MustervorlageInhalt einer Auftragsbestätigung

Nach Vertragsabschluss kann eine Auftragsbestätigung helfen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Bedenken auszuräumen. Welche Inhalte gehören in eine schriftliche Auftragsbestätigung? Zwei Mustertexte zeigen Auftragsbestätigung und Anschreiben.

Eine Auftragsbestätigung ist nützlich, um Missverständnisse zu vermeiden und für beide Seiten Sicherheit zu schaffen. Gerade bei neuen Kunden und größeren Aufträgen sollten Sie mit einer Auftragsbestätigung schriftlich zusammenfassen, was vereinbart wurde.

Für das Schreiben einer Auftragsbestätigung gibt es keine verbindlichen Regeln. Es gibt keine Vorgaben dafür, was in einer Auftragsbestätigung stehen muss. Sie muss nicht einmal so heißen, sondern kann beispielsweise auch „Buchungsbestätigung“ oder „Anmeldebestätigung“ heißen.

Was sollte in der Auftragsbestätigung stehen?

  • Dank für den Auftrag und gegebenenfalls Bestätigung, dass eine gute Wahl getroffen wurde
  • genaue Beschreibung der Art und Menge der Waren beziehungsweise Leistungen
  • Einzelpreise und Gesamtpreis, mit und ohne Mehrwertsteuer
  • Liefertermine, Konditionen und andere organisatorische Details
  • Zahlungsfristen
  • Verweis auf Vertragsbedingungen (AGB) und andere rechtliche Aspekte (soweit dies nicht schon vorher notwendig ist)
  • gegebenenfalls Bitte um Bestätigung (unbedingt erforderlich, wenn etwas anderes bestätigt wird als vorher besprochen)

Wie wird die Auftragsbestätigung gesendet?

Sie müssen Auftragsbestätigungen nicht als Brief verschicken, sondern können sie auch per E-Mail versenden. Bei elektronischem Versand ist im Streitfall allerdings der Nachweis schwieriger, dass der Kunde die Auftragsbestätigung tatsächlich erhalten hat. Wenn Sie sich wirklich absichern wollen, sollten Sie sich die Auftragsbestätigung vom Kunden unterschreiben lassen.

Rechtlich erforderlich ist diese Bestätigung der Auftragsbestätigung aber nur, wenn Sie etwas anderes bestätigen als vorher vereinbart war – etwa, weil sich die Lieferzeiten nachträglich verzögert haben. Dann handelt es sich bei Ihrer Auftragsbestätigung wieder um ein neues Angebot, das Ihr Kunde annehmen muss, damit ein neuer Vertrag zustande kommt.

Muster für eine Auftragsbestätigung

Das folgende Muster zeigt, wie eine Auftragsbestätigung aussehen kann und aufgebaut ist. Das Beispiel zeigt gleichzeitig, wie man den Kunden über Änderungen informiert.

Worauf sollte man bei der Auftragsbestätigung achten?

Denken Sie bei der Formulierung der Auftragsbestätigung kundenorientiert. Der Kunde sucht Orientierung und Sicherheit. Halten Sie klar und übersichtlich das fest, was vereinbart wurde. Der Kunde soll sich leicht zurechtfinden können.

Insbesondere Privatkunden sind nach der Kaufentscheidung noch unsicher. War das die richtige Wahl? Wäre ein anderer Anbieter besser gewesen? Hätte ich nicht doch …? Mit dieser Unsicherheit sollten Sie Ihre Kunden nicht allein lassen. Beruhigen Sie den Kunden in der Auftragsbestätigung und betonen Sie, wie gut die getroffene Wahl ist und wie kompetent und zuverlässig Sie als Anbieter sind.

Überlassen Sie die Formulierung der Auftragsbestätigung nicht allein Ihrem Warenwirtschaftssystem. Fügen Sie wenigstens ein, zwei individuelle Sätze hinzu. So zeigen Sie dem Kunden Ihre Wertschätzung.

Muster für das Anschreiben zur Auftragsbestätigung

Das folgende Anschreiben zur Auftragsbestätigung zeigt, wie individuelle Formulierungen helfen können, dass der Kunde seinen Kauf nicht bereut. Das stärkt die Kundenzufriedenheit.

Dazu im Management-Handbuch

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