Handout erstellenStruktur, Gliederung und Inhalte eines Handouts

Damit das Handout für Ihre Zielgruppe gut verständlich, nachvollziehbar und lesbar ist, muss es vor allem eine geeignete Struktur haben. Diese basiert auf der Gliederung Ihres Vortrags. Nutzen Sie die folgenden Checklisten und Muster, um die für Ihre Zwecke, Ihre Adressaten und Ihr Thema passende Handout-Struktur zu finden.

Wie ein Handout aufgebaut und gegliedert ist

Damit das Handout für die Leserinnen und Leser nützlich ist, sollte es eine nachvollziehbare Struktur haben. Wenn Sie das Handout vor Ihrem Vortrag verteilen und die Anwesenden damit Ihrem Vortrag folgen, dann sollte das Handout die gleiche Struktur haben, wie der Vortrag. An der folgenden Struktur, dem Aufbau und der Reihenfolge der inhaltlichen Elemente können Sie sich orientieren, wenn Sie Ihren Vortrag gliedern und dazu ein Handout erstellen:

  1. Titel und Thema des Vortrags
  2. Name des oder der Vortragenden, Veranstaltung, Datum des Vortrags, Kontaktdaten
  3. Gliederung oder Inhaltsübersicht über das Handout (insbesondere dann, wenn es mehr als zwei Seiten umfasst)
  4. Bei Bedarf: wichtige Begriffe und Definitionen
  5. Anlass für den Vortrag, Bedeutung des Themas, besondere Situation
  6. Aufgaben oder Probleme, die sich daraus ergeben, und die im Vortrag behandelt werden
  7. Ziele, die bei dem Thema wichtig sind
  8. alle Inhalte und Informationen zum Thema, die beim Vortrag präsentiert werden
  9. Fazit oder Kernbotschaft
  10. Ausblick, nächste Schritte
  11. Quellen, Literatur, Zahlen, Beispiele, Fotos, Muster, Weblinks etc.

Wenn Sie in den Präsentationsfolien zu Ihrem Vortrag (zum Beispiel in PowerPoint) eine Struktur- oder Navigationshilfe eingebaut haben, können Sie diese auch in Ihrem Handout verwenden. Das erleichtert den Wiedererkennungseffekt. Beispiel dafür ist ein Element in der Fußzeile der einzelnen PowerPoint-Folie, die dem Betrachter zeigt: „Wir befinden uns gerade in diesem Abschnitt.“

Die Teile 1 bis 4 des Aufbaus dienen der Orientierung. Mit den Teilen 5 bis 7 heben Sie die Bedeutung und den Zweck hervor (Einleitung). Teil 8 der Gliederung ist der umfangreichste im Handout (Hauptteil). Darin finden sich die Informationen zum Thema, Lösungen, Beschreibungen, Beispiele, Zahlen, Fakten, Maßnahmen, Argumente, Bewertungen etc. Was genau Sie dort beschreiben, hängt von den Informationen und den Inhalten ab, die Sie in Ihrem Vortrag vermitteln.

Nutzen Sie für den Teil 8 eine Pyramidenstruktur: Am Anfang (Spitze der Pyramide) steht Ihre Kernbotschaft oder die zentrale Aussage. Dann können Sie in die Details gehen (in die Breite und Tiefe der Pyramide). Sie liefern die Details, die für die Zielgruppe und für Ihren Zweck notwendig und wichtig sind – mehr nicht.

Eine Vorlage mit einem Muster-Beispiel für ein Handout, das entsprechend dieser Struktur gegliedert ist, finden Sie unten im Praxisteil dieses Abschnitts.

Inhalte des Handouts

Was genau Sie persönlich vortragen und dann im Handout beschreiben, hängt ab von:

  • Thema Ihres Vortrags
  • Zielgruppe und Adressaten, deren Vorkenntnisse und Erwartungen
  • Ziele und Zwecke, die Sie mit dem Vortrag verfolgen
  • Zeit, die Ihnen für den Vortrag zur Verfügung steht

Um die einzelnen Teile der oben dargestellten Struktur zu füllen, können Sie sich an folgenden Fragen für Ihre Stoff- und Inhaltssammlung orientieren.

Anlass, Aufgaben, Ziele (Teile 5, 6 und 7)

  • Was ist passiert?
  • Was haben wir festgestellt?
  • Was ist das Problem?
  • Was müssen wir lösen?
  • Warum ist es wichtig?
  • Was wollen wir erreichen (Ziele)?

