Ressourcen und Dienste planenRessourcen in Unternehmen effizient verteilen

Im Kontext Prozess- und Projektmanagement bedeutet der Begriff Ressourcenallokation, begrenzte Ressourcen werden so verteilt und genutzt, dass Unternehmen den maximalen Nutzen daraus ziehen. Das erfordert einen optimal abgestimmten Prozess der Ressourcenzuweisung. Häufig geht es dabei um die folgenden, begrenzt verfügbaren Elemente:

• finanzielle Ressourcen
• Personal
• Zeit
• (Marketing-)Budgets
• technologische Ressourcen (Server, IT, Software-Lizenzen …)
• Materialien, Rohstoffe, Teile …
• Lagerkapazität
• Produktionskapazität (Maschinen, Anlagen, Einrichtungen ...)
• Ideen, geistiges Eigentum
• Ausstattung

Die Allokation von Ressourcen zielt darauf ab, die Produktivität zu verbessern, die wirtschaftliche Nutzung der Ressourcen sicherzustellen, Unternehmensziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Denn: Eine optimale Ressourcenallokation ermöglicht es, Engpässe zu vermeiden, Chancen zu nutzen und strategische Prioritäten zu setzen, um das Gesamtergebnis des Unternehmens zu verbessern.

Normalerweise ist in erster Linie das Management und die Führungsebene für das Zuweisen knapper Ressourcen verantwortlich. Gerade in größeren Unternehmen sollten Sie die Aufgabe weiter herunterbrechen, ohne dass das Management die Übersicht über das große Ganze verliert. Ein denkbares Muster:

Die Bereichs- oder Abteilungsleitung ist zuständig für die Budgetierung. Sie entscheidet, wie die verfügbaren finanziellen Mittel auf die verschiedenen Projekte und Aktivitäten verteilt werden.

Die Personalabteilung ist für die Zuweisung von Mitarbeitenden auf verschiedene Projekte oder Abteilungen verantwortlich, um sicherzustellen, dass die richtigen Fähigkeiten und Ressourcen für die jeweiligen Aufgaben zur Verfügung stehen.

Die Projektleitung ist für die Allokation von Ressourcen innerhalb der Projekte zuständig. Sie muss sicherstellen, dass die benötigten Ressourcen wie Personal, Zeit und Materialien zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.

Die Geschäftsleitung und das Management spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung der strategischen Richtung. In der strategischen Ressourcenplanung werden langfristige Unternehmensziele und -strategien entwickelt, die als Leitfaden für die Ressourcenallokation dienen.

Für die optimale Ressourcenallokation sind verschiedene finanzielle und nicht finanzielle Kennzahlen relevant. Die sechs wichtigsten Kennzahlentypen sind:

1. Umsatzwachstum: Gibt Aufschluss darüber, wie gut das Unternehmen in der Lage ist, seine Einnahmen im Zeitverlauf zu steigern. Ressourcen werden den Aktivitäten zugeordnet, mit denen sich am meisten Mehr-Umsatz erzielen lässt.
2. Rentabilität: Rentabilitätskennzahlen wie Bruttogewinnmarge, operative Gewinnmarge und Nettogewinnmarge zeigen, wie gut ein Unternehmen seine Kosten im Griff hat und Gewinne erzielt. Die knappen Ressourcen bekommt, wer die höchste Rentabilität verspricht.
3. Kapitalrendite: Zeigt, wie effizient das Unternehmen eingesetztes Kapital nutzt, um Gewinne zu erzielen. Zur Ressourcenallokation wird geprüft, welches Kapital zur Ressourcenbeschaffung notwendig ist und wie rentabel es dann genutzt wird.
4. Liquidität: Liquiditätskennzahlen zeigen die Fähigkeit des Unternehmens, laufende Verpflichtungen zu erfüllen und Zahlungsengpässe zu vermeiden. Knappe Ressourcen werden dort eingesetzt, wo schnelle Rückflüsse und Einzahlungen möglich sind.
5. Kostenstruktur: Die Analyse der Kostenstruktur ist wichtig, um zu verstehen, welche Kosten für verschiedene Aktivitäten oder Geschäftsbereiche anfallen. Dies hilft bei der Identifizierung von Kosteneinsparpotenzialen und der Zuweisung von Ressourcen auf diese Bereiche.
6. Innovationskennzahlen: Kennzahlen im Zusammenhang mit Forschung und Entwicklung (F&E) und Innovationsausgaben geben Aufschluss darüber, wie viel in die Entwicklung neuer Produkte oder Technologien investiert wird und wie erfolgreich diese Investitionen sind. Ressourcen bekommt, wer Neues und Innovatives für das Unternehmen leistet.

