MustervorlageInhalt einer Auftragsbestätigung

Welche Inhalte gehören in eine schriftliche Auftragsbestätigung? Zwei Mustertexte zeigen Auftragsbestätigungen für Privatkunden und Geschäftskunden.

Auftragsbestätigungen sind rechtlich nicht unbedingt erforderlich. Eine Auftragsbestätigung ist aber praktisch nützlich, um Missverständnisse zu vermeiden und für beide Seiten Sicherheit zu schaffen. Gerade bei neuen Kunden und größeren Aufträgen sollten Sie mit einer Auftragsbestätigung schriftlich zusammenfassen, was vereinbart wurde.

Beim Verfassen einer Auftragsbestätigung sind Sie formal recht frei. Es gibt keine Regelung dafür, was in einer Auftragsbestätigung stehen muss. Sie muss nicht einmal so heißen, sondern kann beispielsweise auch „Buchungsbestätigung“ oder „Anmeldebestätigung“ heißen.

Das gehört in eine Auftragsbestätigung

  • Dank für den Auftrag und gegebenenfalls Bestätigung, dass eine gute Wahl getroffen wurde
  • genaue Beschreibung der Art und Menge der Waren beziehungsweise Leistungen
  • Einzelpreise und Gesamtpreis, mit und ohne Mehrwertsteuer
  • Liefertermine, Konditionen und andere organisatorische Details
  • Zahlungsfristen
  • Verweis auf AGB (bei Firmenkunden kann der Verweis noch in der Auftragsbestätigung rechtswirksam nachgeholt werden. Voraussetzungen: voller Wortlaut und kein Widerspruch des vorher Vereinbarten; Privatkunden müssen spätestens im Angebot auf die AGB hingewiesen werden)
  • gegebenenfalls Bitte um Bestätigung (unbedingt erforderlich, wenn etwas anderes bestätigt wird als vorher besprochen)

Auftragsbestätigung per Brief, E-Mail oder Fax versenden

Sie müssen Auftragsbestätigungen nicht als Brief verschicken, sondern können sie auch per E-Mail oder Fax versenden. Bei elektronischem Versand ist im Streitfall allerdings der Nachweis schwieriger, dass der Kunde die Auftragsbestätigung tatsächlich erhalten hat. Wenn Sie sich wirklich absichern wollen, sollten Sie sich die Auftragsbestätigung vom Kunden unterschreiben lassen.

Rechtlich erforderlich ist diese Bestätigung der Auftragsbestätigung aber nur, wenn Sie etwas anderes bestätigen als vorher vereinbart war – etwa, weil sich die Lieferzeiten nachträglich verzögert haben. Dann handelt es sich bei Ihrer Auftragsbestätigung wieder um ein neues Angebot, das Ihr Kunde annehmen muss, damit ein neuer Vertrag zustande kommt.

Muster für eine Auftragsbestätigung an einen Geschäftskunden per Fax mit Hinweis auf eine Änderung

Dem Kunden Orientierung und Sicherheit geben

Denken Sie bei der Formulierung der Auftragsbestätigung kundenorientiert. Der Kunde sucht Orientierung und Sicherheit. Halten Sie klar und übersichtlich das fest, was vereinbart wurde. Der Kunde soll sich leicht zurechtfinden können.

Insbesondere Privatkunden sind nach der Kaufentscheidung noch unsicher. War das die richtige Wahl? Wäre ein anderer Anbieter besser gewesen? Hätte ich nicht doch …? Mit dieser Unsicherheit sollten Sie Ihre Kunden nicht allein lassen. Beruhigen Sie den Kunden in der Auftragsbestätigung und betonen Sie, wie gut die getroffene Wahl ist und wie kompetent und zuverlässig Sie als Anbieter sind.

Überlassen Sie die Formulierung der Auftragsbestätigung nicht allein Ihrem Warenwirtschaftssystem. Fügen Sie wenigstens ein, zwei individuelle Sätze ein. So zeigen Sie dem Kunden Ihre Wertschätzung.

Muster für eine Auftragsbestätigung an einen Privatkunden per E-Mail

Dazu im Management-Handbuch

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