MitarbeiterbefragungAblauf der Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen müssen sorgfältig geplant und vorbereitet werden, damit möglichst viele Beschäftigte teilnehmen und die Ergebnisse verwertbar sind. In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung sind die wichtigsten Aspekte benannt, die Sie klären, planen und durchführen sollten.

Mitarbeiterbefragung planen und vorbereiten

Mitarbeiterbefragungen können regelmäßig in angemessenen Zeitabständen durchgeführt werden – wenn beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit ermittelt werden soll und wie sie sich über die Zeit verändert. Eine Mitarbeiterbefragung kann aber auch bei einem besonderen Anlass durchgeführt werden, etwa wenn ein Veränderungsprojekt ansteht. Damit eine Befragung brauchbare Ergebnisse liefert, muss sie geplant, vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden. Im Einzelnen sind dazu folgende Schritte erforderlich.

1. Ziele festlegen

Klären Sie mit den Initiatoren, mit der Geschäftsleitung, mit den betroffenen Führungskräften, mit der Personalabteilung und mit den Vertretern der Beschäftigten (Betriebs- und Personalrat):

  • Warum wird die Befragung durchgeführt?
  • Wofür soll sie einen Beitrag leisten?
  • Was soll im Anschluss verändert, verbessert, beibehalten werden?

2. Themen und Zielgruppe aus den Zielen ableiten

Klären Sie mit den Initiatoren und Auftraggebern, aber auch mit den betroffenen Personen selbst:

  • Welche Themen sollen mit der Befragung betrachtet werden?
  • Was soll abgefragt werden?

Wenn Sie bereits in dieser frühen Phase die betroffenen Personen, die später an der Befragung teilnehmen sollen, in die Themenfindung einbeziehen, fördert dies die Teilnahmebereitschaft. Aber beachten Sie, dass die Themensammlung nicht zum Wunschkonzert wird. Ansonsten wird die Befragung viel zu umfangreich. Fokussieren Sie sich auf wenige, wirklich wichtige Themen.

Aus den festgelegten Themen ergibt sich meist, welche Personen befragt werden sollten. Das kann beispielsweise die gesamte Belegschaft sein, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs oder ausgewählte Personen mit definierten Merkmalen.

3. Mitarbeiterbefragung und Vorgehen mit Betriebsrat und Betroffenen abstimmen

Spätestens jetzt sollten Sie Vertreter der Beschäftigten, den Betriebsrat oder den Personalrat, in das weitere Vorgehen einbeziehen. Mitarbeiterbefragungen sind zwar nur für bestimmte Fälle mitbestimmungspflichtig, aber meistens werden in der Befragung Themen behandelt, die für die Personalvertretung relevant sind. Insofern hat sie ein Informationsrecht. Mitbestimmungspflicht besteht auf jeden Fall dann, wenn personenbezogene Daten erhoben werden, die nicht anonym ausgewertet werden, oder wenn die Befragung online durchgeführt wird.

Außerdem ist für die Durchführung der Befragung eine hohe Teilnahmequote hilfreich. Wenn Sie bereits in dieser frühen Phase die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren und für die Befragung werben, erhöhren Sie die Quote.

4. Methodik auswählen: Fragebogen oder Interview?

Je nach Zielsetzung, Themen und Zielgruppe der Befragung können Sie eine Methode wählen, die einerseits praktikabel und mit vertretbarem Aufwand durchführbar ist und andererseits zuverlässige und hilfreiche Ergebnisse liefert. Grundsätzlich lassen sich unterscheiden:

  • schriftliche Befragung mit einem Fragebogen in Papierform oder mithilfe eines elektronischen Fragebogens (PDF-Formular)
  • Online-Fragebogen über eine Webseite oder eine Smartphone-App
  • mündliche Befragung in einem Interview

Wenn Sie eine große Zielgruppe als Grundgesamtheit haben, können Sie nur mit einem Fragebogen arbeiten; zum Beispiel beim Thema Mitarbeiterzufriedenheit. Bei einer kleinen Auswahl von zu befragenden Personen können Sie Interviews führen; zum Beispiel bei der Befragung von Personen, die aus dem Unternehmen ausscheiden.