Diese Kennzahlenliste ist nicht erschöpfend. Für die Ressourcenallokation relevante Kennzahlen können je nach Branche, Geschäftsmodell und Unternehmenszielen variieren. Es ist wichtig, die für Ihr Unternehmen spezifischen Ziele und Erfolgskennzahlen zu identifizieren und zu überwachen, um eine optimale Ressourcenverteilung zu gewährleisten.

Value Based Management (VBM) bezieht sich auf einen Managementansatz, bei dem der Fokus auf der Maximierung des Unternehmenswerts liegt. Unternehmen wenden das VBM-Prinzip an, indem sie Ressourcen so nutzen, dass sie den größtmöglichen Wert für die Aktionäre und andere Stakeholder schaffen.

Leisten Projekte oder Geschäftsbereiche einen positiven Beitrag zum Unternehmenswert, werden sie bevorzugt. Solche mit geringer Wertsteigerung oder hohen Kosten erhalten eine geringere Priorität. Das Controlling stellt dazu alle wichtigen Kennzahlen bereit. An diesen richtet sich das Unternehmen aus, um die Balance zwischen der kurzfristigen Erwirtschaftung von Cashflows und langfristigen Investitionen zu finden.

Mindestens die folgenden Kennzahlen werden benötigt, um zu ermessen, an welchen Stellen sich der Ressourceneinsatz derzeit für Ihr Unternehmen lohnt.

Nettoumsatz (auch: Nettoverkaufserlös oder Net Sales)

Der Nettoumsatz ist der Gesamtbetrag der Umsatzerlöse aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen – abzüglich aller Rabatte, Rückgaben, Gutschriften und Preisnachlässen. Kurz: Bruttoumsatzerlös minus aller Abzüge.

EBITDA pre

EBITDA pre steht für „Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization pre-acquisition” und bezieht sich auf den bereinigten operativen Gewinn eines Unternehmens vor Berücksichtigung von Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisationen und vor den Auswirkungen einer Unternehmensakquisition.

Operativer Cashflow

Der operative Cashflow ist der Geldzufluss und -abfluss aus den laufenden Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens. Er misst, wie viel Bargeld das Unternehmen durch den Verkauf von Waren und Dienstleistungen generiert oder verbraucht – nach Abzug der operativen Ausgaben.

Net Present Value oder Netto-Barwert

Der Net Present Value (NPV) ist eine finanzielle Kennzahl, die den heutigen Wert zukünftiger Zahlungsströme misst. Er zeigt, ob ein Investment oder Projekt voraussichtlich die Rentabilität steigert (positiver NPV) oder mindert (negativer NPV).

Der NPV ist ein wichtiges Instrument für Investitionsentscheidungen und hilft dabei, die Rentabilität von Projekten – und des entsprechenden Ressourceneinsatzes – zu bewerten.

Nicht nur unternehmensweit müssen knappe Ressourcen sinnvoll zugeteilt werden. Auch im Projektmanagement gilt die Ressourcenallokation als eine zentrale Aufgabe. Die optimale Ressourcenverteilung sollte in einer frühen Projektphase stattfinden, optimalerweise in der Planungsphase.

