Einarbeitung neuer MitarbeiterSo gelingt digitales Onboarding

Wann spielt digitales Onboarding eine Rolle?

Viele neue Mitarbeitende arbeiten von zuhause aus oder sind für das Unternehmen ständig unterwegs. Aus persönlichen oder beruflichen Gründen arbeiten sie nicht an dem Ort, an dem ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Team arbeiten.

Man kann sich also nicht oder nur sehr selten persönlich treffen und besprechen.

Gilt dies von Anfang an, fällt das Onboarding besonders schwer. Denn gerade in der Phase der Einarbeitung und während der Probezeit bräuchte es häufige Abstimmungen, umfangreiche Einweisungen und Erklärungen und auch ein soziales Miteinander, damit die Zusammenarbeit klappt.

Das ist auch wichtig für die Pflege der gemeinsamen Werte und der Unternehmenskultur. Und letztlich ist es entscheidend dafür, ob die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dauerhaft bleiben und auch die Vorgesetzten nach der Probezeit mit ihnen zufrieden sind.

Deshalb braucht es besondere Maßnahmen und Sorgfalt, wenn neue Kolleginnen und Kollegen digital eingearbeitet werden.

Was sind die Besonderheiten von digitalem Onboarding?

Das digitale Onboarding zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Es gibt ein Team, in dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr oder weniger regelmäßig zusammenarbeiten, sich treffen und austauschen.
• Einige, neue Teammitglieder sind aber nicht vor Ort, persönliche Treffen sind nicht oder nur sehr selten möglich.
• Dennoch sollen diese neuen Kolleginnen und Kollegen gut eingearbeitet und auch sozial ins Team integriert werden.

Das Besondere dabei ist:

Wenn alle im Team nur digital erreichbar sind, gelten diese Bedingungen für alle Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen. Damit sind auch alle mit der Problematik vertraut und stellen sich entsprechend darauf ein. Das gilt dann genauso für den Umgang des miteinander vertrauten Teams mit neuen Mitarbeitenden.

Anders ist es, wenn alle im Team mehr oder weniger an einem Ort arbeiten, nur gelegentlich im Homeoffice sind und sich ansonsten regelmäßig persönlich austauschen. Wenn dann neue Kolleginnen oder Kollegen kommen und nicht vor Ort arbeiten können oder wollen, dann kann das schwierig werden.

Nun kommt es besonders darauf an, dass die Einarbeitung online gut funktioniert und die Kommunikation und der Austausch digital ausreichend intensiv sind.

Die „Online-Kolleginnen und -Kollegen“ dürfen nicht verloren gehen.

Was muss beim digitalen Onboarding alles vorbereitet werden?

Technik vorbereiten

Grundlage des digitalen Onboardings ist die technische Ausstattung aufseiten des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin – aber auch aufseiten des Unternehmens und des Teams, in das die Neuen aufgenommen werden sollen.

Entsprechend müssen folgende Dinge vorbereitet und organisiert werden, bevor der erste Arbeitstag beginnt:

• Neue Mitarbeitende benötigen Personal Computer, Laptop, Kamera, gutes Mikrofon und angemessene Beleuchtung.
• Die für die Arbeit nötige Software muss auf diesen Geräten installiert oder der Online-Zugriff darauf muss eingerichtet werden.
• Diese Geräte müssen den neuen Mitarbeitenden ausgehändigt werden.
• Zudem benötigen sie eine technische Einweisung und Anleitungen – möglichst einfach und anschaulich.

Der sichere Zugang zu den benötigten internen Unternehmensdaten und zu den Kommunikationskanälen muss eingerichtet werden. Dazu gehören:

• Vorbereitung der Zugangsberechtigungen mit einer Liste der Benutzernamen und Passwörter in einer geschützten Passwort-Datei.
• VPN-Zugang via Internet muss eingerichtet werden.
• Neue Mitarbeitende müssen Zugang zu Team-Chats und anderen, vom Team genutzten Kommunikationskanälen erhalten.

Aufgaben vorbereiten

Vorgesetzte und das Team sollten sich im Vorfeld überlegen, mit welchen Aufgaben oder Tätigkeiten die neuen Kolleginnen und Kollegen sinnvollerweise starten können. Das ergibt sich zum einen aus dem Stellenprofil und zum anderen aus den Kompetenzen und Erfahrungen der neuen Mitarbeitenden.

Beispiele für erste, übergreifende oder allgemeine Aufgaben sind:

• Eine Liste von fachlichen Fragen an das Team erstellen, die dann im weiteren Verlauf beantwortet oder bearbeitet werden.
• Die Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen des Teams kennen und verstehen.
• Sich mit den benötigten und speziellen Werkzeugen und Software-Tools vertraut machen.
• Notizen machen, wie man die relevanten Fachaufgaben bearbeiten würde – und diese später vorstellen und besprechen.