Eine weitere Variante der Mitarbeiterbefragung sind sogenannte TED-Systeme. Die Befragten erhalten eine Frage und sollen diese direkt beantworten. Das Ergebnis ist im Anschluss für alle sofort sichtbar.

Legen Sie dementsprechend die Zielgruppe fest, die Sie befragen wollen. Klären Sie auf der Grundlage der Themen: Wer gehört zur Grundgesamtheit? Soll die gesamte Grundgesamtheit befragt werden? Soll eine Stichprobe aus der Grundgesamtheit zufällig gezogen werden? Schätzen Sie auch die Bereitschaft zur Teilnahme der Zielgruppe ein.

Tipp: Wie Sie Umfragen durchführen

Es ist methodisch anspruchsvoll, eine Umfrage mit einem Fragebogen durchzuführen, bei der die Ergebnisse anschließend statistisch ausgewertet werden sollen. Die Befragung muss so geplant und durchgeführt werden, dass die Ergebnisse so gut wie möglich die Realität abbilden. Worauf Sie deshalb achten müssen und wie Sie vorgehen, lesen Sie in diesem Beitrag: Umfragen selbst durchführen.

5. Anonymität sicherstellen

Wenn bei einer Mitarbeiterbefragung personenbezogene Daten abgefragt werden, müssen die Bestimmungen des Datenschutzes beachtet werden. Sie schränken die Möglichkeiten für eine Befragung stark ein. Deshalb sollten Mitarbeiterbefragungen immer anonym und freiwillig erfolgen. Sie müssen mit der Erhebung von Daten also sicherstellen, dass die Auswertung der Befragung keine Rückschlüsse zulässt, wer welche Antwort gibt.

Das kann im Einzelfall knifflig sein. Denn wenn kleine Fallzahlen ausgewertet werden, können doch einzelne Personen identifiziert werden. Das kann beispielsweise Führungskräfte betreffen, wenn Daten abteilungsbezogen ausgewertet werden. Faustregel ist: Bei der Auswertung dürfen keine Teilgruppen mit weniger als fünf Befragten gebildet werden.

Mitarbeiterbefragungen werden oft von externen Dienstleistern durchgeführt. Damit lassen sich personenbezogene Daten, die notwendig sein können, um doppelte Teilnahmen auszuschließen, von den Antworten trennen. Außerdem ist sichergestellt, dass niemand im Unternehmen doch auf die Rohdaten mit persönlichen Angaben zugreift.

6. Fragen und zu messende Merkmale formulieren und festlegen

Aus den Themen und auf der Grundlage der Methode werden die Fragen abgeleitet, die Teilnehmende beantworten sollen. Die genaue Formulierung der Fragen und der Antwortmöglichkeiten für einen Fragebogen, die Fragebogen-Items, ist sehr anspruchsvoll und schwierig. Es gibt unterschiedliche Fragearten mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten, die vorgegeben werden können. Zum Beispiel:

  • offene Fragen: Die Befragten können antworten, was sie wollen. Beispiel: „Was genau würden Sie verbessern?“
  • Datenabfrage: Die Befragten machen eine konkrete Angabe. Beispiel: „In welchem Jahr sind Sie geboren?“
  • Abfrage von Merkmalen: Die Befragten wählen aus vorgegebenen Merkmalen die für sie zutreffenden aus. Beispiel: „Welche der folgenden Hilfsmittel haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz?“ Beachten Sie, dass es immer auch das Merkmal „Sonstige“ geben sollte.
  • Abfrage von Häufigkeiten, Qualitäten oder Effekten: Die Mitarbeiter sagen, wie oft, wie gut oder wie nützlich sie etwas finden, oft als Schätzung. Beispiel: „Wie nützlich sind die regelmäßigen Jour-fixe-Termine für Ihre persönliche Arbeit?“
  • Bewertungs- oder Meinungsabfrage: Die Befragten sollen ihre Meinung sagen oder etwas aus ihrer Sicht bewerten. Beispiel: „Wie beurteilen Sie die sozialen Kompetenzen Ihrer Teamleitung?“

