versicherungsschutz für Räder und Ladestationen erforderlich. Zudem können im Zuge der täglichen Beanspruchung des Rads immer wieder kleinere Schäden auftreten oder Komponenten ausfallen. Im Leasingvertrag integrierte All-in-Servicepakete sorgen für einen störungsfreien Flottenbetrieb, um den sich das Unternehmen oder der Fuhrparkmanager nicht kümmern muss. Manche Leistungspakete umfassen neben einer Vollkaskoversicherung auch eine Telefon-Hotline, regelmäßige Service-Checks und Wartung vor Ort, damit aufwändige Hol- und Bringdienste unnötig sind.

Wie wird aus der Firmenflotte ein Markenbotschafter?

Wer nachhaltig wirtschaftet und seine Mobilität umweltfreundlich gestaltet, sollte dies nicht nur seinen Mitarbeitern, Partnern und Kunden zeigen, sondern auch in die breite Öffentlichkeit hinaustragen. Gebrandete E-Bikes sind im öffentlichen Raum gut sichtbar und eignen sich als Werbeinstrument für das Firmenmarketing. Eine einheitlich designte Flotte mit dem Logo und den Farben des Unternehmens transportiert das neue, nachhaltige Unternehmensimage bei jeder Fahrt, egal ob sie betrieblich oder privat unternommen wird.

Erforderlich sind lediglich druckfähige Dateien mit dem Corporate Design, die an den Mobilitätsdienstleister übermittelt werden. Dieser visualisiert das Branding auf dem Rad oder der Ladestation, bevor es auf die neuen Elektroräder gedruckt wird.

Dazu im Management-Handbuch

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