1. Identifizieren Sie verfügbare Ressourcen.

Eine Ressource kann alles sein, was Ihnen beim Erreichen Ihrer Projektziele hilft. Bei IT-Projekten sind das zum Beispiel: Projektteam, diverse Tools, das Budget und Ihre Ausstattung sowie Fähigkeiten oder Fertigkeiten.

Bevor Sie Ihre Ressourcen zuteilen, finden Sie heraus: Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung? Wo müssen Sie mit knappen Ressourcen arbeiten? Mögliche Aspekte sind:

• Priorität des Projekts: Entwickeln Sie ein Stufensystem für die Projektpriorität, um zu bestimmen, wie Sie die einzelnen Projekte besetzen.
• Verfügbarkeit des Personals: Ist Ihr Projekt wichtiger als die aktuelle Aufgabe einzelner Mitarbeitender, prüfen Sie, ob Sie die Prioritäten anpassen und dadurch neue Aufgaben vorziehen können.
• Budget und Tools: Müssen Sie in neue, andere oder weitere Tools investieren, um dieses Projekt durchzuführen?
• Zusätzliche Ressourcen: Brauchen Sie Mitarbeitende aus anderen Abteilungen? Gibt es besondere Fähigkeiten oder neue Ausrüstung, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen?
• Genehmigung: Wenn es neben Ihnen noch Personen gibt, die für Budgets, Tools oder Teams verantwortlich sind, stellen Sie sicher, dass diese mit Ihrem Ressourcenplan einverstanden sind.

2. Bestimmen Sie den Projektumfang.

Um den Umfang eines neuen Projekts festzustellen, definieren Sie zuerst Ziele, Fristen und gewünschte Ergebnisse. Dies ermöglicht Ihnen, die Anforderungen des Projekts zu verstehen und sicherzustellen, dass es termingerecht und innerhalb des vorgegebenen Budgets abgeschlossen wird.

Eine klare Projektdefinition dient als Leitfaden und erleichtert die erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens.

3. Erstellen Sie einen Projektplan.

Beschreiben Sie den Projektablauf visuell, nachvollziehbar und leicht zugänglich in Form eines Projektplans. Es ist wichtig, dass Ihr Projektteam weiß, welche Ressourcen, in welcher Menge, für wen und zu welchem Zeitpunkt gebraucht werden und verfügbar sind.

Der Projektplan dient als zentrale Informationsquelle, die auch bei Änderungen alle auf dem Laufenden hält und über die Priorität der Projekte informiert. Auf diese Weise können Sie bei unerwarteten Änderungen die Prioritäten anpassen, damit eilige Arbeitsvorgänge oder Arbeitsvorgänge mit der größten Wirkung zuerst erledigt werden.

4. Überwachen Sie den Fortschritt des Projekts.

Unvorhergesehene Änderungen können jederzeit auftreten: Teammitglieder nehmen Urlaub, Sie warten länger als erwartet auf die Antwort eines Kunden oder Ihre Geschäftsziele ändern sich. Verfolgen Sie den Projektfortschritt in Echtzeit, damit Sie Ihren Plan bei Bedarf jederzeit an neue Gegebenheiten anpassen und die Ressourcen entsprechend neu zuweisen können.

Ressourcen sind besonders während Krisen knapp. Unternehmen müssen sparen und gleichzeitig ihre Ziele erreichen. Während solcher Phasen ist es wichtig, die Verteilung und den Einsatz knapper Ressourcen strategisch zu planen. Zwei Beispiele:

Beispiel 1: Produktionsunternehmen in der Automobilbranche

Ein Produktionsunternehmen in der Automobilbranche sieht sich während einer wirtschaftlichen Krise mit rückläufigen Verkäufen und geringerer Nachfrage nach seinen Produkten konfrontiert.