Für Bewertungen, Stimmungen, Meinungen oder Schätzungen können unterschiedliche Skalen eingesetzt werden. Zum Beispiel Schulnoten, Punkte oder eine Likert-Skala (sehr schlecht – schlecht – mittelmäßig – gut – sehr gut). Hier gibt es verschiedene Varianten, die Sie in Bezug auf die Frage passend wählen sollten. Beachten Sie den Fall, dass eine befragte Person die Frage nicht bewerten kann. Bieten Sie die Antwortmöglichkeit: „Kann ich nicht beurteilen“.

Die Fragen, die Sie in einem Interview stellen wollen, können halb-strukturiert sein; Fragen sind nur grob vorab formuliert, das Gespräch wird offen geführt und kann unterschiedliche Wendungen nehmen. Die Fragen können aber auch für das Interview standardisiert sein; Sie erstellen dann einen genauen Interviewleitfaden mit vorgegebenen Fragen, die Sie durchgehen.

Wichtig ist, dass die Fragen, die gestellt werden, auch relevant sind. Das heißt, dass sie wirklich wichtig sind für die Ziele und dass sich aus den Antworten Maßnahmen für Veränderungen oder Verbesserungen ableiten lassen. Dies ist meist auch Voraussetzung, dass die Befragung von den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert wird und diese teilnehmen – und dann ehrlich antworten.

Tipp: Wichtige Kriterien für die Fragen eines Fragebogens

Der Fragebogen und die darin formulierten Fragen und Antwortmöglichkeiten sind oft entscheidend für die Qualität der Befragungsergebnisse. Einen guten Fragebogen zu erstellen bedarf einiger Erfahrungen. Zudem ist immer ein Test (Pretest) hilfreich. Beim Erstellen des Fragebogens sollten Sie besonders achten auf:

  • Die Fragen müssen für alle Befragten verständlich sein, gegebenenfalls müssen die Fragen in unterschiedlichen Sprachen gestellt werden.
  • Einfache und kurze Sätze.
  • Keine doppelten Verneinungen.
  • Präzise Formulierungen, alle verwendeten Begriffe haben bei den Befragten die gleiche Bedeutung.
  • Keine suggestiven oder beeinflussenden Fragen.
  • Die Antwortskalen müssen zur Frage passen und alle möglichen Antwortmöglichkeiten abdecken.
  • Abwechslungsreiche Fragen und Antwortskalen, da ansonsten beim Ausfüllen Ermüdungserscheinungen auftreten.
  • Der Befragte muss die Frage auch beantworten können, also die notwendige Information haben, eine Situation bewerten oder sich eine Meinung bilden können.
  • Die Fragen und Antwortskalen sollten die Realität differenziert darstellen, also Unterschiede sichtbar machen; wenn 80 Prozent der Befragten die gleiche Antwort geben, ist der Erkenntnisgewinn gering.
  • Gegebenenfalls muss der Fragebogen kulturelle Unterschiede bei den Befragten berücksichtigen; insbesondere bei globalen Unternehmen und globalen Befragungen.

7. Fragebogen testen

Gerade weil es schwierig ist, einen guten Fragebogen zu erstellen und alle Kriterien und Anforderungen zu erfüllen, sollten Sie den Fragebogen immer vorab testen. Oft reichen dafür zehn Testpersonen, die den Fragebogen ohne Hilfe ausfüllen. Mit diesen Personen besprechen Sie im Anschluss, welche Probleme es gab, was unklar war oder was Mühe machte.