Informationen zum Thema (Teil 8)

  • So kann man es lösen.
  • Das ist zu beachten.
  • Das sind die Fakten.
  • Das sind gute Beispiele.
  • Diese Zahlen und Daten sind wichtig.
  • Hier gibt es weitere Informationen.

Umsetzung, Vorgehensweise, Ausprobieren (Teil 8)

  • So gehen Sie vor.
  • Darauf müssen Sie besonders achten.
  • Das sollten Sie jetzt tun.
  • Das sollten andere tun.
  • Diese Checklisten, Anleitungen sind hilfreich.
  • So können Sie es in Ihre Arbeit integrieren.

Argumente, Vorteile, Nachteile, Übertragbarkeit (Teil 8)

  • Diese Vorteile haben Sie davon.
  • Das sind Nachteile und Risiken.
  • Folgenden Aufwand müssen Sie betreiben.
  • Diese Möglichkeiten ergeben sich zukünftig.
  • Das sind die Chancen und Risiken in der Zukunft.
  • Diese Gefahren bestehen.
  • Das können Sie zukünftig besser machen.
  • Hier können Sie es außerdem anwenden.

Elemente im Handout

Wenn Sie für Ihren Vortrag eine Präsentation erstellt haben, zum Beispiel in Form von PowerPoint-Folien, dann erläutern Sie im Handout die auf den Folien genannten Stichpunkte. Sie geben die Zahlen und Daten wieder, die Sie auf den Folien gezeigt haben, und erklären diese im Handout bei Bedarf. Sie können mithilfe von Grafiken, Bildern oder Fotos die Informationen besser verständlich machen.

Worauf Sie im Handout auf jeden Fall verzichten, sind „schmückende Elemente“, die Sie auf Ihren Folien eingesetzt haben. Diese sollten Sie übrigens auf den Folien ebenfalls vermeiden, wenn sie keine Funktion haben und nur der „Füllung des Weißraums“ dienen.

Wenn Sie für Ihren Vortrag ein Redemanuskript erstellen, dann können Sie daraus ein Handout ableiten, indem Sie für jeden Absatz Ihres Manuskripts einen Satz oder ein bis drei Stichpunkte im Handout aufführen. In manchen Fällen werden die Informationen des Vortrags als Thesen formuliert. Dann wird das Handout als Thesenpapier bezeichnet.

Am Anfang oder am Ende des Handouts kann ein Glossar eingefügt werden. Das ist notwendig und hilfreich, wenn spezielle Fachbegriffe verwendet werden, die vielleicht nicht jede Leserin oder jeder Leser kennt. Diese Fachbegriffe werden dann an dieser Stelle kurz beschrieben und in verständlichen Worten erklärt. Das betrifft auch solche Begriffe, die eine ganz bestimmte Bedeutung haben; zum Beispiel Kennzahlen. Diese werden definiert oder es wird erläutert, wie sie gemessen oder berechnet werden.

Schließlich können im Handout Quellen, Bücher, Fachartikel, Webseiten im Internet oder Intranet angegeben werden. Diese müssen so dargestellt sein, dass eine interessierte Person schnell auf die genannte Quelle zugreifen kann.

Praxis

Erstellen Sie ein Handout zu Ihrem Vortrag und Ihrer Präsentation, indem Sie die oben dargestellte Struktur als Grundlage nutzen. Sie finden diese auch in der folgenden Vorlage.

Diese Struktur basiert auf dem sogenannten pyramidalen oder hierarchischen Aufbau einer Präsentation. Diesen finden Sie in der folgenden Übersicht.

Für das Zusammenstellen der Inhalte zu den einzelnen Gliederungspunkten können Sie die folgenden Vorlagen nutzen.

Tipp: Wie Sie Präsentationen erstellen und PowerPoint-Folien gestalten

In den Handbuch-Kapiteln Präsentationsfolien gestalten und Besser präsentieren ist erläutert, wie Sie eine Präsentation entwickeln und erstellen. Sie finden dort Varianten für die Struktur und Gliederung – je nach Zweck, Zielgruppen und Thema. Außerdem finden Sie dort gute (und schlechte) Beispiele für PowerPoint-Präsentationen.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels finden Sie weitere Beispiele dafür, wie Sie die einzelnen inhaltlichen Elemente Ihres Handouts gestalten können und wie Sie Texte verständlich und klar formulieren.