Um seine begrenzten Ressourcen effektiv zu managen, entscheidet das Unternehmen, die Produktion für einige Fahrzeugmodelle vorübergehend zu reduzieren und sich stattdessen auf diejenigen Modelle zu konzentrieren, die eine höhere Nachfrage verzeichnen. Ressourcen, die wegen des Nachfragerückgangs nicht ausgelastet sind, werden stillgelegt oder zumindest nicht modernisiert. Geplante Budgets zur Kapazitätserweiterung werden auf Eis gelegt.

Beispiel 2: Technologieunternehmen im Dienstleistungssektor

Ein Technologieunternehmen, das IT-Dienstleistungen anbietet, steht in einer wirtschaftlichen Krise vor einer Reduzierung der Aufträge und einem Rückgang der Kundenanfragen.

Um seine Ressourcen effektiv zu managen, entscheidet das Unternehmen: Es wird sich verstärkt auf die Unterstützung von Kunden aus bestimmten Branchen oder mit spezifischen Anforderungen konzentrieren, die während der Krise besser aufgestellt sind. Es richtet sein Team und seine Expertise darauf aus, innovative Lösungen für diese Kunden zu entwickeln und maßgeschneiderte Dienstleistungen anzubieten.

Gleichzeitig analysiert das Unternehmen seine Ausgaben und identifiziert nicht essenzielle Kosten, die reduziert oder gestoppt werden können. Es nutzt verstärkt Online-Meetings und Remote-Arbeit, um Reise- und Bürokosten zu minimieren.

Die strategische Ressourcenplanung ist ein Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, Ressourcen langfristig zu planen und die Planung an den Unternehmenszielen auszurichten. Dabei gehen Sie so vor:

1. Unternehmensziele und -strategien definieren: Sie sollten klare und präzise Unternehmensziele festlegen, die Ihre langfristige Vision und Ausrichtung widerspiegeln. Die strategische Ressourcenplanung unterstützt diese Ziele.
2. Ressourceninventur durchführen: Sie führen eine gründliche Inventur Ihrer vorhandenen Ressourcen durch, einschließlich finanzieller Mittel, Mitarbeitender, Technologien, Ausrüstung, Lieferanten und anderer kritischer Faktoren.
3. Ressourcenbedarf ermitteln: Basierend auf den Unternehmenszielen und den vorhandenen Ressourcen identifizieren Sie den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen, die erforderlich sind, um Ziele zu erreichen.
4. Ressourcenpriorisierung: Sie priorisieren Ihre Ressourcen anhand der Bedeutung für die Erreichung strategischer Ziele. Zukünftig lenken Sie Ressourcen auf die Geschäftsbereiche oder Projekte, die den größten Beitrag zu den strategischen Unternehmenszielen leisten.
5. Kapazitätsplanung: Sie müssen die Kapazitäten Ihres Unternehmens realistisch bewerten und sicherstellen, dass Sie über ausreichend Ressourcen verfügen, um strategische Ziele zu erreichen. Dies kann bedeuten, neue Mitarbeitende einzustellen, in Technologie zu investieren oder Kooperationen einzugehen.
6. Risikomanagement: Sie sollten Szenarien entwickeln und prüfen, wie sich Änderungen in der Marktnachfrage oder anderen externen Faktoren auf Ihre Ressourcenplanung auswirken können.
7. Langfristige Anpassungsfähigkeit: Die strategische Ressourcenplanung sollte nicht nur kurzfristige Ziele im Blick haben, sondern auch die langfristige Anpassungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen. Dies beinhaltet die Fähigkeit, Ressourcen bei Bedarf flexibel umzuschichten und neue Chancen zu nutzen.
8. Kommunikation und Transparenz: Eine klare Kommunikation der strategischen Ressourcenplanung an alle betroffenen Stakeholder im Unternehmen ist entscheidend. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis der Prioritäten und trägt dazu bei, dass alle Teammitglieder auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Die strategische Ressourcenallokation ist ein Prozess, der regelmäßig geprüft und angepasst werden muss.