Projektkommunikation planenMaßnahmen im Rahmen der Projektkommunikation

Wie kommunizieren Sie in Ihrem Projekt mit den Stakeholdern? Welche Maßnahmen eignen sich für welchen Zweck? Mithilfe der Kommunikationsmatrix erstellen Sie einen Plan für die Projektkommunikation. Welche Maßnahmen, Methoden und Werkzeuge dafür geeignet sind, erläutert der Autor im Folgenden.

Kommunikationsmatrix als Grundlage der Projektkommunikation

Die Kommunikationsmatrix bildet das Grundgerüst der Projektkommunikation. In der Matrix sind die wesentlichen inhaltlichen Kommunikationsschwerpunkte während des Projektverlaufs zu erkennen. Damit dient sie als Orientierungsinstrument für die Projektleitung.

Beispiel: Kommunikationsmatrix erstellen

Die Kommunikationsmatrix in Abbildung 2 ist ein Beispiel und wurde im Kontext eines Projektes zur Einführung einer Standard-Software entwickelt und angewendet.

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Abbildung 2: Beispiel für Kommunikationsmatrix

Die Abbildung zeigt zum einen die einzelnen Projektphasen von der Projektvorbereitung bis zur Projektumsetzung und Verbesserung der Projektergebnisse.

Zum anderen zeigt sie die unterschiedlichen Kommunikationsfelder, die im Rahmen der Projektkommunikation „bespielt“ werden können. In der Matrix selbst sind dann die einzelnen Maßnahmen und vor allem Themen der Projektkommunikation benannt.

So erstellen Sie eine Kommunikationsmatrix für Ihr Projekt

Um eine Kommunikationsmatrix zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. In einem Workshop werden die Kommunikationsfelder festgelegt. Die Kommunikationsfelder spiegeln nicht die funktionale Organisation eines Unternehmens wider, sondern die Bereiche, die durch das Projekt betroffen sind.
  2. Dabei wird zwischen strategischen, wirtschaftlichen, organisatorischen, technischen und persönlich-emotionalen Kommunikationsfeldern unterschieden. Die Kommunikationsfelder werden auf der vertikalen Achse eingetragen.
  3. Dann werden die Projektphasen identifiziert und auf der horizontalen Achse eingetragen.
  4. Wenn das Grundgerüst der Matrix so weit fertiggestellt ist, können die verschiedenen Kommunikationsthemen in die Matrix eingetragen werden. Dabei wird ersichtlich, welche Kommunikationsthemen in welcher Projektphase vermittelt werden sollen.

Maßnahmen zur Projektkommunikation planen und umsetzen

Mit der Kommunikationsmatrix ist der Grundstein zum Kommunikationskonzept gelegt. Die Verfeinerung erfolgt nun in Form eines Maßnahmenplans, der durch die Kommunikationsexperten in Ihrem Projekt und Ihrem Unternehmen ausgearbeitet wird. Bei besonders schwierigen und konfliktträchtigen Projektthemen ist es sinnvoll, dazu externe Kommunikationsprofis heranzuziehen.

Der Maßnahmenplan definiert:

  • welche Kommunikationsthemen,
  • welchen Zielgruppen,
  • zu welchem Zeitpunkt,
  • auf welchem Weg kommuniziert werden und
  • wer dafür zuständig ist.

Damit dient der Maßnahmenplan zur Koordination der Kommunikation.

Da die Projektkommunikation über verschiedenen Formen und Kanäle erfolgen kann, ist es wichtig, den richtigen Mix von Kommunikationsmitteln zu wählen: zum Beispiel durch mündliche Kommunikation, Printmedien, Newsletter, Info-Tafel, Aushänge, Präsentationen, Intranet sowie audiovisuelle und elektronische Medien etc.

Bei der Wahl der Kommunikationsmittel und Kommunikationswege ist zu beachten, was mit der Projektkommunikation erreicht werden soll.

Maßnahmen zur Information der Stakeholder

Soll primär informiert werden? Dann erfolgt die Kommunikation einseitig. Die Information geht von einer Stelle oder Person zur anderen. Beispiel dafür sind etwa die Mitarbeiterzeitung, schwarze Bretter, Mitarbeiter-Briefe, Intranet, E-Mails oder unternehmensinterne Social-Media-Kanäle.

