Change-ManagementProblemen vorbeugen mit CATWOE

Mit CATWOE werden Systeme aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet. CATWOE dient als Tool im Bereich Projektmanagement und des Change-Management.

Bestehende oder mögliche zukünftige Probleme innerhalb von Prozessen werden mit CATWOE identifiziert. Sie besteht aus verschiedenen Phasen, die man je nach Bedarf einzeln oder in abgewandelter Reihenfolge anwendet. Die Methode muss deshalb auch nicht vollständig vom ersten bis zum letzten Schritt umgesetzt werden.

Der Begriff setzt sich zusammen aus den Anfangsbuchstaben von:

• Customer
• Actor
• Transformation
• World View
• Owner
• Environment

Hierbei handelt es sich um alle Personengruppen oder Bereiche, die mit dem System in Berührung kommen. Wer Sichtweisen, Wertevorstellungen und Interessen der einzelnen Stakeholder beachtet, erkennt mögliche Probleme oder sich anbahnende Konflikte frühzeitig.

Bei CATWOE wird nicht ein einzelnes Symptom analysiert. Stattdessen betrachtet man das Gesamtsystem aus verschiedenen Blickwinkeln.

Die CATWOE-Methode dient nicht ausschließlich der Problemerkennung, sondern sie wird auch zu anderen Zwecken eingesetzt, wie zum Beispiel:

• Ziele von Unternehmen oder Organisationen festlegen
• Verbesserungspotenzial für laufende Projekte erkennen
• Ursachen für Konflikte im Hinblick auf Ziele finden
• Wünsche und Ideen der Stakeholder identifizieren sowie benennen

Es handelt sich entweder um Probleme innerhalb einzelner Projekte oder um Probleme, die ganze Unternehmensbereiche betreffen.

Die Reihenfolge der Anfangsbuchstaben in „C-A-T-W-O-E“ muss man nicht zwingend einhalten. Stattdessen beginnen viele Anwender zum Beispiel mit den Aspekten „World View“ und „Transformation“, weil es sich um übergeordnete Bereiche handelt. Der Einfachheit halber erläutern wir das Vorgehen in der gewöhnlichen Reihenfolge.

Wer mit dem Ergebnis nach der schrittweisen Anwendung noch nicht zufrieden ist, wiederholt einzelne Schritte. So kann man Ergebnisse verfeinern und Erkenntnisse konkretisieren.

Customers

Gemeint sind die Kunden oder Nutznießer des betreffenden Systems. Man überlegt sich:

• Wer sind die Kunden?
• Welches Problem haben die Kunden?
• Wie werden Probleme der Kunden gelöst?
• Auf welche Lösungen werden Kunden wie reagieren?
• Gibt es auch „Verlierer“, die nicht mit der Lösung zufrieden sein werden?
• Kann man diesen Kunden eine Alternative bieten?

Actors

An dieser Stelle geht es um die Akteure des Systems. Wie das englische Verb „act“ sagt, betrachtet man die ausführenden Personen. Relevant sind die folgenden Fragen:

• Wie reagieren die Akteure auf das neue oder veränderte System?
• Inwiefern wird die Arbeit der Akteure durch die Neuerung beeinflusst?
• Welche Konflikte kann es zwischen den Akteuren geben?

Transformation (Process)

Hier spricht man vom Umwandlungsprozess oder Kernprozess. Meistens geht es um einen Prozess, der das Produkt zum Kunden leitet.

• Inwiefern verändert sich der Input des Systems?
• Welcher Output entsteht?
• Was genau führt das System aus?
• Wie wird Input in Output verwandelt?
• Welche (neuen) Schritte werden durchgeführt, bis man das Ergebnis erreicht?

Manche Transformationen scheinen auf Anhieb logisch, andere wirken unkonventionell. Das bedeutet allerdings nicht, dass die ungewöhnlichen Transformationen pauschal schlechter oder gar falsch sind. Es kommt auf die jeweilige Sicht auf die Welt (World View) an.

World View

Bei der Betrachtung aus der einer persönlichen Weltsicht geht es um den größeren Zusammenhang. Man betrachtet das System aus der Perspektive der Stakeholder und ihrer Sicht auf die Welt, ihre Werte und ihre Weltanschauung. Die World View und die Transformation werden aufeinander abgestimmt.