Soziale Integration vorbereiten

Besonders wichtig ist: Bereits am ersten Arbeitstag sollten Vorgesetzte und andere Teammitglieder mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter online intensiv kommunizieren. Alle sollten dafür ausreichend Zeit einplanen.

Eine besonders nette Geste ist es, wenn Sie der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag eine kleine Einweisung oder einen Leitfaden für die ersten Tage zusenden und einen Blumenstrauß, eine Firmentasse oder ein Willkommenspaket zusenden.

Hilfreich ist zudem, wenn die Teammitglieder für das erste virtuelle Kennenlernen einen persönlichen Steckbrief erstellen. Der enthält:

• ein Foto der Person
• Stichworte zum Aufgabengebiet
• etwas Persönliches oder Privates
• Kontaktinformationen
• Angaben darüber, was man von den Neuen jederzeit gefragt werden kann

Am ersten Arbeitstag erhalten die Neuen von allen Teammitgliedern den jeweiligen Steckbrief zugesendet mit der Bitte um vertrauliche Behandlung.

Was sollte am ersten Arbeitstag online passieren?

Einstieg in das erste Online-Meeting

Am ersten Arbeitstag muss es zu Beginn eine gemeinsame „Willkommensrunde“ geben. Der neue Kollege oder die neue Kollegin erhält vorher Zugangsdaten für ein erstes Online-Meeting, an dem möglichst alle anderen Teammitglieder teilnehmen – mit Bild und Ton!

Das gilt vor allem für den oder die Vorgesetzte, die zunächst die Moderation übernimmt, die Neuen herzlich willkommen heißt und sie dabei allen Teammitgliedern kurz vorstellt.

Dann stellen sich alle Teammitglieder vor und erzählen,

• was sie im Unternehmen tun (ihre wichtigsten Aufgaben),
• welche Ausbildung und Kompetenzen sie mitbringen,
• was ihnen bei der Zusammenarbeit wichtig ist (Positives und Motivierendes!),
• etwas Persönliches und
• wozu man sie jederzeit gerne ansprechen kann.

Grundlage dafür kann der zuvor ausgearbeitete Steckbrief sein, den die Neuen im Anschluss erhalten.

Eine Variante dieser Vorstellungsrunde wäre, dass sich die Kolleginnen und Kollegen gegenseitig vorstellen und dazu vorher abgestimmt haben, wer wen vorstellt. Das lockert die Stimmung und nimmt dem Ganzen den oft formalen und starren Ablauf.

Themen im ersten Online-Meeting

Dann informieren die Teamleitung und gegebenenfalls auch andere Mitarbeitende über:

• aktuell anstehende Aufgaben
• laufende Projekte
• teaminterne Besonderheiten
• wichtige interne Partner in anderen Teams und Abteilungen
• wichtige Kunden

Zudem werden die ersten Aufgaben erläutert, welche die Neuen zunächst übernehmen sollen. Diese wurde vorher im Team abgestimmt und beschrieben.

Diese fachlichen Informationen und die weitere Einarbeitung können auch von einem sogenannten Buddy der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen übernommen werden. Diese Person steht von Beginn an als Mentor oder Pate den Neuen zur Seite, erklärt alles und ist für Fragen jederzeit ansprechbar.

Wie geht es in der ersten Einarbeitungswoche online weiter?

Weitere Themen an den folgenden Tagen: Schritt für Schritt

Anschließend müssen nicht mehr alle Teammitglieder dabei sein. Im Zweifel können die folgenden Punkte von der Teamleitung und vom Buddy erläutert werden. Dazu gehören insbesondere organisatorische Fragen wie:

• das Organigramm des Unternehmens
• Reiseplanung und Abrechnung
• Besuch und Arbeit im Unternehmen (falls die neuen doch mal ins Büro kommen)
• Ansprechpartner bei technischen Problemen, IT-Hotline
• Betriebsrat: Ansprechpartner und Kontaktdaten
• Einweisungen in Bezug auf AGG, Datenschutz, Arbeitsschutz, Einsatz von KI-Tools etc.
• mögliche Schulungen und Informationsveranstaltungen des Unternehmens für Neue
• Urlaubsregelungen
• Regeln für Jour-fixe und andere Meetings

Beachten Sie aber: Überfluten Sie die Neuen nicht mit zu vielen Informationen auf einmal. Manches kann auch im Intranet erklärt und bei Bedarf abgerufen werden. Dann müssen die Neuen nur wissen, wo was steht. Zudem können die Informationen aufgeteilt werden und es kann jeden Tag etwas anderes vermittelt werden.

Mit der Arbeit beginnen

Dann kann die eigentliche fachliche Arbeit beginnen – mit den Aufgaben, die in den Online-Meetings besprochen werden. Wie das im Einzelnen abläuft, hängt insbesondere von der Art der Aufgaben ab.

