Stundensatz berechnenWie berechnet man einen Stundensatz?

Der Stundensatz bezeichnet die Kosten, die der Einsatz von Personal, Maschinen, Räumen oder Fahrzeugen verursacht, wenn diese im Unternehmen vorgehalten oder eingesetzt werden. Zur Berechnung eines Stundensatzes müssen die richtigen Kosten und produktive Zeiten herangezogen werden. Dann können Angebote oder Projekte kalkuliert werden.

Was ist ein Stundensatz?

Der Stundensatz ist eine wichtige Kostenangabe in der Kostenrechnung und für die Kalkulation. Der Stundensatz besagt, was es Ihr Unternehmen kostet, wenn es eine Ressource eine Stunde lang nutzt – zum Beispiel, um einen Kundenauftrag zu bearbeiten. Die Einheit für den Stundensatz ist: Euro pro Stunde (oder eine entsprechend andere Währung).

Der Stundensatz bezieht sich immer auf die betrachtete Ressource und kann demnach unterschiedlich hoch sein. Mögliche Ressourcen, auf die sich der Stundensatz beziehen kann, sind:

  • Personen (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens)
  • Maschinen
  • Anlagen oder Arbeitssysteme (als Kombination von Maschinen und Personen)
  • Räume
  • Fahrzeuge
  • technische Geräte

Der jeweilige Stundensatz wird dann auch als Personalstundensatz, Maschinenstundensatz etc. bezeichnet.

Stundensatz aus Gesamtkosten und Leistungsstunden berechnen

Um den Stundensatz zu berechnen, müssen alle Kosten ermittelt und addiert werden, die mit der Ressource und ihrer Nutzung, aber auch schon mit ihrer Verfügbarkeit oder Einsatzfähigkeit verbunden sind. Diese Kosten lassen sich meist nur für einen längeren Zeitraum, zum Beispiel ein Jahr, ermitteln.

Deshalb wird die Summe dieser Kosten durch die Anzahl der möglichen Leistungs- oder Arbeitsstunden in diesem Zeitraum (ein Jahr) geteilt. Das ergibt den Stundensatz.

Die Formel für den Stundensatz lautet:

Stundensatz =
Gesamtkosten für eine Ressource pro Jahr / Anzahl Produktivstunden pro Jahr

Welche Kostenarten werden in den Stundensatz einbezogen?

Um die Gesamtkosten für eine Ressource zu ermitteln, müssen alle Kostenarten betrachtet werden. Es muss geprüft werden, welche Kostenarten mit einer Ressource, ihrem Einsatz, ihrer Verfügbarkeit, ihrer Einsatzfähigkeit oder ihrem Vorhalten, verbunden sind. Für jede Kostenart muss die Höhe dieser Kosten ermittelt werden.

Die Summe dieser Kosten entspricht den Gesamtkosten für die Ressource. Dabei dürfen keine Kosten vergessen werden. Wenn alle Kosten für eine Ressource genau ermittelt werden, entspricht die Summe der jeweiligen Gesamtkosten für alle Ressourcen im Unternehmen den Gesamtkosten im Unternehmen.

Hinweis: Stundensatz mit Gewinnzuschlag

Nicht berücksichtigt sind dabei Gewinnzuschläge, die manchmal aber in den Stundensatz einberechnet werden; zum Beispiel für die Angebotskalkulation, in der man den angestrebten Gewinn für den Kunden nicht sichtbar machen möchte. Dann wird auf den Stundensatz, der auf Basis der Kosten ermittelt wird, ein Gewinnzuschlag in Prozent dazugerechnet und dies als Preis pro Stunde ins Angebot geschrieben.

Welche Kostenarten sollten Sie für die Berechnung des Stundensatzes betrachten?

Personalkosten

Personalkosten setzen sich aus unterschiedlichen Bestandteilen zusammen. Sie ergeben sich aus:

  • vereinbartes Bruttogehalt
  • Sonderzahlungen, vertraglich vereinbarte Prämien
  • Beiträge des Arbeitgebers zur Sozialversicherung
  • sonstige Abgaben wie Unfallversicherung etc.
  • Umlagen (zum Beispiel Krankheitsaufwendungen, Mutterschaft, Insolvenzgeld)

Oft weist das System für die Gehaltsabrechnung aus, wie hoch die Gesamtkosten für eine Person pro Monat sind. Bei einem Bruttogehalt von 2.100 Euro pro Monat können sich die Gesamtkosten für diese Person auf 2.581 Euro pro Monat belaufen.

