Remote OfficeSo unterstützt die Personalabteilung das Arbeiten ohne feste Büros

Damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut und dauerhaft im Homeoffice und unterwegs arbeiten können, brauchen sie die Unterstützung durch die Personalabteilung und durch ihre Vorgesetzten. 10 Punkte, die im Personalmanagement wichtig sind.

Für viele Tätigkeiten braucht es kein Büro mehr. Die Ressourcen, die Sie für Ihre Büroräume aufwenden, wie zum Beispiel die Kosten für Miete und Reinigung, können Sie möglicherweise besser nutzen. Um ohne Büro auszukommen, sollte Ihr Unternehmen aber einige Voraussetzungen erfüllen.

Das sind die wichtigsten Voraussetzungen für das Arbeiten ohne festes Büro, für die die Personalabteilung gemeinsam mit den jeweiligen Führungskräften und Vorgesetzten sorgen muss:

Die richtige Umgebung schaffen und Technik zur Verfügung stellen

Arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor allem remote, müssen sie die richtige Arbeitsumgebung haben. Zwar kann der Arbeitgeber nicht dafür sorgen, dass Angestellte einen Büroraum zu Hause zur Verfügung haben, aber dafür, dass sie mit den richtigen Geräten ausgestattet sind. Laptop, Mobiltelefon und ein Headset für Videokonferenzen sind inzwischen ein Muss. Außerdem ist eine schnelle und vor allem stabile Internetverbindung wichtig.

Zugriff auf Daten und Dateien ermöglichen

Eine gute technische Ausrüstung allein reicht nicht aus. Das Unternehmen selbst muss auch so digital aufgestellt sein, dass Daten und Dateien ortsunabhängig und geräteübergreifend gemeinsam bearbeitet werden können. Eine geeignete Cloud-Lösung ist damit unerlässlich.

Personalmanagement digitalisieren

Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr (oder viel seltener) ins Büro kommen, muss die Personalabteilung zu den Beschäftigten kommen. Das setzt voraus, dass die Personalabteilung digitalisiert ist. Wenn interne Dienstleistungen digital angeboten werden und funktionieren, kann das einen Strukturwandel auslösen, der sich auf andere Unternehmensbereiche überträgt. Daher sollten auch administrative Aufgaben der Personalabteilung – vom Onboarding bis zum Lohnmanagement – digital organisiert werden können.

Digitale Verarbeitung von Personalangelegenheiten

Auch ohne festes Büro müssen Urlaubsanträge, Reisekostenanträge und Krankmeldungen bearbeitet werden. Müssen Mitarbeitende diese noch in Papierform stellen, ist das nicht nur aufwendig und unpraktikabel, sondern auch nicht mehr zeitgemäß. Inzwischen gibt es Lösungen, die Anträge am Laptop und via Smartphone ermöglichen. Das spart Zeit bei Beschäftigten, Vorgesetzten und der HR-Abteilung.

Arbeitszeiterfassung einführen

Unternehmen, die nicht auf Vertrauensarbeitszeit setzen, müssen es ermöglichen, auch im Homeoffice und unterwegs Arbeitszeiten zu erfassen. So werden Arbeitszeit und Überstunden dokumentiert. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im Mai 2019 beschlossen, dass Unternehmen in Zukunft die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten dokumentieren müssen. Stand August 2021 gibt es in Deutschland noch keine Verpflichtung für Arbeitnehmer, die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen. Wahrscheinlich wird sich die Entscheidung des EuGHs auch auf die deutsche Rechtsprechung auswirken. Entsprechend sind Unternehmen gut beraten, bereits jetzt die Einführung der Arbeitszeiterfassung im Rahmen der HR-Digitalisierung zu beachten.

Virtuelles Recruiting

Ohne festes Büro verläuft der Großteil der Candidate Journey virtuell – von der Talentsuche, über das Bewerbermanagement, bis hin zum digitalen Kennenlernen. Digitale Tools erleichtern diese für alle Beteiligten. Neben den richtigen Prozessen bedarf es auch der richtigen Herangehensweise. Schließlich werden die künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne feste Büros auskommen müssen. Beispielsweise eignen sich Case Studies und Cultural-Fit-Runden besser, um zu prüfen, ob jemand zum Unternehmen passt, als ein reiner Fokus auf den Lebenslauf.

Vertrauen in Beschäftigte haben

Gibt es kein festes Büro mehr, müssen Vorgesetzte ihre Kontrolle abgeben und darauf vertrauen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genauso gute Arbeit leisten. Kontrollanrufe und misstrauisches Führungsverhalten sind tabu. Vertrauen können Arbeitgeber beispielsweise mit flexiblen Arbeitszeiten ausdrücken.

Kommunikation fördern

Kommunikation ist für jede Arbeitsbeziehung wichtig. Gibt es kein gemeinsames Büro, fällt der Smalltalk an der Kaffeemaschine oder am Drucker weg. Ermöglichen Sie daher das Miteinander auf andere Weise. Beispielsweise durch informelle Team-Meetings und virtuelle Kaffeepausen.

Gemeinsame Vor-Ort-Termine vereinbaren

Auch wenn die Beschäftigten im Homeoffice arbeiten, wird es gemeinsame Termine vor Ort geben, beispielsweise bei Kunden oder Partnern. Präsenztermine stärken nach wie vor das zwischenmenschliche Miteinander. Und wenn die Pandemie-Situation es erlaubt, werden viele Beschäftigte das Bedürfnis verspüren, sich wieder einmal „live“ zu sehen. Firmen, die ohne eigene Büroräume operieren, sollten deshalb festlegen, wo sie Meetings abhalten und dafür zum Beispiel Konferenzräume mieten können. Wählen Sie hierzu bereits im Vorfeld Co-Working-Spaces und geeignete Hotels aus.

Aktives Teambuilding betreiben

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich als Team verstehen und gut zusammenarbeiten. In Unternehmen ohne Büro fehlt das soziale Gefüge, das sonst im Büro entsteht. Betreiben Sie deshalb aktives Teambuilding. Gemeinsame Unternehmungen aber auch Online-Events bieten sich hier an. Ziel all dessen ist, das Miteinander zu fördern, damit auch bei räumlicher Distanz die Teamarbeit funktioniert.

Fazit

Die Voraussetzungen für das Arbeiten ohne feste Büroräume schaffen Sie vor allem dann, wenn Sie Ihr Unternehmen digital aufstellen und das soziale Miteinander fördern. Der Personalabteilung und ihren personalbezogenen Aufgaben kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Sie muss interne Dienstleistungen für die Beschäftigten auf die neuen Rahmenbedingungen anpassen und digitalisieren. Maßgeblich für den langfristigen Erfolg ist, dass die Arbeit gut erledigt werden kann und das Miteinander im Betrieb erhalten bleibt.

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