Außerdem können Sie die Antworten der Testpersonen prüfen. Problematisch ist beispielsweise, wenn Sie bei einer Merkmalsabfrage fast immer die Antwort „Sonstige“ erhalten. Dann haben Sie die falschen Merkmale vorgegeben. Verbessern Sie den Fragebogen entsprechend.

8. Befragung bekannt machen und für die Teilnahme werben

Transparenz ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Mitarbeiterbefragungen. Klären Sie deshalb alle Personen, die an der Befragung teilnehmen sollen, auf. Informieren Sie vorab ausführlich über Ziele, Zweck, Zielgruppe, Methode, Durchführung, Zeitplan und andere relevante Rahmenbedingungen.

Nutzen Sie dafür persönliche Gespräche, Aushänge, Intranet, E-Mail oder Mitarbeiterzeitschrift. Legen Sie fest, wer informiert und kommuniziert: Sind es Multiplikatoren aus der Belegschaft, Führungskräfte, Betriebsrat oder die Geschäftsleitung? Damit wird die Bedeutung der Befragung unterstrichen.

Stellen Sie dabei vor allem heraus, was die Teilnehmenden oder andere Personen von den Ergebnissen haben. Machen Sie klar: Danach werden sich Dinge ändern. Erklären Sie, worauf es ankommt: Alle machen mit und antworten ehrlich. Die Befragung bleibt anonym, niemand soll an den Pranger gestellt werden.

9. Fragebogen oder Interviewleitfaden erstellen

Sind alle Vorbereitungen getroffen, wird der Fragebogen erstellt. Der schriftliche Fragebogen wird gedruckt oder es wird eine Online-Befragung eingerichtet. Dafür gibt es zahlreiche Tools im Internet, die Sie nutzen können.

Testen Sie den schriftlichen Fragebogen und das Online-Tool noch einmal sehr genau, bevor Sie alles verteilen. Die Befragung muss in allen Details technisch funktionieren und einfach sein.

Wenn Sie einen schriftlichen Fragebogen nutzen, können Sie diesen später bei der Datenerfassung gegebenenfalls auch scannen und so in das Auswerte-Tool übertragen. Achten Sie dann darauf, dass der Fragebogen so gestaltet ist, damit das Einscannen möglich ist. Auch hier gilt: Testen!

10. Befragung durchführen

Dann werden Fragebögen verteilt oder E-Mails mit einem Link zum Online-Fragebogen an die ausgewählte Zielgruppe gesendet. Bedenken Sie, wie Sie Mitarbeiter im Außendienst, im Urlaub oder in Elternzeit erreichen. Oft ist strittig, ob das Ausfüllen des Fragebogens während oder außerhalb der Arbeitszeit stattfinden soll. Das muss vorab geklärt und bei der Durchführung kommuniziert werden.

Sammeln Sie die Rückläufer. Achten Sie darauf, dass schriftliche Fragebögen nicht verloren gehen. Achten Sie besonders darauf, dass dabei die Anonymität gewahrt wird. Trennen Sie sofort nach der Abgabe persönliche Daten von den Antworten. Verschließen Sie die Fragebögen sicher. Erstellen Sie von den Daten einer Online-Befragung immer Sicherheitskopien – auch schon während der Befragung.

Oft ist es notwendig, eine Befragung in zwei oder drei Runden durchzuführen. Nach der ersten Runde haben noch zu wenig Personen die Fragen beantwortet. Erinnern Sie diejenigen, die noch nicht teilgenommen haben, an die Abgabe. Geben Sie für jede Runde feste Abgabetermine vor.

Für Interviews vereinbaren Sie mit den Interviewpartnern, den zu befragenden Personen, jeweils konkrete Gesprächstermine. Geben Sie Tag, Uhrzeit und Dauer vor. Achten Sie darauf, dass die Gespräche nicht länger dauern als vereinbart.

