Excel mit ChatGPTKomplexe Excel-Formeln verstehen und erklären

Das Problem

In nahezu jedem Unternehmen gibt es Excel-Dateien, die über Monate oder Jahre gewachsen sind. Unterschiedliche Mitarbeitende haben daran gearbeitet, Anforderungen wurden mehrmals geändert, neue Bedingungen hinzugefügt, Sonderfälle eingebaut – ohne Struktur, ohne Dokumentation.

Typisch ist:

• Der Ersteller der Datei ist nicht mehr im Unternehmen.
• Die Formel ist so verschachtelt, dass kaum jemand sie anfasst.
• Jede Änderung dauert ewig und ist riskant.
• Jeder hat „Respekt“ vor der Formel.
• Im schlimmsten Fall hängt ein Monatsbericht oder eine KPI davon ab.

Solche Formeln sind im Controlling, Vertrieb, Einkauf und Reporting Alltag. ChatGPT kann in solchen Situationen hilfreich sein:

• Es erklärt die Formel logisch.
• Es zerlegt komplexe Bedingungen.
• Es erkennt Fehler und Redundanzen.
• Es baut die Formel neu und wartbar.
• Es modernisiert alte Excel-Logik.
• Es reduziert die Fehlergefahr.

Das macht ChatGPT zu einem echten „Forensik-Tool“ für Excel.

Beispiel-Datenbasis – Bewertung einer Geschäftschance

Wir verwenden den folgenden Beispieldatensatz, wie er im Vertrieb oder Business Development häufig vorkommt.

Ziel: Eine Bewertung von Geschäftschancen oder Kundenqualität, basierend auf

• Umsatz
• Anzahl der Kontakte
• Status

Die Bewertung folgt klaren Geschäftsregeln:

1. Wenn Status ≠ aktiv → „IGNORIEREN“
2. Wenn Umsatz ≥ 150.000 → „A++“
3. Wenn Umsatz ≥ 100.000 und Kontakte ≥ 10 → „A+“
4. Wenn Umsatz ≥ 100.000 → „A“
5. Wenn Umsatz ≥ 50.000 → „B“
6. Wenn Umsatz < 50.000 → „C“

Diese Logik ist simpel – aber die Umsetzung in Excel ist es nicht.

Die typische Excel-Realität – verschachtelte WENN-Kaskaden

Ein Mitarbeiter hat diese Formel geschrieben:

=WENN(C2<>"aktiv";"IGNORIEREN"; WENN(A2>=150000;"A++"; WENN(UND(A2>=100000;B2>=10);"A+"; WENN(A2>=100000;"A"; WENN(A2>=50000;"B";"C")))))

Woher stammt so eine Formel?

• gewachsene Datei
• Schnelllösung, nie refaktoriert
• Änderungen „obendrauf gesetzt“
• dringendes Reporting
• fehlender Überblick
• mangelndes Wissen über moderne Excel-Funktionen

Welche Probleme hat diese Lösung?

• komplexe Verschachtelung
• kaum lesbar
• schwer erweiterbar
• typisches „Klammerchaos“
• Gefahr von Logikfehlern
• unklare Reihenfolge der Bedingungen
• jede Änderung ist riskant

Excel-Profis wissen: WENN-Verschachtelungen sind eine der größten Fehlerquellen in Excel-Dateien. Genau hier setzt ChatGPT an.

Die klassische Vorgehensweise ohne ChatGPT

Wie gehen Mitarbeitende normalerweise vor?

• Formel markieren und Klammern zählen
• Hilfsspalten anlegen, um jede Bedingung einzeln zu prüfen
• die Formel in Textform kopieren und manuell umbrechen
• „Try & Error“ bei Ausbesserungen
• im Internet nach Teilen der Formel suchen
• Kollegen fragen
• Teile der Formel löschen, um Logik zu testen

Diese Vorgehensweise kostet Zeit, erhöht die Fehlergefahr, ist nicht dokumentiert und schwer reproduzierbar. ChatGPT löst das Problem in Sekunden.

Die elegante ChatGPT-Vorgehensweise – Schritt für Schritt

Sie kopieren die Formel und sagen:

„Bitte erkläre mir die Formel … Schritt für Schritt verständlich und strukturiere sie anschließend neu.“

ChatGPT zerlegt die Formel in logisch sortierte Regeln.