Bei Bedarf steht der neuen Kollegin und dem neuen Kollegen jederzeit ein Ansprechpartner zur Verfügung, den sie anrufen, im Chat ansprechen oder dem sie virtuell über die Schulter schauen können.

Worauf Sie von Anfang an achten sollten

Beim digitalen Onboarding, wenn die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter nicht vor Ort eingearbeitet werden kann, dann kommt es auf Feinheiten an. Viele Erfolgsfaktoren werden in der Praxis aber oft übersehen, obwohl sie einen großen Unterschied machen.

Die wichtigen Grundprinzipien sind:

• Klarheit: Orientierung und Sicherheit
• Nähe: Vertrauen trotz Distanz
• Autonomie: Selbstwirksamkeit und Motivation
• Verbundenheit: Zugehörigkeit und Engagement
• Feedback: Lernen und Entwicklung

Achten Sie unbedingt auf diese Aspekte, damit die fachliche Einarbeitung funktioniert, die soziale Integration ins Team gelingt und auch die Werte und Kultur des Unternehmens vermittelt werden.

Wie können mobil Mitarbeitende fachlich eingearbeitet werden?

In der Phase der Einarbeitung sind folgende Voraussetzungen besonders wichtig und zu beachten:

• Die Aufgaben müssen für die neuen Mitarbeitenden verständlich und nachvollziehbar sein.
• Die Mitarbeitenden müssen die notwendigen Ressourcen (Zeit, Technik, Informationen) zur Verfügung haben.
• Sie müssen mit ihren Kompetenzen und Erfahrungen die entsprechenden Aufgaben erfüllen können.
• Sie dürfen nicht überfordert, aber auch nicht unterfordert werden.
• Sie brauchen einen Ansprechpartner (Buddy), der hilft, wenn sie mit einer Aufgabe nicht weiterkommen.

In der Einarbeitungsphase kommt es außerdem darauf an, dass sich die Neuen mit anderen Teammitgliedern intensiv austauschen und nachfragen können. Zu Beginn braucht es dafür vermutlich ein bis zwei Online-Meetings pro Tag zwischen den Betroffenen.

Später genügen dann vermutlich zwei bis drei Online-Abstimmungen pro Woche und gemeinsame Meetings mit dem Team und Vorgesetzten (Jour fixe).

Die neuen Mitarbeitenden müssen ihre Arbeitsergebnisse zur Verfügung stellen, sobald diese vorliegen. Dazu haben sie eine Bringschuld. Sie informieren also betroffene Kolleginnen und Kollegen und gegebenenfalls die Teamleitung, was sie am Tag oder in der Woche geleistet haben.

Im Zweifel berichten sie über Zwischenergebnisse, besondere Erfahrungen oder auch Gründe, warum die Arbeitsergebnisse (noch) nicht vorliegen.

Wie wird überprüft, ob die Einarbeitung klappt?

In der Einarbeitungsphase müssen sich die Vorgesetzten ein Bild davon machen können, was die neuen Mitarbeitenden leisten. Das heißt, sie

• müssen die Arbeitsergebnisse sehen und bewerten können,
• benötigen gegebenenfalls Kennzahlen, die für die Arbeitsleistung stehen und
• müssen diese einordnen, beurteilen und bewerten können.

Wie beurteilen die Vorgesetzten die Leistungen der neuen Kolleginnen und Kollegen:

• Entspricht die Leistung den Erwartungen?
• Ist die Qualität der Arbeit in etwa vergleichbar mit derjenigen der anderen Teammitglieder?
• Wird die Leistung im Rahmen der Einarbeitung und im Verlauf der Probezeit besser?

Dazu brauchen die neuen Mitarbeitenden auch regelmäßig Feedback. Es braucht also einmal pro Woche ein Gespräch, in dem Vorgesetzte mit den neuen Mitarbeitenden sprechen und erläutern, wie sie die Leistung und die Ergebnisse bewerten.

Am Ende muss eine Entscheidung getroffen werden, ob der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin nach der Probezeit übernommen oder ob der Arbeitsvertrag beendet wird.

Vorgesetzte müssen in der Lage sein, diese Entscheidung „mit einem guten Gefühl“ treffen zu können.

Wie werden mobil Mitarbeitende ins Team integriert?

Die größte Herausforderung beim digitalen Onboarding besteht darin, die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sozial ins Team zu integrieren. Da sie räumlich entfernt und nur virtuell zeitweise anwesend sind, fehlt es an der persönlichen Interaktion.

Den meisten Menschen ist aber genau das wichtig,

• um eine andere Person einschätzen und
• dann auch wertschätzen zu können,
• um Vertrauen aufzubauen und
• mit dem jeweiligen Charakter und der Persönlichkeit angemessen umzugehen.

