MitarbeitergesprächRückkehrgespräch und Fehlzeitengespräch führen

Rückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche mit Mitarbeitern sollten korrekt geführt werden. Ansonsten zerstören sie Vertrauen statt zu motivieren.

Kehrt ein Mitarbeiter nach längerer Krankheit an seinen Arbeitsplatz zurück, empfiehlt sich ein Rückkehrgespräch. Fehlt ein Mitarbeiter häufiger krankheitsbedingt, sollte der Vorgesetze ein Fehlzeitengespräch führen.

Im Rückkehrgespräch Mitarbeiter nicht aushorchen

Ein Gespräch mit dem Vorgesetzen nach überstandener Krankheit hat für viele Mitarbeiter einen eher negativen Beigeschmack. Soll ich ausgehorcht werden? Rückkehrgespräche dürfen nicht dazu genutzt werden, die Mitarbeiter auszuspionieren. Vorgesetzte dürfen also nicht versuchen, den Grund für die Erkrankung herauszufinden, denn dies würde einen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter bedeuten. Rückkehrgespräche stehen vielmehr unter dem Aspekt der Fürsorge, denn eine Erkrankung könnte auch betriebsbedingte Gründe haben.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz sind berechtigte betriebliche Interessen. Ein berechtigtes betriebliches Interesse liegt zum Beispiel vor, wenn Ansteckungsgefahr besteht oder wenn die Krankheit betriebliche Ursachen hat. Mitarbeiter müssen dann Fragen zur Erkrankung wahrheitsgemäß beantworten.

Mitarbeitern die Rückkehr in den Arbeitsalltag erleichtern

Rückkehrgespräche sind dazu da, Mitarbeitern die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern. Die Mitarbeiter müssen wissen, was während ihrer Abwesenheit im Unternehmen passiert ist, was sich vielleicht geändert hat und inwiefern ihre eigene Arbeit davon betroffen ist. Zudem sollten sie über die aktuell anstehenden Aufgaben informiert werden. Im Rückkehrgespräch sollten Vorgesetzte auch zeigen, dass sie sich über die Rückkehr ihres Mitarbeiters freuen.

Werden Rückkehrgespräche formalisiert beziehungsweise standardmäßig geführt und gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so hat dieser das Recht, über den Ablauf dieser Gespräche und weitere Formalien mitzubestimmen. Der betroffene Mitarbeiter darf dann auch mit einem Mitglied des Betriebsrats zum Rückkehrgespräch erscheinen.

So führen Sie ein Rückkehrgespräch

  • Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich.
  • Zeigen Sie, dass Sie sich über die Rückkehr freuen.
  • Erkundigen Sie sich nach dem aktuellen Wohlbefinden.
  • Erläutern Sie das Ziel des Rückkehrgesprächs.
  • Finden Sie heraus, ob es betriebliche Ursachen für die Erkrankung gab.
  • Informieren Sie den Mitarbeiter über mögliche Veränderungen im Betrieb.
  • Wünschen Sie dem Mitarbeiter alles Gute für die Wiederaufnahme der Arbeit.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Bei längerer oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten sind Arbeitgeber zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet. Das BEM soll einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorbeugen und den Arbeitsplatz des Beschäftigten erhalten.

Arbeitgeber sind zu einem BEM verpflichtet, wenn ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Arbeitgeber und der betroffene Mitarbeiter suchen gemeinsam nach geeigneten Maßnahmen der Eingliederung. Dabei sind die Personalvertretung und gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung sowie der Betriebsarzt einzubeziehen. Der Arbeitgeber kann auch externe Stellen einschalten, zum Beispiel den Rentenversicherungsträger, die Berufsgenossenschaft, das Integrationsamt oder die Agentur für Arbeit. Voraussetzung ist, dass der betroffene Mitarbeiter dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement und der Einbeziehung anderer zustimmt.

Fehlzeitengespräch bei häufigen Arbeitsausfällen führen

Fehlen Mitarbeiter häufiger, sollten Vorgesetzte ein Fehlzeitengespräch anberaumen. Ein Fehlzeitengespräch muss nicht zwingend unmittelbar nach Beendigung der Arbeitsunfähigkeit stattfinden.

Im Fehlzeitengespräch machen Vorgesetzte die Auswirkungen der häufigen Fehlzeiten deutlich, zum Beispiel erhöhte Kosten, Mehrarbeit der Kollegen oder liegen gebliebene Arbeiten. Vorgesetzte sollten den betroffenen Mitarbeitern zu Beginn des Fehlzeitengesprächs Zeit zum Berichten geben. Dabei ist zu beachten: Die Mitarbeiter müssen nicht detailliert Auskunft geben über die medizinische Diagnose und die Einzelheiten der ärztlichen Behandlung. Um die Ursachen der Arbeitsausfälle zu erforschen, sollten sich Vorgesetzte aber die genauen Daten der Arbeitsausfälle geben lassen.

Der Vorgesetzte sollte versuchen, gemeinsam mit dem Mitarbeiter Wege zu finden, die Fehlzeiten zu senken. Dies kann beispielsweise eine Reduzierung der Arbeitszeit sein oder eine Umgestaltung der Arbeitsorganisation. Möglich ist auch die Vereinbarung einer variablen Arbeitszeit, um Fehlzeiten an anderen Tagen wieder auszugleichen. Vorgesetzte sollten bei der Wahl der Maßnahme aber auch die Auswirkung auf die Motivation der Mitarbeiter bedenken.

So führen Sie ein Fehlzeitengespräch

  • Begrüßen Sie den Mitarbeiter freundlich.
  • Erläutern Sie das Ziel des Fehlzeitengesprächs.
  • Machen Sie deutlich, dass der letzte Arbeitsausfall nicht lange zurückliegt.
  • Erläutern Sie, wie Kollegen die Arbeit aufgefangen haben und welche Auswirkungen das hat.
  • Verbinden Sie damit eine positive und motivierende Aussage, wie etwa: „Wir brauchen Sie!“
  • Finden Sie heraus, ob es betriebliche Ursachen für die Arbeitsausfälle gab.
  • Vereinbaren Sie konkreten Maßnahmen, um Fehlzeiten zukünftig zu reduzieren.

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