Ihre Originalformel lautet:

=WENN(C2<>"aktiv";"IGNORIEREN"; WENN(A2>=150000;"A++"; WENN(UND(A2>=100000;B2>=10);"A+"; WENN(A2>=100000;"A"; WENN(A2>=50000;"B";"C")))))

ChatGPT erklärt nun Schritt für Schritt die einzelnen WENN-Bedingungen und ihre Auswirkungen. Dann erhalten Sie eine neu strukturierte und besser lesbare Version. So lässt sich die verschachtelte Logik leichter nachvollziehen:

=WENN(C2<>"aktiv";"IGNORIEREN";
    WENN(A2>=150000;"A++";
       WENN(UND(A2>=100000;B2>=10);"A+";
            WENN(A2>=100000;"A";
               WENN(A2>=50000;"B";"C")
            )
        )
    )
)

Zusätzlich erhalten Sie eine modernere, übersichtlichere Variante mit WENNS(). Damit können Sie die Notwendigkeit der Verschachtelung reduzieren:

=WENN(
    C2<>"aktiv";"IGNORIEREN";
    WENNS(
        A2>=150000;"A++";
       UND(A2>=100000;B2>=10);"A+";
       A2>=100000;"A";
        A2>=50000;"B";
        WAHR;"C"
    )
)

• Die äußere WENN-Abfrage behandelt weiterhin den „aktiv/ignorieren“-Teil.
• Innerhalb von WENNS werden die Fälle von oben nach unten geprüft, bis die erste Bedingung WAHR ist.
• WAHR;"C" ist der „Auffangfall“, wenn keine der vorherigen Bedingungen zutrifft.

Hintergrundwissen zu WENNS():

• Mehrere Bedingungen ohne Verschachtelungen
• Jede Bedingung ist ein logischer Block
• Leicht verständlich für Einsteiger
• Kein Klammerchaos
• Best Practice für Prioritätslogiken

WENNS() ist ideal für Dashboards und Reports.

Häufige Fehler, die ChatGPT zuverlässig findet

Fehler 1: Reihenfolge falsch

Wenn man Regeln falsch sortiert, kann eine Bedingung immer „zuerst“ greifen. ChatGPT erkennt und erklärt solche logischen Fallen.

Fehler 2: Überlappende Bedingungen

Zum Beispiel: „≥ 150.000“ und „≥ 100.000“. ChatGPT weist darauf hin, warum die Ordnung entscheidend ist.

Fehler 3: Bedingung ist nie erreichbar

Wenn zum Beispiel „UND(A2>=100000;B2>=10)“ unter einer Bedingung steht, die schon alles abdeckt. ChatGPT findet das.

Fehler 4: Datentypen nicht sauber (Text statt Zahl)

ChatGPT prüft automatisch:

• Ist A2 eine Zahl?
• Muss man WERT(A2) nutzen?
• Sind Tausenderpunkte problematisch?

Fehler 5: Zu viele verschachtelte Bedingungen

ChatGPT schlägt Alternativen vor mit:

• WENNS
• LET
• Power Query
• VBA

Erweiterungsmöglichkeiten – ChatGPT als Optimierungs-Engine

Wenn Sie ChatGPT fragen:

„Erweitere die Formel um die Kategorie ‚A+++‘ bei Kontakten ≥ 20.“

ChatGPT prüft dann die Priorität, fügt neue Bedingungen ein, beachtet die Reihenfolge, aktualisiert LET- und WENNS-Version und erklärt die Logik.

Weitere Varianten:

• Ausgabe als Zahl statt Text
• Risikoanalyse (zum Beispiel fehlende Werte)
• Dokumentation erzeugen
• Versionskommentar schreiben
• Bedingte Formatierung hinzufügen
• Power-Query-Pendants erzeugen
• VBA-Version zur Automatisierung

Fazit

Dieser Beitrag demonstriert eines der mächtigsten Anwendungsfelder von ChatGPT in Excel. ChatGPT 

• erklärt komplexe Formeln verständlich,
• baut alte Formeln in moderne Versionen um,
• findet Fehler und logische Fallen,
• macht riskante Formeln wartbar und sicher,
• dokumentiert die Logik direkt mit.

Für Unternehmen bedeutet das:

• weniger Fehler
• besseres Verständnis
• weniger Einarbeitungszeit
• stabilere Reports
• höhere Datenqualität
• weniger Frust
• mehr Zeit für echte Analyse