Wichtige Fragen in diesem Kontext:

• Welches Problem muss durch das System gelöst werden?
• Welche Folgen können entstehen durch die Einführung eines Systems?
• Was geschieht, wenn das System ausfällt?
• Welche Werte der Personengruppe, aus deren Sicht das System betrachtet wird, sind für das System wichtig?
• Welche Effekte hat das System und wie passen diese zur Weltanschauung der Stakeholder?

Owner

Als Eigentümer wird eine Person oder eine Personengruppe bezeichnet, die in das System eingreift, es einführt, ergänzt oder verändert. Eine Frage ist in diesem Zusammenhang zentral:

Welche Beweggründe hat der Owner für oder gegen die Einführung?

Environment

Bei diesem Aspekt liegt der Fokus auf den Rahmenbedingungen, den Umgebungsfaktoren und der Umwelt des Systems. In der Regel sind diese Faktoren nicht oder nur teilweise veränderbar. Sie müssen hingenommen sowie von Anfang an bei der Planung und Durchführung berücksichtigt werden.

• Was beeinflusst das System, kann aber nicht verändert werden?
• Welche rechtlichen, technischen oder anderen Rahmenbedingungen sind zu beachten?
• Welche Einflüsse auf das System lassen sich daraus ableiten?

Beispiel 1: CATWOE für Prozess- oder Service-Innovationen

Besonders häufig wird CATWOE im Bereich Prozess- oder Service-Innovationen eingesetzt. Wenn zum Beispiel die Angebotserstellung oder der Beschaffungsprozess nicht mehr optimal funktioniert, kann die CATWOE-Methode eingesetzt werden. Gleiches gilt bei der Einführung einer neuen Software, die Kunden, Mitarbeiter und Unternehmer gleichermaßen betrifft.

Beispiel 2: CATWOE für Geschäftserweiterung nutzen

Ein Unternehmen hat bisher nur Wohnimmobilien vermietet und möchte ab sofort große Wohnungen als gemeinschaftlich nutzbare Büros anbieten. Eventuell werden die Plätze in diesen Büros einzeln vergeben.

Die Idee dahinter: Homeoffice wird immer beliebter. Doch manche Menschen finden in den eigenen vier Wänden keine Ruhe zum Arbeiten, wollen Gleichgesinnte treffen oder möchten schlicht Arbeitsplatz und „Zuhause“ trennen.

Mithilfe von CATWOE kann das Unternehmen herausfinden, wie und ob die Geschäftsidee umsetzbar ist. Außerdem wichtig: Wie kann man die Idee maximal erfolgversprechend umsetzen?

Dazu analysiert man die Sichtweisen der Elemente Customers, Actors, Transformation, World View, Owner und Environment. So werden bereits vor einer endgültigen Entscheidung für oder gegen eine Erweiterung des Geschäftsmodells alle möglichen Probleme bedacht.

Customers sind in diesem Fall die potenziellen Mieter.

Actors sind die Mitarbeiter, welche die Wohnungen aussuchen, ausstatten, vergeben und verwalten. Die Transformation ist der Wandel von der Vermietung normaler Wohnungen hin zur Vermietung von Gemeinschafts-Büros.

Die World View besteht zum einen aus den Werten und Überzeugungen der Büro-Mieter und zum anderen aus der Reaktion der Gesellschaft sowie der Anwohner und der Mitarbeiter auf das Projekt.

Owner ist das Unternehmen, das bisher nur Wohnimmobilien vermietet hat.

Zum Environment gehören im Beispiel der Mietspiegel, die Lage und Anzahl verfügbarer Wohnungen, mögliche Mitbewerber und vieles mehr.

Welche Vorteile CATWOE bietet, hängt davon ab, wie, wo und wann die Methode eingesetzt. Über die folgenden Stärken verfügt die Methode in jedem Fall:

• Die CATWOE-Methode gilt als effizient und flexibel, weil sie sowohl dauerhaft als auch vorübergehend eingesetzt werden kann.
• Mit CATWOE kann man sogar gegenteilige Interessen, Meinungen und Vorlieben erfassen.
• Wird CATWOE konsequent eingesetzt, erkennt man Konfliktpotenzial bereits vor der Eskalation.

Manche Anwender empfinden CATWOE als zu abstrakt, um sie auf Anhieb richtig einzusetzen. Der Bestandteil „World View oder Weltanschauung“ ist für viele Nutzer schwer greifbar.

Außerdem bemängeln Kritiker, dass eine methodische Unterstützung fehle und CATWOE nicht praxisbezogen genug sei. Zudem erkenne man Konflikte zwar, erhalte aber keine Hilfestellung bei ihrer Auflösung.