Es braucht in der Phase des Kennenlernens und der Einarbeitung, während der Probezeit, also andere Vorgehensweisen, um persönliche Kontakte zu pflegen und Vertrauen aufzubauen.

Bei der Teamarbeit vor Ort passiert dies durch regelmäßige Abstimmungen, durch Gespräche in der Pause oder einfach durchs Beobachten von Verhaltensweisen, Auftreten, Gestik und Mimik der anderen Person.

Wie kann das virtuell gemacht werden? Möglich ist:

• Es sollte ausreichend viele Online-Meetings und Gelegenheiten zum Austausch geben.
• Im Online-Meeting sollten immer alle Kameras eingeschaltet sein.
• Vorgesetzte und die Meetingmoderation sollten darauf achten, dass sich die virtuellen Kolleginnen und Kollegen regelmäßig in den Meetings einbringen und etwas sagen oder aktiv mitwirken.
• Auch die virtuell zugeschalteten Mitarbeitenden sollten Online-Meetings vorbereiten, einberufen, leiten und moderieren.
• In den Meetings sollte Zeit eingeplant werden, um über Persönliches zu sprechen.
• Es sollte Chat-Gruppen geben, in denen sich die interessierten Teammitglieder über Berufliches und Privates austauschen – und alle sollten darauf achten, dass die virtuellen Kolleginnen und Kollegen dabei sind.

Schließlich sollten alle Angebote machen, damit die neuen Kolleginnen und Kollegen doch auch mal persönlich mit den anderen Teammitgliedern zusammentreffen. Das kann durch die Arbeit, aber auch privat veranlasst sein. Beispielsweise trifft man sich dann doch vor Ort bei

• einem Projekt-Kick-off-Meeting
• einer gemeinsamen Feier
• einem Abteilungsausflug
• einer Weiterbildungsveranstaltung
• einem regelmäßigen Teamstammtisch
• bei einem gemeinsamen Team-Lunch

Während der Probezeit sollte es mindestens ein solches Treffen geben; eher früher als später. Möglich ist vielleicht, monatlich ein entsprechendes Event einzuplanen.

Woran lässt sich erkennen, ob die Integration ins Team klappt?

Hier kommt es auf zwei „Parteien“ gleichermaßen an:

• die Mitarbeitenden, die schon länger im Team zusammenarbeiten und die sich regelmäßig persönlich sehen;
• die neuen Kolleginnen und Kollegen, die (fast) ausschließlich virtuell anwesend sind und die digital integriert werden sollen.

Die erste Partei muss nach angemessener Zeit beurteilen können:

• Können wir mit diesem Menschen (aus der zweiten Partei) dauerhaft zusammenarbeiten?
• Unterstützt er das Team beim Erreichen der Teamziele?
• Passt er ins Team – auch wenn er nicht anwesend ist?
• Verhält er sich so, wie wir es angemessen finden?
• Vertrauen, schätzen und respektieren wir diese neue Kollegin oder den neuen Kollegen?

Die zweite Partei muss entsprechend beurteilen und für sich reflektieren:

• Möchte ich mit diesen Kolleginnen und Kollegen virtuell dauerhaft zusammenarbeiten?
• Unterstützen sie mich bei meiner Arbeit, sodass ich meine Ziele erreiche und zu den Teamzielen beitragen kann?
• Fühle ich mich akzeptiert und ins Team ausreichend integriert – so wie ich dies für die Arbeit persönlich wichtig finde?
• Kann ich den anderen vertrauen, bekomme ich ausreichend Wertschätzung und Respekt gezeigt?
• Werde ich gleich wie alle anderen behandelt?
• Möchte ich dauerhaft in diesem Unternehmen arbeiten?

Dann können beide Parteien entscheiden, ob es nach der Probezeit weitergeht oder nicht.

Wie werden Werte, Einstellungen und Kultur vermittelt?

Die gemeinsamen Werte und die Art der Zusammenarbeit sollten von Beginn an, mit dem ersten Online-Meeting und dann mit jedem weiteren Austausch „automatisch“ vermittelt und vorgelebt werden. Die Unternehmenskultur sollte immer wieder angesprochen und entsprechend gepflegt werden.

Zum Beispiel durch positive Aussagen wie:

„In unserem Unternehmen ist es üblich, dass …“

„Meistens ist es so, dass …“

„Wir achten immer auf …“

„Uns ist wichtig, …“

„Positiv“ bedeutet bei diesen Aussagen, dass hier nicht Regeln, Verbote, Einschränkungen oder Pflichten in Form von Anweisungen vermittelt werden. Sondern in der Form, dass dies die Zusammenarbeit im Team unterstützt, dass alle das schätzen oder vielen einfach wichtig ist.