Rückkehrgespräche und FehlzeitengesprächeRückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche durchführen

Rückkehrgespräche werden mit Mitarbeitenden geführt, die längere Zeit krank oder aus anderen Gründen abwesend waren. Fehlzeitengespräche werden bei häufigem Kranksein geführt. In beiden Fällen geht es zunächst darum, Ursachen für die Krankheit zu ergründen und zu beseitigen. Bei weiteren Zielen unterscheiden sich beide Gesprächsformen.

Einstieg in ein Rückkehrgespräche oder Fehlzeitengespräche

„Ach, kommen Sie doch bitte mal ins Büro!“

Nicht selten passiert es, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nach einer Erkrankung ins Büro des Vorgesetzten gebeten wird. Dort sieht die betroffene Person sich nicht nur ihrer oder ihrem Vorgesetzten, sondern unter Umständen auch einem Vertreter aus der Personalabteilung gegenüber. Zuerst wird die betroffene Person freundlich begrüßt und erhält gute Wünsche zu der erfolgreichen Genesung.

Doch dann kommt die Überraschung. Aus dem „Willkommensgespräch“ entwickelt sich ein „Verhör“: Es werden Fragen nach Art der Erkrankung, also der Diagnose, und nach dem Privatleben gestellt. Und: Die verhörte Person wird nach möglichen weiteren Fehlzeiten aufgrund einer Erkrankung gefragt.

Diese Form eines Rückkehrgesprächs ist kaum geeignet, Fehlzeiten und Krankenquoten im Unternehmen zu reduzieren. Denn Belastung und Druck auf die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer steigen damit an. Das können Auslöser sein für erneute Krankheit und Abwesenheit, zumindest für Demotivation gleich zum Wiedereinstieg.

Worauf es beim Rückkehrgespräch ankommt

Um Fehlzeiten im Arbeitsprozess zu senken und dem sensiblen Thema Krankenstand gerecht zu werden, haben sich Rückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche bewährt. Entscheidend ist dabei die gesundheitsfördernde und integrierende Ausrichtung der Gespräche. Es soll eine Maßnahme des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) sein.

Das Rückkehrgespräch ist ein Führungsinstrument. Es wird nach einer längeren Abwesenheit eines Mitarbeiters von der oder dem Vorgesetzten initiiert. Damit soll dem betroffenen Mitarbeiter vermittelt werden, dass die Abwesenheit bemerkt wurde, um ihn beispielsweise nach einem längeren Urlaub, einem Krankenhausaufenthalt oder einer Kur wieder zu integrieren.

Außerdem soll nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit herausgefunden werden, ob die Ursachen der Fehlzeiten möglicherweise betrieblicher Art sind und ob die Vorgesetzten beim Abbau dieser Ursachen unterstützend eingreifen können.

Merkmale von Rückkehrgesprächen

Die wesentlichen Merkmale des Rückkehrgespräches sind:      

  • Die direkte Führungskraft führt das Gespräch.
  • Das Rückkehrgespräch sollte möglichst unmittelbar nach einer Rückkehr stattfinden (zeitnah) und
  • mit jeder Person geführt werden, die aus einer (längeren) Abwesenheit zurückkehrt.

Ziele das Rückkehrgesprächs

Folgende Ziele verfolgen Rückkehrgespräche:

1. Informieren

Das Rückkehrgespräch soll für den Mitarbeiter, der aus einer (längeren) Abwesenheit zurückkehrt, die Arbeitsaufnahme erleichtern. Deshalb werden die Betroffenen mit einem Rückkehrgespräch informiert über Vorkommnisse offizieller und nicht-offizieller Art, die sich während ihrer Abwesenheit ereignet haben.

2. Betriebsbedingte Ursachen für die Erkrankung aufdecken

In Rückkehrgesprächen kann geklärt werden, ob eine krankheitsbedingte Abwesenheit mit der Arbeitssituation der oder des Beschäftigten zusammenhängt. Dann könnten diese Ursachen abgebaut werden. Mögliche Aspekte bei der Ursachenforschung sind:

  • Gestaltung und Umgebung des Arbeitsplatzes
  • Organisation im weitesten Sinne, Abläufe, Arbeitszeiten etc.
  • Aufgaben und Tätigkeiten und damit verbundene Belastungen und Beanspruchungen
  • Verhalten der Vorgesetzten
  • Zusammenarbeit im Team
  • Betriebsklima

3. Sich um Beschäftigte kümmern

Beschäftigten wird durch das Rückkehrgespräch verdeutlicht, dass die Abwesenheit von der Führungskraft wahrgenommen wird – im Sinne von „der Mensch wurde vermisst“ und nicht (nur) die Arbeitskraft. Der oder die Beschäftigte erfährt dadurch, dass sich die Führungskraft um sie als Mensch kümmert.

Fehlzeitengespräche durchführen in mehreren Stufen

Während Rückkehrgespräche unmittelbar nach längerer Abwesenheit geführt werden, können Fehlzeitengespräche jederzeit stattfinden. Sie werden in einem abgestuften Vorgehen mit häufig oder lange fehlenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt. Die Kriterien für die verschiedenen Gesprächsstufen werden innerbetrieblich nach Analyse des Krankenstandes und nach Abwägung im Einzelfall bestimmt.

