Critical-Chain-ManagementEngpassplanung bei vielen Projekten – Anleitung und Excel-Tool

Sie haben viele Kundenanfragen oder Projekte, die Sie im nächsten Monat durchführen können. Sie können aber nicht alle gleichzeitig oder zu einem Wunschtermin fertigstellen, weil es in Ihrem Unternehmen einen Engpass gibt.

Ist der Engpass überlastet, kommt es zu Zeitverzug oder Terminverschiebungen für einzelne Kundenaufträge oder Projekte.

Deshalb müssen Sie entscheiden, welche Aufträge und Projekte vordringlich bearbeitet werden sollen, wobei Sie zwei Ziele erreichen wollen:

• Keine für die Aufträge oder Projekte benötigte Ressource ist überlastet – weil es sonst zu Zeitverzug kommt.
• Sie wollen die Aufträge und Projekte bearbeiten, mit denen Sie den höchsten Gewinn erwirtschaften.

Gehen Sie folgendermaßen vor.

Bestimmen Sie Ihren Planungshorizont. Das ist der Zeitraum in der Zukunft, für den Sie bereits abschätzen können:

• wie viele Kundenaufträge oder Projekte bearbeitet werden sollten; entsprechende Kundenanfragen liegen vor
• wie viel Kapazität Sie haben, um diese Aufträge oder Projekte zu bewältigen; zum Beispiel die verfügbare Personalkapazität je Mitarbeiter in Stunden

Im folgenden Beispiel wird ein Planungshorizont von einem Monat gewählt.

Erfassen Sie zunächst den Ressourcen-, Personal oder Kapazitätsbedarf für Ihre Projekte oder Kundenaufträge:

• Listen Sie in der Tabelle die möglichen Kundenaufträge oder Projekte auf (Zeile 8, Spalte C bis I; hier Projekte 1 bis 7).
• Listen Sie die (wichtigen) Ressourcen auf, die Sie für die Bearbeitung dieser Projekte benötigen; das sind zum Beispiel Mitarbeitende, die diese Projekte bearbeiten sollen (Spalte B, Zeile 9 bis 19; hier Mitarbeiter 1 bis 7).
• Planen oder schätzen Sie, wie viel von jeder Ressource oder wie viel Zeit von jedem Mitarbeiter für das einzelne Projekt benötigt wird.
• Tragen Sie diesen Zeitbedarf (mit Puffer) in die Matrix der Spalten C bis I und Zeilen 9 bis 18 ein; zum Beispiel als Personenstunden.

Das Ergebnis ist eine Matrix mit dem Kapazitätsbedarf:

Nun prüfen Sie, welche Kapazitäten zur Verfügung stehen; etwa die verfügbare Stundenzahl pro Mitarbeiter im Planungszeitraum „ein Monat“. Diese verfügbare Kapazität tragen Sie in Spalte K, Zeilen 9 bis 18 ein. Im Beispiel sind das für den einzelnen Mitarbeiter 160 Personalstunden pro Monat (Planungszeitraum).

Für den Kapazitätsabgleich wird die verfügbare Kapazität mit dem gesamten Kapazitätsbedarf verglichen, wenn alle Projekte durchgeführt werden.

Das Ergebnis ist eine Überlast oder Unterlast der einzelnen Ressource (Mitarbeiter 1 bis 7), die in Spalte M ausgewiesen wird (negativer Wert = Rot = Überlast):

In der Spalte M mit der Überlast und Unterlast erkennen Sie den Engpass. Das ist die Ressource, welche die höchste Überlast aufweist. Im Beispiel ist das Mitarbeiter 2 mit 125 Stunden Überlast.

Wenn alle Projekte in diesem Monat erledigt werden sollen, müsste Mitarbeiter 2 entsprechend viele Überstunden leisten. Ist das nicht möglich, gibt es einen Terminverzug für einige Projekte; sie werden in diesem Monat nicht fertig.

Diese Ressource wird in Zelle C5 als Engpass ausgewählt. Sie wird dann in der Tabelle rot markiert. Diese Engpassressource wird im Folgenden für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung besonders betrachtet.

Hinweis: Gibt es in Spalte M keine Überlast (keine negativen und roten Werte), dann können alle Projekte durchgeführt werden.

Da aufgrund des Engpasses nicht alle Projekte in diesem Monat erledigt werden können, müssen Sie herausfinden, welche Projekte aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten ausgewählt werden sollen. Dazu müssen Sie die Kosten ermittelt. Sie gehen in die anschließende Berechnung der „wirtschaftlichen Projekte“ ein.

Ausgangspunkt sind die Ressourcenkosten und die Personalkosten für die Mitarbeitenden. Diese Kosten sind im Allgemeinen Fixkosten, da die Ressourcen und das Personal vorgehalten werden – unabhängig davon, wie viele Projekte oder Kundenaufträge zur Bearbeitung anstehen.

Die gesamten fixen Ressourcen- und Personalkosten werden über die Buchhaltung Ihres Unternehmens oder über das Personal-Controlling ermittelt. Es bezieht sich wiederum auf den Betrachtungszeitraum.

Im Beispiel betragen die gesamten Fixkosten für Personal und sonstige Ressourcen 420.000 EUR. Dieser Wert wird in Zelle C4 eingetragen.