11. Fragebögen und Interviews für eine Auswertung erfassen

Wenn die Befragung abgeschlossen ist, müssen Sie die schriftlichen Fragebögen erfassen. Dafür nutzen Sie meist ein Tool für statistische Auswertungen. Die Angaben auf den Fragebögen werden entweder von Hand übertragen oder mit einem Scanner eingelesen. Dabei kann es zu Übertragungsfehler kommen. Im Zweifel müssen Sie deshalb die Übertragung exakt prüfen.

Die Antworten, die bei einer Online-Befragung abgegeben werden, liegen mit dem gewählten Tool meist in einer Form vor, die sich auswerten lässt. Prüfen Sie bei Bedarf die Rohdaten.

Bei Interviews werden meist Protokolle zu den einzelnen Gesprächen erstellt. Diese werden bereits während des Gesprächs simultan erstellt oder möglichst bald nach dem Gespräch. Auch hier sollten Sie beachten, dass die Anonymität gewahrt bleibt. Nennen Sie keine Namen!

12. Ergebnisse auswerten und analysieren; gegebenenfalls mit statistischen Methoden

Die Antworten, die in den Rohdatensätzen enthalten sind, können nun mithilfe von statistischen Methoden ausgewertet werden. Dazu werden zunächst Häufigkeiten von Nennungen ausgezählt und in Tabellen und Diagrammen dargestellt. Außerdem können statistische Parameter wie Mittelwert, Median, Standardabweichung oder Varianz berechnet werden. Im Praxisteil dieses Abschnitts (siehe unten) finden Sie dafür eine Excel-Vorlage, mit der Sie Ergebnisse zusammenstellen und Kennzahlen angeben können.

Je nach Fragestellung, Antwortskala und Anzahl der Datensätze können weitergehende statistische Analysen durchgeführt werden, um Zusammenhänge, Ursachen oder Besonderheiten zu prüfen oder zu entdecken. Hilfreich sind statistische Tests, Kreuztabellen, Kontingenzen, Streuungen oder Korrelationen, die berechnet werden.

Ergebnisse aus Interviews können in Workshops besprochen werden. Falls dabei standardisierte Fragen gestellt wurden, können diese ebenfalls systematisch erfasst und statistisch ausgewertet werden. Diese Ergebnisse sind dann Grundlage für die Diskussion in einem Workshop. Halten Sie fest, welche Erkenntnisse Sie aus der Diskussion mitnehmen.

13. Ergebnisse weitergeben

Transparenz ist bei jeder Mitarbeiterbefragung besonders wichtig! Geben Sie deshalb alle Ergebnisse und Erkenntnisse, die Sie mit der Datenanalyse ermittelt haben, an die befragten Personen und gegebenenfalls auch an andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen weiter. Bereiten Sie die Ergebnisse entsprechend auf. Zum Beispiel:

  • wichtige Erkenntnisse in Form von Kernaussagen
  • Ergebnisse der statistischen Analysen in Form von Diagrammen, die verständlich sind
  • Berichte bei Betriebs- oder Abteilungsversammlungen
  • ausführliche Informationen im Intranet

Stellen Sie dabei nicht nur die aus Ihrer Sicht positiven Ergebnisse dar, sondern auch die negativen. Erklären Sie, was Sie überrascht hat, was bestätigt wurde, was neu ist, was bemerkenswert ist und wo es echte Probleme und Defizite gibt.

14. Maßnahmen aus den Befragungsergebnissen ableiten

Zur Berichterstattung gehört auch, dass Sie deutlich machen, wie es weitergeht. Was wird aufgrund der Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Mitarbeiterbefragung nun in Angriff genommen, realisiert, geändert oder verbessert. Beschreiben Sie mögliche Handlungsoptionen, initiieren Sie Projekte und vergeben Sie Aufträge an die betroffenen Personen. Diese Impulse und Aufträge müssen von der Geschäftsleitung oder den verantwortlichen Führungskräften kommen. Die Personalabteilung kann ebenfalls aktiv werden und unterstützen.