Sinn und Zweck des Fehlzeitengesprächs ist ein gemeinsamer Problemlöseprozess, um mögliche beeinflussbare Krankheitsursachen zu ergründen und Veränderungen einzuleiten.

Die möglichen Stufen von Fehlzeitengesprächen sind:

  1. Ursachen analysieren und beseitigen, bei Arbeit unterstützen
  2. nochmals Ursachen prüfen, Ziele vereinbaren, Maßnahmen dokumentieren
  3. Korrekturen umsetzen, Veränderungsbedarf erläutern, mögliche Konsequenzen deutlich machen
  4. Veränderungen bewerten, arbeitsrechtliche Konsequenzen vorbereiten

Werden alle Möglichkeiten dieses gestuften Vorgehens genutzt, sind arbeitsrechtliche Konsequenzen wie krankheitsbedingte Kündigungen selten. Falls sie drohen, liegt die Gesprächsleitung in der letzten Stufe bei der Personalabteilung. Sie können im Anschluss eingeleitet werden, setzen aber eine gründliche Klärung im Einzelfall voraus.

Wer nimmt am Fehlzeitengespräch teil?

Die oder der unmittelbare Vorgesetzte leitet das Gespräch auf der jeweiligen Stufe. Der Betriebs- oder Personalrat ist beteiligt, wenn der betroffene Mitarbeiter das wünscht oder zulässt.

Ferner ist es im Einzelfall sinnvoll, den Betriebsarzt einzubeziehen, gegebenenfalls auch den Sozialdienst oder die Gesundheitsberatung. Dies gilt nicht nur bei Suchtproblemen, sondern kann bei vielen Krankheiten förderlich für die betroffene Person und für die Vorgesetzten sein.

Ziele das Fehlzeitengesprächs

Folgende Ziele verfolgen Fehlzeitengespräche:

1. Offensichtliches Problem ansprechen

Fehlzeitengespräche werden mit Beschäftigten geführt, bei denen häufig Fehlzeiten auftreten, also mit Beschäftigten, die überdurchschnittlich häufig krank sind. Die Fehlzeitengespräche unterscheiden sich dadurch von den Rückkehrgesprächen, dass hier ein offensichtliches Problem ansteht, das es gemeinsam zu analysieren und zu lösen gilt.

2. Fehlzeitenquote senken

Fehlzeitengespräche werden in der Regel von der Führungskraft ausgelöst, die anhand der Fehlzeitenquote verfolgen kann, wann ein solches Fehlzeitengespräch sinnvoll und notwendig ist.

3. Gemeinsame Lösungsfindung

In den Fehlzeitengesprächen geht es darum herauszufinden, ob die Ursachen für die Fehlzeiten betrieblich bedingt sind. Es geht um die gemeinsame Suche nach Lösungen, um Hilfe und Unterstützung durch die Leitung, aber auch um die Förderung des Problembewusstseins der Beschäftigten für Fehlzeiten.

Gespräche, die lediglich als Sanktionsmaßnahmen darauf angelegt sind, Personalkosten zu minimieren und die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz zu erhöhen, indem sie erkrankte Beschäftigte unter Druck setzen und ihnen fehlende Motivation vorwerfen, verfehlen in aller Regel ihr Ziel.

Rückkehr- und Fehlzeitengespräche im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements zielen vielmehr darauf ab, gesundes Arbeiten zu fördern und durch adäquates Training zunächst einmal Führungsverhalten zu schulen. Auf diese Weise kann krankheits- und motivationsbedingter Abwesenheit wirksam begegnet werden.

Praxis

Rückkehrgespräche führen

Prüfen Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen und Ihrem Team Rückkehrgespräche führen:

  • Für welche Beschäftigten sind Rückkehrgespräche vorgesehen?
  • Welche Ziele verfolgen Sie mit Rückkehrgesprächen?
  • Welche Themen werden dabei besprochen?
  • Inwiefern gibt es dabei für Vorgesetzte ein standardisiertes Vorgehen?
  • Welche Erfolge erzielen Sie damit? Aus Sicht des Unternehmens, der Vorgesetzten, des Teams, der zurückgekehrten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
  • Was können oder sollten Sie bei Rückkehrgesprächen verbessern?

Stufenplan für Fehlzeitengespräche entwickeln

Entwickeln Sie in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder in Ihrem Team einen Stufenplan für Fehlzeitengespräche:

  • Klären Sie: Wann sollen Fehlzeitengespräche durchgeführt werden?
  • Was sind die Ziele der Fehlzeitengespräche?
  • In welchen Stufen sollten Fehlzeitengespräche geführt werden?
  • Dokumentieren Sie dazu, wann Sie welches Gespräch wo und mit welchem Ziel führen.

In der folgenden Vorlage finden Sie ein Beispiel für einen solchen Stufenplan für Fehlzeitengespräche, mit den beteiligten Personen, der möglichen Anlässen, dem Ort des Gesprächs und den wichtigen Inhalten, die auf den einzelnen Stufen besprochen werden sollten.

Rückkehr- und Fehlzeitengespräche sollten in den Methodenkoffer einer jeden Führungskraft gehören, wenn es zu längeren Abwesenheiten wegen Krankheiten kommt. Zum einen sind diese Gespräche wichtig, um Fehlzeiten zu reduzieren, zum anderen sind sie ein Teil des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie dieses Führungsinstrument im Unternehmen einführen und damit in den Methodenkoffer integrieren.