Aus diesen Personalkosten und der verfügbaren Kapazität (in Stunden pro Monat) ergibt sich der Kostensatz für den Einsatz der Ressourcen und des Personals. Dieser Personalstundensatz wird berechnet und in Zeile 20 angezeigt.

In Zeile 21 werden daraus wiederum die gesamten Ressourcen- und Personalkosten für das einzelne Projekt ausgewiesen.

Folgende Übersicht zeigt das Ergebnis:

Ein Projekt wird durchgeführt, weil daraus ein Nutzen erzielt wird. Ein Kundenauftrag wird ausgeführt, weil sich damit Geld verdienen lässt. Diese Werte werden für das einzelne Projekt oder für den einzelnen Kundenauftrag als Projektumsatz (in Euro) ermittelt und in Zeile 24 eingetragen.

Wenn ein Projekt durchgeführt wird, können außerdem variable Kosten anfallen; für Material, Reisen etc. Sie sind nur dann relevant, wenn das Projekt tatsächlich auch durchgeführt wird; anders als die Fixkosten (siehe Punkt 5), die in jedem Fall in der genannten Höhe anfallen.

Die direkten oder variablen Projektkosten werden in Zeile 25 eingetragen.

Für jedes Projekt lässt sich dann berechnen:

• Deckungsbeitrag des Projekts (Zeile 26) = Projektumsatz - direkte, variable Projektkosten
• Projektergebnis (Zeile 27) = Deckungsbeitrag - Personalkosten

Das Projekt mit dem höchsten Projektergebnis ist am profitabelsten. Entsprechend wird in Zeile28 eine Reihenfolge der Projekte gebildet.

Das Ergebnis ist:

Diese Projektreihenfolge und Priorisierung sind aber nur dann die wirtschaftlich beste Lösung, wenn der Engpass nicht betrachtet wird – und alle Projekte durchgeführt werden.

Da es aber einen Engpass gibt, können nicht alle Projekte im Planungszeitraum durchgeführt werden. Und aus Sicht des Engpasses ergibt sich eine andere Bewertung.

Entscheidend für den Gesamtgewinn mit Engpassbetrachtung ist, dass der Engpass den maximalen Deckungsbeitrag erwirtschaftet. Dazu wird der Deckungsbeitrag pro Engpassstunde mit folgender Formel berechnet:

Deckungsbeitrag pro Engpassstunde (Zeile 29)
= Deckungsbeitrag des Projekts ÷ Engpassverbrauch in Stunden für das Projekt (Kapazitätsbedarf)

Je höher der Deckungsbeitrag pro Engpassstunde, desto rentabler das Projekt – mit Berücksichtigung des Engpasses.

Daraus ergibt sich eine andere Prioritätenfolge, wie das folgende Ergebnis zeigt:

Für die Entscheidung, welches Projekt im Planungszeitraum nun durchgeführt werden soll, ist die Rangfolge der Rentabilität mit Engpass-Betrachtung maßgeblich (Zeile 31).

In Zeile 32 markieren Sie entsprechend die Projekte, die durchgeführt werden können, ohne dass ein Engpass entsteht (Eintrag eines x).

Dazu wird für die Ressourcen (Mitarbeitende) in den Spalten N und O (Zeilen 9 bis 19) ein Kapazitätsabgleich durchgeführt – und zwar für die Projekte, die Sie in Zeile 32 markieren. Sobald durch Ihre Auswahl eine Überlast entsteht, erkennen Sie dies an einem negativen, roten Wert in Spalte O. Die Zeile 32 wird rot markiert; Sie haben wieder einen Engpass.

Wählen Sie also nur so viele Projekte, wie Sie mit den verfügbaren Ressourcen (Mitarbeitende) auch schaffen. Ein solches Ergebnis zeigt folgende Abbildung:

Dass Sie mit dieser Prioritätensetzung und Auswahl den höchsten Gewinn erzielen und gleichzeitig keine Überlast mit Terminverzug wegen Engpass erzeugen, zeigt die Berechnung in den Spalten K bis O und den Zeilen 22 bis 27 des Excel-Tools.

Dort wird das Projektergebnis (Gewinn mit den durchgeführten Projekten) berechnet aus:

Projektergebnis (durchgeführte Projekte)
= Projektumsatz – direkte, variable Projektkosten – Personalkosten

Dabei werden verglichen:

• Projektergebnis, wenn alle Projekte durchgeführt werden und die Personalkosten variabel sind
• Projektergebnis, wenn alle Projekte durchgeführt werden und die Personalkosten fix sind
• Projektergebnis, wenn nur die Projekte durchgeführt werden, die Sie in Zeile 32 markiert haben und die Personalkosten variabel sind
• Projektergebnis, wenn nur die Projekte durchgeführt werden, die Sie in Zeile 32 markiert haben und die Personalkosten fix sind

Der maßgebliche Wert steht in Zelle O27. Im Beispiel sind das der Gesamtgewinn 5.000 EUR. Hier wird berücksichtigt, dass Sie die Prioritäten engpassorientiert vergeben haben und die Personalkosten fix sind.

Die folgende Abbildung zeigt dieses Ergebnis:

Wählen Sie dagegen die Projekte nach dem Projektgewinn ohne(!) Engpass-Betrachtung aus (Zeile 28), dann ergibt sich ein Verlust von 15.000 EUR.

Sie markieren dazu die Projekte, die nach der Reihenfolge aus Zeile 28 am besten wären.