MitarbeitergesprächRückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch führen

Rückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche mit Mitarbeitern sollten korrekt geführt werden. Ansonsten zerstören sie Vertrauen statt zu motivieren. Im Gespräch werden Ursachen für die Ausfallzeiten geklärt und Maßnahmen besprochen, um künftige Ausfälle zu vermeiden.

Kehrt ein Mitarbeiter nach längerer Krankheit an seinen Arbeitsplatz zurück, empfiehlt sich ein Rückkehrgespräch. Fehlt ein Mitarbeiter häufiger krankheitsbedingt, sollte der Vorgesetzte ein Fehlzeitengespräch führen.

Im Rückkehrgespräch Mitarbeiter nicht aushorchen

Ein Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten nach überstandener Krankheit hat für viele Mitarbeitende einen eher negativen Beigeschmack. Sie befürchten: Soll ich ausgehorcht werden? Rückkehrgespräche dürfen nicht dazu genutzt werden, die Betroffenen auszuspionieren. Vorgesetzte dürfen also nicht versuchen, den Grund für die Erkrankung herauszufinden, denn dies würde einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeuten. Rückkehrgespräche stehen vielmehr unter dem Aspekt der Fürsorge.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz sind berechtigte betriebliche Interessen. Ein berechtigtes betriebliches Interesse liegt zum Beispiel vor, wenn Ansteckungsgefahr besteht oder wenn die Krankheit betriebliche Ursachen hat. Mitarbeitende müssen dann Fragen zur Erkrankung wahrheitsgemäß beantworten.

Mitarbeitern die Rückkehr in den Arbeitsalltag erleichtern

Rückkehrgespräche sind dazu da, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie müssen wissen, was während ihrer Abwesenheit im Unternehmen passiert ist, was sich vielleicht geändert hat und inwiefern ihre eigene Arbeit davon betroffen ist. Zudem sollten sie über die aktuell anstehenden Aufgaben informiert werden.

Ebenfalls wichtig beim ersten Rückkehrgespräch: Vorgesetzte sollten zeigen, dass sie sich über die Rückkehr ihres Mitarbeiters freuen.

Werden Rückkehrgespräche formalisiert oder standardmäßig geführt und gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so hat dieser das Recht, über den Ablauf dieser Gespräche und weitere Formalien mitzubestimmen. Der betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen dann auch mit einem Mitglied des Betriebsrats zum Rückkehrgespräch erscheinen.

So führen Sie ein Rückkehrgespräch

  • Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich.
  • Zeigen Sie, dass Sie sich über die Rückkehr freuen.
  • Erkundigen Sie sich nach dem aktuellen Wohlbefinden.
  • Erläutern Sie das Ziel des Rückkehrgesprächs.
  • Finden Sie heraus, ob es betriebliche Ursachen für die Erkrankung gab.
  • Informieren Sie den Mitarbeiter über Veränderungen im Betrieb.
  • Erläutern Sie den aktuellen Stand der Dinge und was gerade wichtig ist.
  • Wünschen Sie dem Mitarbeiter alles Gute für die Wiederaufnahme der Arbeit.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Bei längerer oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten sind Arbeitgeber zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet. Das BEM soll einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorbeugen und den Arbeitsplatz des Beschäftigten erhalten.

Arbeitgeber sind zu einem BEM verpflichtet, wenn ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Arbeitgeber und der betroffene Mitarbeiter suchen gemeinsam nach geeigneten Maßnahmen der Eingliederung. Dabei sind die Personalvertretung und gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung sowie der Betriebsarzt einzubeziehen. Der Arbeitgeber kann auch externe Stellen einschalten, zum Beispiel den Rentenversicherungsträger, die Berufsgenossenschaft, das Integrationsamt oder die Agentur für Arbeit. Voraussetzung ist, dass der betroffene Mitarbeiter dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement und der Einbeziehung anderer zustimmt.

Fehlzeitengespräch bei häufigen Arbeitsausfällen führen

Fehlen Mitarbeiter häufiger, sollten Vorgesetzte ein Fehlzeitengespräch anberaumen. Ein Fehlzeitengespräch muss nicht zwingend unmittelbar nach Beendigung der Arbeitsunfähigkeit stattfinden.

Im Fehlzeitengespräch machen Vorgesetzte die Auswirkungen der häufigen Fehlzeiten deutlich, zum Beispiel erhöhte Kosten, Mehrarbeit der Kolleginnen und Kollegen oder liegen gebliebene Arbeiten. Vorgesetzte sollten den betroffenen Mitarbeitern zu Beginn des Fehlzeitengesprächs Zeit zum Berichten geben. Dabei ist zu beachten: Die Betroffenen müssen nicht detailliert Auskunft geben über die medizinische Diagnose und die Einzelheiten der ärztlichen Behandlung. Um die Ursachen der Arbeitsausfälle zu erforschen, sollten sich Vorgesetzte aber die genauen Daten der Arbeitsausfälle geben lassen.

Der oder die Vorgesetzte sollte versuchen, gemeinsam mit dem Mitarbeiter Wege zu finden, die Fehlzeiten zu senken. Dies kann beispielsweise eine Reduzierung der Arbeitszeit, Anpassungen am Arbeitsplatz oder eine andere Verteilung der Aufgaben sein. Möglich ist auch, eine variable Arbeitszeit zu vereinbaren, um Fehlzeiten an anderen Tagen wieder auszugleichen.

Vorgesetzte sollten bei der Wahl der Maßnahme aber auch die Auswirkung auf die Motivation der betroffenen Person und der anderen Mitarbeiter bedenken.

So führen Sie ein Fehlzeitengespräch

  • Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich.
  • Erläutern Sie das Ziel des Fehlzeitengesprächs.
  • Machen Sie deutlich, dass der letzte Arbeitsausfall nicht lange zurückliegt.
  • Erläutern Sie, wie Kollegen die Arbeit aufgefangen haben und welche Auswirkungen das hat.
  • Verbinden Sie damit eine positive und motivierende Aussage, wie etwa: „Wir brauchen Sie!“
  • Finden Sie heraus, ob es betriebliche Ursachen für die Arbeitsausfälle gab.
  • Vereinbaren Sie Maßnahmen, um Fehlzeiten künftig zu reduzieren.
  • Machen Sie dem Mitarbeiter Mut, dass er seine Arbeit so ohne Ausfälle besser bewältigen kann.

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