Wenn die Maßnahmen umgesetzt werden, stellen Sie immer wieder die Verbindung her zu der Mitarbeiterbefragung, die dem zugrunde liegt. Machen Sie deutlich: Diese Maßnahmen wurde durchgeführt aufgrund von Ergebnis XY aus der Mitarbeiterbefragung.

Ob die Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse und Erfolge bringen, können Sie gegebenenfalls mit zukünftigen Mitarbeiterbefragungen ermitteln.

Praxis

Mitarbeiterbefragung planen und vorbereiten

Planen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung Schritt für Schritt, wie es oben erläutert ist. Holen Sie sich gegebenenfalls Unterstützung von erfahrenen Personen. Nutzen Sie für Ihre Planung die folgende Vorlage und Checkliste:

Erläutern Sie auf dem Deckblatt des Fragebogens, worum es bei der Befragung geht. Damit können die befragten Mitarbeiter erkennen und bewerten, was genau Sie von ihnen wollen. Erfassen Sie außerdem die Daten, die eine Zuordnung des Fragebogens ermöglichen. Dies ist zum Beispiel wichtig, um bei Nachfassaktionen erkennen zu können, wer bereits geantwortet hat und wer noch nicht. Diese Informationen können später gelöscht oder anonymisiert werden, sodass Anforderungen des Datenschutzes erfüllt sind. Abbildung 1 zeigt, wie das Deckblatt in der Vorlage aussehen kann.

Abbildung 1: Deckblatt Fragebogen der Mitarbeiterbefragung

Themen der Befragung zusammenstellen

Fassen Sie die Fragen nach Themen zusammen. Damit können sich die befragten Personen einen Überblick verschaffen und erkennen, was genau Sie von ihnen wissen wollen. Wenn Fragen, die inhaltlich zusammengehören, auch im Fragebogen zusammengefasst sind, fällt es leichter, zuverlässige Antworten zu geben.

Welche Themen Sie ansprechen, legen Sie in der Tabelle FRAGEBOGEN-ÜBERSICHT fest. Sie können in der Vorlage für bis zu sieben Themen Fragen formulieren; entsprechend viele Tabellen sind in der Vorlage vorbereitet: FRAGEN A, FRAGEN B, … Abbildung 2 zeigt Beispiele für diese Themenbereiche.

Abbildung 2: Überblick Themen des Fragebogens und Inhaltsverzeichnis des Fragebogens (Beispiel)

Antwortmöglichkeiten definieren

Zu jedem Thema können Sie mehrere Fragen stellen. Dazu müssen Sie die Frage selbst formulieren und die möglichen Arten von Antworten sowie die Antwortkategorien festlegen. Dazu legen Sie zunächst in der Tabelle ANTWORTKATEGORIEN fest, welche Arten von Antworten Sie nutzen und welche Kategorien, also Auswahl- oder Antwortmöglichkeiten die befragte Person haben soll. In der Vorlage sind bis zu zehn unterschiedliche Antwortkategorien möglich, die Sie vorab definieren und festlegen können. In Abbildung 3 sind einige Beispiele dargestellt.

Abbildung 3: Antwortkategorien im Fragebogen festlegen (Beispiel)

Mögliche Antwortkategorien sind beispielsweise:

  • ja – nein
  • Schulnoten oder Punkte
  • Auswahl aus einer Merkmalliste
  • Bewertungsskala nach Likert
  • Angaben von Werten (zum Beispiel wöchentliche Arbeitszeit)
  • Sonstige, freie Textangaben

Fragen formulieren

Die Fragen und die Antwortkategorien können Sie in der Vorlage dann in den jeweiligen Tabellen FRAGEN A, FRAGEN B … eingeben. Für jede Frage wählen Sie die passende und im vorigen Schritt definierte Antwortkategorie aus (Antwort 1, Antwort 2, …). Abbildung 4 zeigt einige Beispiele für entsprechende Fragen.

