MeetingsSo leiten Sie eine Besprechung

Worum geht es bei einer Moderation?

Moderation meint die Leitung einer Veranstaltung wie beispielsweise

• ein Teammeeting,
• eine Besprechung (mit Kunden, Lieferanten …),
• ein Workshop oder
• eine Konferenz.

Wer die „Moderation hat“, führt durch das Programm der Veranstaltung; daher auch die Begriffe „Radiomoderator“ und „Fernsehmoderator“.

Außerdem bedeutet Moderation „Mäßigung“ und „Maß halten“. Das heißt: Die Teilnehmenden sollen sich an festgelegte Regeln halten.

Dafür gibt es Moderationstechniken. Das sind Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel zur Planung, Kommunikation, Diskussion, Konfliktbewältigung, Visualisierung und zur Nachbereitung der moderierten Veranstaltung.

Der Moderator bringt sich fachlich nicht ein, sorgt aber dafür, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht.

Was bewirkt die Moderation?

Moderierte Besprechungen bringen sehr viel mehr als solche, in denen die Anwesenden selbst steuern, wie es vorangeht und wie die Tagesordnung bearbeitet wird.

Denn Moderatoren halten sich zurück und konzentrieren sich schwerpunktmäßig auf eine strukturierte und zielführende Steuerung des Prozesses.

Die Moderation eines Meetings ist deshalb eine Schlüsselkompetenz für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit den folgenden Tipps

• verbessern Sie den Ablauf von Besprechungen und
• Sie schaffen ein vertrauensvolles und konstruktives Arbeitsklima.

Selbstverständnis als Moderator und die eigene Rolle bewusst machen

• Neutralität
• Verantwortung für die Gruppe und den Verlauf
• Ergebnisdokumentation und Ergebnissicherung

Mentales Durchdenken der Moderation

• Realistisches und machbares Ziel festlegen: Was soll erreicht werden?
• Historie beachten: Was ist bisher passiert?
• Erwartungen, Einstellungen und Informationsstand der Teilnehmenden kennen
• Zeitlichen Rahmen festlegen
• Potenzielle Diskussionsverläufe antizipieren
• Szenarien durchdenken
• Geeignete Interventionen überlegen
• Visualisierung und geeignete methodische Schritte überlegen

Spielregeln festlegen

• Maximale Sprechdauer von 30 Sekunden
• Zuhören und ausreden lassen
• Bei Unklarheit nachfragen
• Vorrang von Störungen
• Fair und respektvoll miteinander umgehen
• Konzentration auf das Thema, das heißt Ablenkungen wie Smartphone oder Notebook vermeiden

Teilnehmerinnen und Teilnehmer in ihren Äußerungen ernst nehmen

• Alle zu Äußerungen ermutigen und so Aktivität fördern
• Wertschätzendes Verhalten zeigen
• Mit entsprechender Sensibilität namentlich ansprechen

Verständnis der Teilnehmenden untereinander fördern und anregen

• Unterschiedliche Perspektiven und Sichtweisen zulassen
• Selbst nachfragen
• Andere zu Fragen anregen
• Emotionen, Meinungen und Empfindungen zulassen und bei Bedarf ansprechen

Bei Konflikten frühzeitig intervenieren

• Killerphrasen unterbinden
• Auf angemessenen Tonfall hinweisen
• Klarer Appell, ungeklärte Konflikte an anderer Stelle zu erörtern

Fragende Haltung einnehmen

Offene Fragen (W-Fragen) stellen und Teilnehmende aktivieren und mit systemischen Fragen arbeiten. Beispiele sind:

• Hypothetische Fragen: „Angenommen, wir wollen diesen Weg so gehen. Was bedeutet das?”
• Konkretisierende Fragen: „Was meinen Sie genau mit …?”
• Analytische beziehungsweise klärende Fragen: Woher? Weshalb? Wieso?
• Lösungsorientierte Fragen: „Wie wollen wir weiter vorgehen?“

Geschlossene Fragen bringen Dinge auf den Punkt und grenzen ein. Dazu fragen Sie:

• Ja/Nein: „Wollen wir beschließen, dass …?“
• Alternativfragen: „Ist Vorschlag A oder B geeignet?”

Struktur und Systematik im Prozess beachten

• Unterschiedliche Positionen zusammenfassen und gegenüberstellen
• Verbindende Gemeinsamkeiten herausfinden und betonen
• Suche nach Konsens oder nach tragfähigen Kompromissen anregen und unterstützen
• Unklarheiten beseitigen und unnötige Auseinandersetzungen durch sachliche Klarstellungen vermeiden
• Abschweifungen unterbinden und zum Thema zurückführen
• Für die Einhaltung der Tagesordnung sorgen
• Wichtige Ergebnisse und Zwischenergebnisse zusammenfassen und für alle nachvollziehbar visualisieren

Pingpong-Falle vermeiden

Der Zwang, jeden Wortbeitrag umgehend und persönlich selbst zu kommentieren. Stattdessen:

• Pausen aushalten können und Beiträge aus der Gruppe abwarten
• Frage weiterreichen: „Wie sehen die anderen das?“
• Sachliche Spiegelung oder Kommentierung des Beitrages: „Das wäre ein Argument für …“

Anwaltsfalle vermeiden

Der Zwang, sich zum Anwalt oder Fürsprecher einer Position oder Meinung zu machen. Stattdessen:

• Inhaltliche Meinungsäußerungen als Rollenwechsel verdeutlichen: „Ich verlasse einmal kurz meine Moderatorenrolle und möchte selbst ein Argument einbringen.”
• Neugier auf unterschiedliche Positionen entwickeln

Schweigefalle vermeiden

Der Zwang, bei Diskussionspausen sofort intervenieren zu wollen. Stattdessen:

• Pausen als Teil eines kreativen Prozesses begreifen (im Geiste bis 10 zählen)
• Gegebenenfalls neuen Impuls setzen, etwa durch die Erweiterung der Frage oder eine Zusammenfassung
• Im Extremfall Schweigen thematisieren

Moderation einen sinnvollen Abschluss geben

• Klaren Schlusspunkt setzen: „Ich möchte die Diskussion an dieser Stelle beenden.”
• Zusammenfassung der Ergebnisse und Diskussionsinhalte mit Bezug auf das Ziel
• Ausblick geben: Nächste Schritte, weiteres Vorgehen, Arbeitsaufträge und Verantwortlichkeiten benennen

Nachlesen und Ergebnis sichern

• Protokoll oder Zusammenstellung der Ergebnisse zeitnah erstellen und an die betreffenden Personen verteilen
• Persönliche Reflexion: Was lief gut? Was war verbesserungsbedürftig?
• Eventuell konstruktiv-kritische Rückmeldung einholen