Software nutzenDer Wechsel zu Open Source – eine Anleitung für Unternehmen

Viele haben es schon getan, etliche möchten gerne, manche trauen sich nicht – es geht um den Wechsel zu einer Open-Source-Software. Dabei bieten quelloffene Lösungen echte Vorteile – das ist den Verantwortlichen meist klar.

Und doch gibt es immer wieder Hemmungen:

• Können wir die bisherige Software wirklich reibungslos ersetzen?
• Wie ist die Akzeptanz unter den Kolleginnen und Kollegen?
• Und welche technischen Hürden gibt es zu beachten?

Wer bestimmte Punkte im Blick behält, kann so ein Projekt aber erfahrungsgemäß stemmen.

Warum zu Open Source wechseln?

Gründe für den Einsatz von Open-Source-Software gibt es reichlich:

• mehr Sicherheit,
• geringere Kosten,
• weniger restriktive Lizenzmodelle.

Oder Unternehmen wollen einfach nicht in technologische Abhängigkeiten geraten. Für viele ist es auch die Kombination aus diesen Vorteilen, die sie zum Umstieg auf Open Source gebracht hat.

Wer sich für den Wechsel entscheidet, wird jedoch schnell merken: Es kommt nicht nur auf das neue Produkt an, sondern auch auf das Vorgehen. Der Umstieg gelingt nur, wenn von Anfang an feststeht,

• wer welche Aufgabe übernimmt,
• in welcher Reihenfolge gearbeitet wird und
• welche Risiken früh adressiert werden müssen.

Die ersten Schritte: Ziele, Bestandsaufnahme, Ressourcen

Am Anfang sollte eine nüchterne Bestandsaufnahme stehen. Was ist das Ziel der Umstellung auf Open Source? Geht es um

• Kosten,
• mehr Flexibilität,
• die Modernisierung veralteter Systeme oder
• die Vermeidung eines Vendor-Lock-ins?

Erst wenn die Motive identifiziert sind, kann es an die Durchleuchtung der eigenen Systemlandschaft gehen.

Welche Prozesse sind kritisch, welche Schnittstellen unverzichtbar, welche Daten müssen migriert und welche können archiviert werden?

Ebenso wichtig ist die Frage, wie stark die Abläufe vom Standard abweichen. Je größer die Abweichung, desto höher der Aufwand.

Parallel dazu sollte das Unternehmen klären, welche Ressourcen intern verfügbar sind und wo externe Expertise gebraucht wird.

Auswahl Open-Source-Software

Sind diese Fragen geklärt, folgt die Auswahl der passenden Open-Source-Software. Und hier sollte nicht nur der erste Eindruck zählen, sondern der tatsächliche Reifegrad:

• Gibt es robuste Referenzen?
• Wie aktiv ist die Community?
• Wie verlässlich sind Release-Zyklen, Sicherheitsmechanismen und Dokumentation?

Gerade in Bereichen wie IT-Service-Management zeigt sich, wie entscheidend Schnittstellen, Erweiterbarkeit und ein klar verständliches Lizenzmodell sind. Eine Demo allein reicht nie aus.

Ein Proof of Concept mit eigenen Prozessen ist oft sehr empfehlenswert, um festzustellen, ob die Lösung wirklich die eigenen Erwartungen erfüllt.

Projektorganisation im Unternehmen

Für einen erfolgreichen Projektverlauf kommt es zudem auf die Organisation an.

• Die Projektleitung steuert Zeit, Budget und Prioritäten,
• der technische Lead verantwortet Architektur und Integration und
• der Fachbereich definiert Funktionen und validiert Ergebnisse.

Wenn Know-how oder Kapazitäten fehlen, kann auch der Softwarehersteller unterstützen – oder sollte es zumindest können: Wer den Umstieg nicht allein schafft, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass der Hersteller auch gleichzeitig Dienstleister ist und das Projekt bei der Migration, den Schulungen und dem Support begleitet.

