IT-ManagementZum Datenraum für die virtuelle Zusammenarbeit in fünf Schritten

Ein virtueller Datenraum ist eine cloudbasierte Umgebung mit einem hohen Sicherheitsniveau, in der sich digitale Dokumente sicher austauschen und bearbeiten lassen.

• Alle Zugriffe sind zeitlich begrenzt und werden lückenlos sowie revisionssicher protokolliert.
• Eine rechtebasierte Verschlüsselung auf Datei-Ebene sorgt dafür, dass ausschließlich autorisierte Personen auf Daten zugreifen können.
• Beim Confidential-Computing-Ansatz werden die Daten nicht nur während ihrer Speicherung, sondern auch während der Übertragung und der Verarbeitung in der Cloud geschützt.

So kommen Sie in fünf einfachen Schritten zum virtuellen Datenraum, in dem Ihre Mitarbeitenden sicher und effizient zusammenarbeiten können.

Um eine passende Datenraum-Lösung zu finden, muss vorher klar sein, was der virtuelle Datenraum leisten soll. Folgende Punkte sollten mindestens erfüllt werden:

• Rechtemanagement: Gibt es eine klare Zugangsberechtigung und Zugangskontrolle? Wichtig ist es dabei, Zugriffe, Downloads, Löschungen und Bearbeitungen protokollieren sowie die Lösung einfach und intuitiv bedienen zu können.
• Produktivität: Ist der virtuelle Datenraum schnell einsatzbereit und über den Browser leicht verfügbar? Lassen sich Nutzer einfach hinzufügen oder entfernen? Ist die Rechteverwaltung unabhängig von der IT anpassbar?
• Branchenspezifische Compliance-Anforderungen: Gibt es konfigurierbare Nutzungsbedingungen, definierbare Zugriffszeiten, Wasserzeichen für Dokumente, Funktionen zum Schutz vor unberechtigter Weitergabe, Vervielfältigung oder Massendownloads?

Klären Sie außerdem:

• Zu welchem Zweck möchten Sie den virtuellen Datenraum einsetzen?
• Müssen spezifische Rahmenbedingungen aufgrund der bestehenden Prozesse, der einbezogenen Zielgruppen oder der eigenen Branche berücksichtigt werden?

Der Datenraumanbieter muss nicht nur Ihren Vorstellungen entsprechen, sondern auch rechtliche Vorgaben erfüllen – etwa bezüglich des Datenschutzes und der Datensicherheit. Klären Sie Fragen, wie:

• Wo befindet sich der Firmensitz des Anbieters?
• Wo werden die Server betrieben?
• Ist dem Anbieter der Zugriff auf die Daten im Datenraum möglich?
• Ist auch während der Bearbeitung der Schutz der Daten in der Cloud gewährleistet?
• Kann der Anbieter seine Sicherheit durch Zertifikate oder Ähnliches nachweisen?
• Gibt es Apps und APIs oder andere Integrationsmöglichkeiten?
• Ist der Support jederzeit erreichbar?

Für Unternehmen, die rechtlich auf der sicheren Seite sein wollen, kommt im Prinzip nur ein Cloud-Anbieter mit Sitz und Rechenzentren innerhalb der EU infrage.

Bevor Sie Ihren virtuellen Datenraum in Betrieb nehmen, sollten Sie alle relevanten Aspekte entlang der betroffenen Prozesse überprüfen. Das umfasst unter anderem:

• Rollen- und Rechtemanagement: Wie kann geregelt werden, wer was darf?
• Verbreitungsschutz: Müssen einzelne Dokumente gekennzeichnet werden? (View-Only, Wasserzeichen etc.)
• Dokumentation: Braucht es ein Datenraum-Journal, um alle Aktionen im Datenraum revisionssicher zu protokollieren? Damit bleibt nachvollziehbar, wer welches Dokument wann aufgerufen, heruntergeladen, bearbeitet oder gar gelöscht hat.
• Nutzungsregeln: Liegt allen Nutzern eine Nutzungsvereinbarung für den virtuellen Datenraum vor und wurde dieser ausdrücklich zugestimmt?

Ferner kann es sich lohnen, für die Verwaltung des Datenraums einen Raumassistenten zu bestimmen. Dieser verfügt über alle nötigen Rechte, um einen Datenraum anzulegen und einzurichten. Er kann Mitglieder einladen, selbst aber keine Daten einsehen.

Bevor Sie mit der digitalen Zusammenarbeit im virtuellen Datenraum beginnen, benötigen Sie ein Löschkonzept für alle geteilten und verarbeiteten Daten.

Nun können Sie starten, Daten und Dokumente (zum Beispiel PDF- und Bild-Dateien, Notizen und Sprachnachrichten) in den virtuellen Datenraum hochzuladen. Logische Ordnerstrukturen erleichtern die Navigation innerhalb des Datenraums. Vorab definierte Rechte- und Rollenkonzepte helfen dabei, Regeln für den internen und externen Datenaustausch festzulegen.

Haben Sie alles vorbereitet, können Sie Mitglieder in den Datenraum einladen und ihnen die nötigen Rollen und Rechte zuweisen. Stellen Sie sicher, dass jede Person auf die erforderlichen Dateien zugreifen, sie bearbeiten und downloaden kann – nicht mehr und nicht weniger!

Für den sicheren und produktiven Datenaustausch relevant sind:

• Wasserzeichen für PDF-Dateien
• digitale Sitzungsmappen
• ein eingeschränkter Lesezugriff
• Chat- und Abstimmungsfunktionen

Sobald Sie Ihren virtuellen Datenraum in Betrieb genommen haben, sollten Sie die vergebenen Rechte und Rollen regelmäßig überprüfen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder ein Kunde beendet die Zusammenarbeit, werden die Zugriffsmöglichkeiten unmittelbar angepasst.

Auch die im virtuellen Datenraum befindlichen Dateien und Dokumente sollten Sie auf Aktualität und Verfügbarkeit prüfen. Regelmäßige Sicherungen wichtiger Daten sind ebenso wichtig!

Um die Zusammenarbeit im virtuellen Datenraum weiter zu optimieren, lassen sich die dort vorhandenen Kommunikationsmöglichkeiten nutzen, um neuen Mitgliedern Unterstützung zu bieten. Bestehende Materialien und Arbeitshilfen können im Team oder mit Externen geteilt werden.