Pflichten der GeschäftsleitungBeauftragte für betriebliche Aufgaben bestellen
- Worum geht es bei der Bestellung von Betriebsbeauftragten?
- Welche Pflichten und Funktionen haben betrieblich Beauftragte?
- Wann ist die Bestellung eines Beauftragten verpflichtend?
- Freiwillige Bestellung von Beauftragten
- Was die Geschäftsführung leisten muss
- Kann der Besteller die Haftung an den Beauftragten delegieren?
- Können eigene Mitarbeitende als Betriebsbeauftragte eingesetzt werden?
- Externer Dienstleister als Betriebsbeauftragter
- 4 Vorlagen im Praxisteil
Worum geht es bei der Bestellung von Betriebsbeauftragten?
Die Geschäftsleitung trägt die Gesamtverantwortung im Unternehmen, zum Beispiel wenn es um die Vermeidung oder Minimierung bestimmter betrieblicher Risiken geht. Insbesondere in größeren Betrieben ist es jedoch praktisch unmöglich, dass der oder die Geschäftsführer jeden einzelnen Verantwortungsbereich selbst übernehmen oder überwachen.
Es gilt also, bestimmte Pflichten an Mitarbeitende oder externe Dienstleister zu delegieren. Die Bestellung von betrieblich Beauftragten ist in verschiedenen Gesetzen sogar ausdrücklich vorgeschrieben.
Welche Pflichten und Funktionen haben betrieblich Beauftragte?
Der Beauftragte ist für ein bestimmtes Fachgebiet verantwortlich und unterstützt die Geschäftsleitung, indem er Aufgaben wahrnimmt, zu dessen Erfüllung das Unternehmen verpflichtet ist.
Folgende Pflichten oder Funktionen hat ein Beauftragter typischerweise:
- Überwachungs- und Kontrollpflicht (zum Beispiel, wenn es um den Bereich Arbeitssicherheit geht)
- Beratungsfunktion
- Informationspflicht gegenüber Beschäftigten
Wann ist die Bestellung eines Beauftragten verpflichtend?
Für bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten im Betrieb müssen Unternehmen aufgrund von Gesetzen oder Verordnungen einen Beauftragten bestellen.
Beispiele für die Pflicht zur Bestellung von Beauftragten sind:
- Datenschutzbeauftragter, § 5 Bundesdatenschutzgesetz
- Sicherheitsbeauftragter, § 22 SGB VII
- Ersthelfer, § 10 Arbeitsschutzgesetz
- Brandschutzbeauftragter, § 10 Arbeitsschutzgesetz
- Betriebsarzt, § 2 Arbeitssicherheitsgesetz
- Fachkraft für Arbeitssicherheit, § 5 Arbeitssicherheitsgesetz
- Immissionsschutzbeauftragter, § 53 Bundesimmissionsschutzgesetz
- Inklusionsbeauftragter, § 181 SGB IX
Freiwillige Bestellung von Beauftragten
Daneben gibt es betriebliche Beauftragte, deren Bestellung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, aber möglicherweise – je nach Größe und Art des Unternehmens – sinnvoll und nützlich ist. Dazu gehören beispielsweise:
- Umweltschutzbeauftragter
- Beauftragter für das Qualitätsmanagement
Die Geschäftsleitung kann sich durch die Bestellung eines Beauftragten nicht ihrer Überwachungs- und Organisationspflicht entledigen. Sie trägt weiterhin die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der geltenden Vorschriften.
Was die Geschäftsführung leisten muss
Bei der Bestellung eines Beauftragten ist die Geschäftsführung dafür verantwortlich:
- den Beauftragten sorgfältig auszuwählen,
- den Beauftragten schriftlich zu bestellen,
- den Beauftragten bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben zu unterstützen,
- dem Beauftragten die notwendigen Hilfsmittel technischer, finanzieller und personeller Art zur Verfügung zu stellen,
- den Betriebsrat über die Bestellung zu informieren und
- gegebenenfalls die zuständige Behörde über die Bestellung zu informieren.
Wichtig ist zudem: Einer beauftragten Person dürfen aufgrund deren Funktion keine Nachteile im Unternehmen entstehen.
Kann der Besteller die Haftung an den Beauftragten delegieren?
