OrganisationDie wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagements
Wer betreibt Fuhrparkmanagement?
Fuhrparkmanagement ist unter anderem in der Logistik, im Bauwesen, im öffentlichen Dienst, in der Personenbeförderung, für Versorgungsunternehmen und in der Landwirtschaft wichtig. Die Aufgaben des Fuhrparkmanagements werden in großen Unternehmen von einer Fuhrparkleiterin oder einem Fuhrparkleiter oder vom sogenannten Flottenmanager erledigt.
Für einige Aufgaben sind außerdem Mitarbeitende verantwortlich aus:
- dem Facility-Management: Verwaltung von Fahrzeugen und Gebäuden
- der Einkaufsabteilung: Beschaffung von Fahrzeugen
- der IT-Abteilung: Verwaltung der Fahrzeugdaten
- dem Controlling: Kostenmanagement
- der Betriebsleitung: in kleinen Unternehmen häufig (allein) verantwortlich für den Fuhrpark
Was macht man im Fuhrparkmanagement?
Ein Fuhrpark besteht aus allen Fahrzeugen, die ein Unternehmen besitzt, least oder mietet und (auch) für geschäftliche Zwecke nutzt. Das Fuhrparkmanagement umfasst die effiziente Verwaltung und Organisation aller Fahrzeuge und der dafür notwendigen Hilfsmittel und Betriebsstoffe.
Folgende Beispiele verdeutlichen die Wichtigkeit des Fuhrparkmanagements:
Ein Kurierdienst möchte durch ein umfassendes Fuhrparkmanagement nicht nur die pünktliche Lieferung von Paketen gewährleisten, sondern auch durch die Auswahl effizienter Fahrzeuge und Routenoptimierung erhebliche Treibstoffkosten einsparen.
Ein Logistikunternehmen verkürzt durch eine optimierte Fahrzeugflotte nicht nur die Lieferzeiten, sondern minimiert auch Kraftstoffkosten. Dadurch sinken die Endpreise und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig.
Ein Beratungsunternehmen stellt seinen Mitarbeitenden Dienstfahrzeuge für den geschäftlichen und privaten Gebrauch zur Verfügung. Auf Wunsch gibt es auch ein Firmenfahrrad. Beschaffung oder Leasing, Wartung und Reparatur, Weitergabe und Rücknahme der Fahrzeuge müssen wirtschaftlich gemanagt werden.
Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagements im Überblick:
1. Fahrzeugbeschaffung
Ein Fuhrparkmanager ermittelt, analysiert und dokumentiert die Anforderungen des Unternehmens an Fahrzeuge. Dabei werden Faktoren wie Fahrzeuggröße, Nutzungsart sowie wirtschaftliche und ökologische Aspekte berücksichtigt.
Im Anschluss erfolgt die Auswahl geeigneter Fahrzeugmodelle und -typen. Dieser Prozess beinhaltet oft Verhandlungen mit Autohändlern oder Leasinggesellschaften, um kostengünstige Vereinbarungen zu erzielen.
2. Wartung und Reparaturen
Um die Lebensdauer und Zuverlässigkeit der Fahrzeugflotte sicherzustellen, entwickelt das Fuhrparkmanagement einen Wartungsplan für jeden Fahrzeugtyp. Dieser Plan umfasst Serviceintervalle, bei denen Wartungsarbeiten durchgeführt werden, um den optimalen Zustand der Fahrzeuge zu gewährleisten.
Bei Defekten oder Schäden werden Reparaturen organisiert und in die Wege geleitet, um Ausfallzeiten zu minimieren. Nach der Reparatur in einer internen oder externen Werkstatt wird das Fahrzeug geprüft und abgenommen.
3. Controlling
Ein zentraler Aspekt des Fuhrparkmanagements ist die Kontrolle der Betriebskosten. Hierzu zählen Treibstoffkosten, Versicherung, Wartung und Reparaturen.
Durch Monitoring und Analysen können Kosten optimiert werden, beispielsweise durch die Einführung von Kraftstoff sparenden Technologien oder die Nutzung von Flottenrabatten bei Versicherungen.
Mit folgender Excel-Vorlage halten Sie Kosten und Erlöse fest. Über Filter in den Ergebnistabellen führen Sie unterschiedliche Auswertungen durch und können damit zum Beispiel die jährlichen Kosten pro Fahrzeug berechnen.
4. Fahrzeugnutzung und Einsatzplanung
Das Fuhrparkmanagement überwacht die Nutzung der Fahrzeuge, um sicherzustellen, dass diese effizient eingesetzt werden. Hierbei werden unter anderem Routenoptimierungen vorgenommen, um den Treibstoffverbrauch zu minimieren.
Unter diesen Punkt fällt außerdem die Planung der Fahrzeugeinsätze, um eine maximale Auslastung zu gewährleisten und Leerlaufzeiten zu minimieren. Außerdem wird das Fahrpersonal geschult, damit diese die Fahrzeuge sorgsam behandeln und durch ihre Fahrweise auf einen geringen Kraftstoffverbrauch achten.
5. Dokumentation und Compliance
Das Fuhrparkmanagement stellt im Zuge der Dokumentation der Fahrzeugnutzung sicher, dass sämtliche gesetzliche Bestimmungen und Umweltauflagen eingehalten werden. Dies schließt auch die Pflege von Fahrzeugpapieren und die Verfolgung von Umweltauflagen wie Emissionsnormen mit ein.
Das Unternehmen muss sicherstellen, dass Fahrpersonal und Fahrzeugnutzer auch die notwendige Fahrerlaubnis haben. Führerscheine müssen regelmäßig kontrolliert werden.
6. Flottenmodernisierung
Die regelmäßige Evaluierung der Fahrzeugflotte hinsichtlich Alter, Effizienz und Umweltverträglichkeit ist Teil des Fuhrparkmanagements.
Bei Bedarf werden veraltete Fahrzeuge durch modernere Modelle ersetzt, um Kosten zu senken und die Umweltbilanz zu verbessern. Dies kann auch die Einführung von Elektro- oder Hybridfahrzeugen beinhalten.
7. Sicherheitsmanagement
Teil des Sicherheitsmanagements ist die Planung und Organisation von Schulungen für Fahrerinnen und Fahrer, damit sie sicherer fahren und das Unfallrisiko gesenkt wird.
Zu dieser Aufgabe des Fahrzeugmanagements gehört außerdem die Überwachung der Einhaltung von Sicherheitsstandards und die Implementierung von Technologien zur Überwachung des (sicheren und regelkonformen) Fahrverhaltens.