PräsentationWie Sie ein Handout professionell erstellen (Überblick)

Der Begriff „Handout“ leitet sich aus dem englischen Begriff „to hand out“ ab, der „aushändigen“ bedeutet. Das Dokument wird an die Zuhörer ausgehändigt – meist zu Beginn eines Vortrags. Handouts werden auch bezeichnet als:

• Thesenpapiere
• Handzettel
• Papers
• Tischvorlagen
• Handreichungen
• (schriftliche) Unterlagen

Ein Thesenpapier ist allerdings weniger ausführlich als das Handout; es werden nur Stichpunkte aufgegriffen. Ein Paper ist hingegen umfangreicher als ein Handout, da es sich um eine wissenschaftliche Publikation handelt.

Das Handout wird vor oder nach einem Vortrag an die Personen im Publikum verteilt. Es soll ihnen eine Übersicht über die Themen bieten und dient als Gedächtnisstütze nach dem Vortrag. Handouts werden nicht nur bei Präsentationen genutzt, sondern auch im Rahmen von Schulungen und Vorlesungen.

Ein Handout umfasst nur wenige Seiten und beschränkt sich auf die wichtigen Informationen aus Ihrem Vortrag oder Ihrer Präsentation. Es besteht aus diesen Inhalten

• Titel des Vortrags: Thema, gegebenenfalls mit Untertitel oder Themenschwerpunkt(en)
• Impressum: Angaben zu Ihrer Person, dem Veranstaltungsort, dem Datum und der Dauer des Vortrags
• Inhalt: alle wichtigen Punkte, die Sie vorgestellt haben, als Text oder Grafik
• Fragen: offene Fragen, Diskussionsthemen, Anregungen für die nächsten Schritte
• (Platz für Notizen)
• Anhang: Quellen und Hinweise auf weiterführende Informationen

Ihr Handout sollte folgende Gliederungspunkte beinhalten und entsprechend strukturiert sein:

1. Titel und Thema des Vortrags oder der Präsentation
2. Name des oder der Vortragenden, Veranstaltung, Datum des Vortrags
3. Gliederung oder Inhaltsübersicht über das Handout
4. Bei Bedarf: wichtige Begriffe und Definitionen
5. Anlass für den Vortrag, Bedeutung des Themas, besondere Situation
6. Aufgaben oder Probleme, die sich daraus ergeben, und die Sie im Vortrag behandeln
7. Ziele, die bei Ihrem Thema wichtig sind
8. alle Inhalte und Informationen zum Thema, die beim Vortrag präsentiert werden
9. Fazit oder Kernbotschaft
10. Ausblick, nächste Schritte
11. Quellen, Literatur, Zahlen, Beispiele, Fotos, Muster, Weblinks etc.

Wenn Sie Ihren Vortrag oder die Präsentation erstellen, ermitteln Sie alle Informationen, die Sie auch für Ihr Handout nutzen. Sie müssen diese Informationen nur noch zusammenstellen, nach diesen elf Punkten sortieren und die Gliederungspunkte damit füllen.

Schreiben Sie dazu Informationen auf, die Sie vortragen und die alle wissen müssen, um die Aussagen und Botschaften Ihres Vortrags zu verstehen.

Benennen und beschreiben Sie den Hauptteil Ihres Handouts (Gliederungspunkt 8) in einer Pyramidenform. Das funktioniert folgendermaßen:

• Aussage treffen; dann Merkmale, Eigenschaften, Funktionen zur Aussage ergänzen
• Sachverhalte aufzählen; dann Folgen, Schlussfolgerung, Konsequenz daraus ableiten
• Meinung sagen; dann Argumente anführen und Zahlen oder Beispiele dafür liefern

Das Handout wird so gestaltet, dass Personen auf einen Blick den Aufbau verstehen, die wichtigsten Informationen erfassen und die Gestaltung gleichzeitig zum Lesen einlädt. Nutzen Sie kurze Absätze, ausreichend große Abstände zwischen den Zeilen und Absätzen sowie eine gut lesbare Schriftart in angemessener Schriftgröße.

Der Platz reicht nicht zur Darstellung aller Informationen aus? Vielleicht werden nicht all diese Informationen benötigt. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche! Dann lässt sich das Handout auch ansprechend gestalten:

• Heben Sie wichtige Begriffe durch die Fettformatierung oder Unterstreichungen hervor.
• Nutzen Sie Zwischenüberschriften zur Gliederung und für eine bessere Übersicht.
• Verwenden Sie im gesamten Dokument nur eine Schriftart.
• Fügen Sie einen Seitenrand ein und belassen Sie genügend Weißraum für Notizen oder Markierungen.
• Setzen Sie Abbildungen sparsam ein.

Im Handout können Sie Inhalte als Stichpunkte oder in kurzen Sätzen formulieren. Sie können auch Schaubilder, Tabellen oder Diagramme einbauen, wenn diese eine wichtige Information besser sichtbar machen.

Besonders anschaulich ist es, Schaubilder aus der Präsentation mit kurzen Texten als Information im Handout zu kombinieren. Wie das aussehen kann, zeigt folgende Abbildung: Links eine wichtige Folie aus der Präsentation, rechts die Punkte aus dem Vortrag zu dieser Folie, die Sie (auf der Tonspur) ergänzt haben.

Diese Inhalte gehört in ein Handout

Kernbotschaften Ihres Vortrags und Argumente, die Ihren Standpunkt untermauern oder die Einordnung des Sachverhalts erleichtern und nachvollziehbar sind, werden im Handout genannt. Fassen Sie sich kurz und arbeiten Sie mit Stichworten, falls es viele Argumente gibt.

Zahlen, Daten und Fakten gehören in ein Handout, wenn sie aussagekräftig sind und belegt oder verglichen werden können. Ins Handout gehören nur die wichtigsten Zahlen, die Ihre Aussage oder Argumente untermauern. Details und ausführliche Statistiken nennen Sie im Anhang mit Verweis, wo Interessierte diese finden.

Wenn Sie Daten nennen, sollten Sie diese in den Kontext einordnen und erklären können, warum etwa diese oder jene Kennzahl wichtig ist.

Hintergrundinformationen sorgen für ein besseres Verständnis. Wie viele Informationen benötigt werden, hängt vom Wissensstand des Publikums ab.

Verteilen Sie das Handout beispielsweise an die Belegschaft, müssen Sie nicht die Firmengeschichte erläutern – es sei denn, es handelt sich um eine Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeitende.

Diese Inhalte gehören nicht in ein Handout:

Ausführliche Beschreibungen oder Erläuterungen als seitenlanger Fließtext.

Tabellen oder Diagramme mit vielen Zahlen, die man ohne Kontext nicht versteht.

Grafiken ohne eine kurze Beschreibung. Die Grafik muss in den Kontext einzuordnen sein.

Ihre kopierten Präsentationsfolien sind kein Handout. Wenn die Folien für Ihren Vortrag gut gestaltet sind, kommen damit nicht alle Informationen rüber, weil Sie Vieles ja auf der Tonspur sagen.

Gerade dafür ist das Handout da: Alles, was aus Ihrem Vortrag wichtig ist, schreiben Sie für die Anwesenden (und bei Bedarf auch für Nicht-Anwesende) auf, sodass diese auch nach Ihrem Vortrag wissen, was Sie (damals) eigentlich gesagt haben.