Die Maßnahmen, die zur Information dienen, sollten verlässlich, kontinuierlich und aktuell sein. Es sollten nur solche Informationen vermittelt werden, die für die Zielgruppe (Stakeholder) relevant sein können.

Maßnahmen zur Motivation der Beteiligten

Soll mit der Projektkommunikation motiviert werden, bedarf es einer Kommunikation, bei der ein Austausch zwischen den Beteiligten stattfinden kann. Die Beteiligten müssen die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und ihre Anregungen und Befürchtungen einzubringen.

In diesem Falle ist die Kommunikation wechselseitig; es wird ein Dialog über das Projekt geführt. Die Maßnahmen zur Motivation sind am effektivsten, wenn sie anlassbezogen und kreativ sind. Mögliche Beispiele für diese dialoghafte Form der Projektkommunikation sind:

  • Workshops
  • Präsentationen in Gremien
  • Foren
  • Open-Space-Veranstaltungen
  • Betriebsversammlungen
  • unternehmensinterne Social-Media-Kanäle
  • Einzelgespräche

Für die Auswahl der geeigneten Kommunikationsmittel ist zudem die Frage entscheidend, wie viele Personen erreicht werden sollen. Abbildung 3 zu den Kommunikationsmitteln bietet eine Hilfe zur Strukturierung und Auswahl geeigneter Kommunikationsmittel.

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Abbildung 3: Übersicht Kommunikationsmittel

Wichtig ist, dass eine verantwortliche Person für das jeweilige Kommunikationsinstrument, seine inhaltliche Ausgestaltung und die Herstellung oder Durchführung ernannt werden muss. Für diese erfolgskritische Aufgabe sollte eine erfahrene Führungspersönlichkeit ausgewählt werden.

Interne Kommunikation muss fest in der Projektorganisation verankert sein. Auf keinen Fall soll diese Aufgabe einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter einer niedrigen Hierarchiestufe oder als Nebenaufgabe einer Stabsstelle überlassen werden.

Praxis

Kommunikationsmatrix für das Projekt erstellen

Erarbeiten Sie im ersten Schritt, welche Themen, Inhalte und Formen für die Kommunikation in Ihrem Projekt wichtig, relevant oder möglich sein können. Unterscheiden Sie dazu – wie in der Kommunikationsmatrix dargestellt:

  • Projektphase
  • Kommunikationskategorie

Halten Sie Ihre möglichen Maßnahmen in einer der folgenden Vorlagen fest.

Maßnahmenplan für die Projektkommunikation entwickeln

Konkretisieren Sie dann diese Möglichkeiten zur Projektkommunikation in einem Maßnahmenplan. Beachten Sie dabei:

  • Wollen Sie vor allem informieren und die Zielgruppe auf den Stand der Dinge bringen?
  • Wollen Sie mit Ihrer Zielgruppe kommunizieren und einen Dialog führen?
  • Wie groß ist die Zielgruppe?
  • Wie lässt sie sich am besten erreichen?

Für die Planung und Umsetzung einer einzelnen Kommunikationsmaßnahme müssen Sie folgende Aspekte klären:

  • Was soll erreicht werden? Kommunikationsziel?
  • An wen richtet sich die Botschaft? Zielgruppen?
  • Wo wird informiert oder kommuniziert?
  • Wann wird die Maßnahme durchgeführt?
  • Welche Medien sollen oder können genutzt werden?
  • Welche Sachverhalte sollen vorgestellt oder besprochen werden?
  • Wie lassen sich diese Sachverhalte am besten vermitteln oder besprechen?
  • Wer plant die Kommunikationsmaßnahme und wer führt sie durch?

Orientieren Sie sich an den Beispielen der folgenden Übersicht und erarbeiten Sie dann Ihren eigenen Maßnahmenplan zur Projektkommunikation mithilfe der folgenden Vorlage.

Nutzen Sie für Ihre Projektkommunikation und die Maßnahmenplanung auch die Erläuterungen und Vorlagen aus den Handbuch-Kapiteln zu:

Dort finden Sie zahlreiche Ideen und Beispiele zur Ausgestaltung der Kommunikationsformen.

Prüfen Sie im Projektverlauf regelmäßig, ob Ihre Projektkommunikation funktioniert und Sie die Informationsziele und Motivationsziele für Ihr Projekt erreichen. Wie Sie dazu vorgehen und wie die Evaluation und Bewertung der Projektkommunikation erfolgen kann, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.