Abbildung 4: Muster für Fragen in einem Austrittsfragebogen für Mitarbeiter (Auszug)

Die Spalte, in der Sie die Antwortkategorie festlegen, die Sie für den Befragten zulassen wollen, können Sie ausblenden, nachdem Sie den Fragebogen fertiggestellt haben. Markieren Sie dazu die Spalte (B) mit den Antwortkategorien (1, 2, 3, …) und wählen Sie dann im Menü ZELLEN – FORMAT die Funktion AUSBLENDEN UND EINBLENDEN – SPALTEN AUSBLENDEN.

Wenn Sie den Fragebogen entsprechend erstellt haben, können Sie für jede befragte Person ein Exemplar erzeugen (zum Beispiel durch Kopieren der Datei) und an diese senden. Geben Sie einen Termin vor, bis zu dem eine befragte Person den Fragebogen an Sie zurücksenden soll. Planen Sie gegebenenfalls eine oder mehrere Nachfassaktionen ein. Ist der letzte Termin für die Abgabe der Fragebögen erreicht, können diese ausgewertet werden.

Erstellen Sie den Fragebogen mit der folgenden Excel-Vorlage (sie enthält Beispielfragen). Diese Vorlage können Sie dann als elektronischen Fragebogen an die Teilnehmenden senden.

Fragebögen auswerten

Mit der folgenden Excel-Vorlage werten Sie die Fragebögen, die Sie von den Befragten erhalten haben, aus.

Speichern Sie dazu alle Dateien, die Befragte Ihnen senden, in einem Verzeichnis ab. Zum Beispiel in einem Verzeichnis:

Server\\Mitarbeiter\Befragungen\202009\Ruecklaufer\

In der Vorlage werden diese Dateien automatisch eingelesen, wenn Sie die Funktion DATEN AKTUALISIEREN wählen; dies erfolgt mithilfe der Funktion Power-Query von Excel. Allerdings müssen Sie zuvor das Dateiverzeichnis, den Pfad, eingeben, in dem sich Ihre auszuwertenden Dateien befinden. Dies ist nur einmalig erforderlich. Die Erläuterungen dazu finden Sie in der folgenden Vorlage.

Nach der Aktualisierung der Daten, also dem Einlesen der Dateien, die befragte Personen an Sie zurückgesendet haben, werden die Anzahl der jeweiligen Antworten in einer Tabelle zu jedem Fragethema zusammengestellt. Die Struktur entspricht derjenigen der Fragebögen. Abbildungen 5 und 6 zeigen zwei Beispiele, wie alle Antworten und ihre jeweilige Anzahl in einer Tabelle dargestellt sind.

Abbildung 5: Auswertung der Fragebögen zur Mitarbeiterbefragung (Auszug)
Abbildung 6: Auswertung der Fragebögen zur Mitarbeiterbefragung in Form eines Diagramms (Auszug)

Sie können diese Berichte und Tabellen mit Kenntnissen zur Funktion von Power-Pivot in Excel einfach anpassen oder erweitern.

Zwei weitere Vorlagen, mit denen Sie einfache Fragebögen erstellen und auswerten können, sind:

Maßnahmenplan erstellen

Entwickeln Sie aus den Ergebnissen und Erkenntnissen einen Maßnahmenplan. Formulieren Sie Projektideen und bringen Sie diese bei den betroffenen Personen ein oder starten Sie entsprechende Initiativen bei der Geschäftsleitung. Besprechen Sie mit den Betroffenen, was diese nun genau tun wollen oder sollen. Erstellen Sie To-Do-Listen für die betroffenen Personen.

Nutzen Sie dafür die Vorlagen und Checklisten aus dem Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel.

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