Vor Migration und Go-Live

Das Herzstück jeder Umstellung ist die Migrationsplanung. Dabei sind vier Fragen besonders wichtig:

• Welche Daten werden übernommen?
• Wie werden sie abgebildet?
• Welche Systeme müssen angebunden werden?
• Und wie viel Anpassung ist wirklich notwendig?

Viele Dienstleister empfehlen, sich zunächst so nahe wie möglich am Standard zu bewegen, weil dies Wartbarkeit und Sicherheit erhöht.

Gleichzeitig muss früh festgelegt werden, wie der Betrieb aussehen soll – ob im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud, mit welcher Backup-Strategie, welchen Monitoring-Werkzeugen und welchem Notfallkonzept.

Ein ebenso zentraler Punkt ist die Frage nach Rollen und Berechtigungen, Patch-Strategien und der Handhabung sicherheitsrelevanter Updates.

Die Umsetzungsphase

Die Umsetzungsphase beginnt mit Installation und Systemkonfiguration, gefolgt von einer ersten Testmigration. Dabei zeigt sich, ob alle zuvor geschmiedeten Pläne aufgehen und ob alle Schnittstellen wie vorgesehen funktionieren.

Fachbereiche müssen diese Ergebnisse prüfen und bestätigen. Lasttests, Integrationsprüfungen und kurze, klare Schulungen für die verschiedenen Nutzergruppen schließen die Vorbereitung der Umsetzung ab.

Der große Belastungstest für alle Beteiligten ist dann schließlich der Go-Live.

Altdaten werden eingefroren, die endgültige Migration wird durchgeführt, und das Projektteam begleitet die ersten Tage engmaschig. Doch auch in den darauffolgenden Wochen sollte das Team darauf achten, dass Anfragen sofort gebündelt, eingeordnet und priorisiert werden.

Diese Phase entscheidet oftmals darüber, ob das System im Alltag akzeptiert wird, oder die Mitarbeitenden sich eher widerwillig damit abfinden. 

Nach dem Go-Live beginnt der eigentliche Dauerbetrieb. Open Source verlangt regelmäßige Updates, schnelle Reaktionen bei Sicherheitslücken und eine disziplinierte Weiterentwicklung.

Das Product Management des Softwareherstellers sollte Kundenanforderungen bewerten und in die Produktstrategie einfließen lassen – überall, wo es Sinn macht. Wer sich zudem aktiv in der Community bewegt, gewinnt zusätzlich an Stabilität:

• Fehler werden schneller erkannt,
• Best Practices teilen sich leichter und
• Weiterentwicklungen profitieren vom Austausch vieler Anwender.

Diesen Mechanismus erleben wir seit Jahren: Open Source funktioniert am besten, wenn Unternehmen nicht nur Nutzer, sondern Teil eines Ökosystems werden.

Für einen Wechsel ohne Probleme

Wer beim Umstieg auf Open Source gezielt vorgeht, kann typische Risiken frühzeitig mindern oder ganz aus der Welt schaffen.

• Technische Probleme entstehen häufig durch unklare Datengrundlagen oder unterschätzte Schnittstellen.
• Organisatorische Schwierigkeiten ergeben sich meist aus fehlenden Rollen oder einer zu späten Einbindung des Fachbereichs.

Letztendlich gilt: Mit realistischen Zeitplänen, professioneller Planung und einem verlässlichen Dienstleister bleibt das Projekt beherrschbar.

Ein Wechsel zu Open Source ist nicht unbedingt ein Sprint, sondern häufig ein planbares und langfristiges Transformationsprojekt. Wenn Unternehmen systematisch vorgehen, gewinnen sie am Ende nicht nur ein neues System, sondern echte Unabhängigkeit – technisch, organisatorisch und strategisch.

Und das ist der entscheidende Vorteil von quelloffener Software: Sie schafft Sicherheit und langfristige Freiheit, weil sie nicht eingrenzt, sondern Möglichkeiten eröffnet.