Grundsätzlich gilt: Ein Unternehmen kann zwar bestimmte Aufgaben an einen Betriebsbeauftragten delegieren, die Organisations- und Überwachungspflicht und damit die Gesamtverantwortung für die Erfüllung der (gesetzlichen) Aufgaben verbleiben aber beim Unternehmen.
Für die Frage der zivilrechtlichen Haftung ist zu unterscheiden, ob es sich beim Beauftragten um einen Mitarbeiter des Unternehmens oder um einen externen Dienstleister handelt.
Können eigene Mitarbeitende als Betriebsbeauftragte eingesetzt werden?
Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Beauftragten bestellt wird, so unterliegen sie auch in dieser Funktion ihren arbeitsvertraglichen Pflichten. Verstößt die beauftragte Person gegen ihre vertraglichen Pflichten, gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung.
Das bedeutet: Der Arbeitnehmer haftet im Innenverhältnis gegenüber dem Arbeitgeber grundsätzlich nur dann in vollem Umfang, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat. Bei mittlerer Fahrlässigkeit kommt es zu einer Haftungsverteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitgeber komplett für den entstandenen Schaden.
Externer Dienstleister als Betriebsbeauftragter
Wird ein externer Dienstleister als Beauftragter eingesetzt, so haftet er im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung, die getroffen wurde. Grundsätzlich haftet ein Dienstleiter bei mangelhafter Erfüllung der ihm übertragenem Aufgaben in vollem Umfang gegenüber dem Unternehmen, sofern vertraglich nicht etwas anderes vereinbart wurde.
Bestellung von Beauftragten planen und sicherstellen
Nutzen Sie die folgende Vorlage (Ablaufplan), um betriebliche Beauftragte auszuwählen, zu bestellen und zu unterstützen.
Grundlage dafür ist: Prüfen Sie anhand der geltenden Gesetze und Verordnungen, welche Betriebsbeauftragten Sie zwingend bestellen müssen.
Ein Beispiel: Gemäß § 181 SGB IX müssen Arbeitgeber einen Inklusionsbeauftragten bestellen, der den Arbeitgeber in Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen verantwortlich vertritt.
Klären Sie darüber hinaus, welche Beauftragten, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, für Ihren Betrieb sinnvoll sind.
Liste zu Beauftragten erstellen
Erstellen Sie eine Liste oder Übersicht, welche Betriebsbeauftragten Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Daraus sollte hervorgehen:
- die Funktion des Beauftragten; wofür er bestellt ist
- auf Basis welcher Rechtsgrundlage die Bestellung erfolgt
- ab welchem Zeitpunkt der Beauftragte seine Tätigkeit aufnehmen soll
Erstellen Sie zusätzlich für jeden Beauftragten eine Übersicht mit dessen wesentlichen Aufgaben.
Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.
Kriterien-Liste für die Auswahl der Betriebsbeauftragten zusammenstellen
Erstellen Sie eine Kriterien-Liste, anhand der Sie die beauftragte Person auswählen:
- Welche persönlichen Eigenschaften sollte der Beauftragte für seine Tätigkeit mitbringen?
- Welche Fachkompetenzen muss er haben?
- Sind bestimmte Qualifikationen notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben?
- Inwiefern kann die notwendige Qualifikation durch eine Weiterbildung erreicht werden?
Halten Sie Ihre Kriterien in der folgenden Vorlage fest.
Bestellung von Beauftragten schriftlich dokumentieren
Die Bestellung eines Beauftragten sollte aus Gründen der Rechtssicherheit unbedingt schriftlich erfolgen. Halten Sie dabei fest:
- Name der beauftragten Person
- Name und Anschrift der Firma
- Titel und Funktion der beauftragten Person
- Beschreibung der Aufgaben oder Tätigkeiten, welche die beauftragte Person übernehmen soll
- Unterschrift durch den Besteller und den Beauftragten
Wenn für das Tätigkeitsfeld bestimmte Qualifikationen notwendig sind, sind diese Qualifikationen vom Beauftragten nachzuweisen und die Nachweise vom Arbeitgeber zu archivieren.
Nutzen Sie für Ihre Bestellung von Beauftragten die folgende Mustervorlage.