Dazu kommen weitere personalbezogene Kosten wie Kosten für Schulungen, Weiterbildung, Coaching oder Maßnahmen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement. Und Kosten oder Zuschüsse für Kantine, Kaffeeküche etc. können ebenfalls in den Personalstundensatz einberechnet werden.

Hinweis: Prämien und Bonus im Personalstundensatz

Prüfen Sie, inwiefern Sie besondere Kostenarten wie Prämien in den Stundensatz von vornherein einkalkulieren wollen. Je mehr Kostenarten Sie in den Stundensatz übernehmen, umso teurer wird die Leistung. Eventuell wird der Preis für den Kunden damit zu hoch.

Wenn eine Prämie bei einer besonderen Leistung und einem hohen Unternehmensgewinn bezahlt wird, sollten diese besonderen Personalkosten aus dem Gewinn des Eigentümers bezahlt werden – nicht über den Stundensatz, den der Kunde bezahlt.

Kosten für technische Ausstattung

Maschinen, Anlagen, Geräte, Fahrzeuge und andere technische Ausrüstungen im Unternehmen müssen angeschafft werden. Aus den Abschreibungen für diese Investitionen ergeben sich Kosten. Geringwertige Güter, die sofort im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden, gehen mit dem Anschaffungspreis in die Kosten für die technische Ausstattung ein.

Außerdem werden Kosten für Wartung, Reparatur und Entsorgung der technischen Ausstattung hier berücksichtigt.

Kosten für Betriebsstoffe

Manche Maschinen, Anlagen oder Geräte verbrauchen Betriebsstoffe (Schmiermittel für Maschinen, Papier und Toner für Drucker), die zu Kosten führen. Soweit der Verbrauch dieser Betriebsstoffe durch eine Ressource verursacht wird, gehen sie in die Kosten für diese Ressource mit ein.

Raumkosten

Raumkosten ergeben sich aus dem Bau, der Miete und dem Betrieb der entsprechenden Räume. Kosten aus dem Bau leiten sich aus den Abschreibungen ab. Kosten für den Betrieb ergeben sich aus dem Gebäudemanagement, also für Reinigung, Reparaturen oder Modernisierungen.

Kosten für Möbel, die fest mit einem Raum verbunden sind, werden ebenfalls den Raumkosten zugerechnet.

Energiekosten

Energiekosten resultieren aus der Klimatisierung von Räumen (Wärme oder Kühlung), aus der Beleuchtung und anderen Stromverbräuchen. Die Erzeugung oder der Einkauf der entsprechenden Energiemengen (in Kilowattstunden) verursacht entsprechende Energiekosten.

Alle diese Kosten müssen zusammengestellt werden. Sie sollten sich auf den gleichen Zeitraum beziehen. Am einfachsten ist es in den meisten Fällen, die Kosten pro Jahr zu ermitteln. Alle entsprechenden Kosten werden also für ein Jahr aufsummiert. Diese Daten sind über die Buchhaltung und die Kostenrechnung verfügbar.

Dann muss für jede Kostenart geprüft werden, ob sie durch die Ressource, für die der Stundensatz berechnet wird, verursacht wird und in welcher Höhe oder welcher Anteil dieser Kosten durch diese Ressource verursacht wird. Das ist für einige Kostenarten und Ressourcen nicht so einfach zu ermitteln. Es braucht einen angemessenen Verteilerschlüssel.

Wie werden Verteilerschlüssel ermittelt?

Einige Kosten werden zwar von einer Ressource verursacht, es ist aber nicht bekannt, in welcher Höhe. In der Buchhaltung ist nur bekannt, wie hoch die Kosten insgesamt sind, die für viele Einheiten einer Ressource oder unterschiedliche Ressourcen anfallen. Beispiele:

Die Buchhaltung weiß, dass insgesamt 1.000 Euro pro Jahr für Papier ausgegeben werden. Es ist aber nicht bekannt, wie viel davon durch einen speziellen Drucker beansprucht wird. Es ist aber bekannt, dass es zehn Drucker gibt. Deshalb werden die Kosten für Druckerpapier dem einzelnen Drucker mit dem Verteilerschlüssel 0,1 zugerechnet.

Die gesamten Stromkosten des Unternehmens betragen 6.000 Euro pro Jahr. Diese sollen in die Berechnung der Personalstundensatzes einbezogen werden. Da das Unternehmen 30 Beschäftigte hat, beträgt der Verteilerschlüssel 0,033. Einer Person werden also 200 Euro Stromkosten pro Jahr zugerechnet.

Wenn der Stundensatz für einen Besprechungsraum ermittelt werden soll, entspricht der Verteilerschlüssel der Fläche des Raumes (in qm) durch die Fläche aller Räume.

Je höher die Kosten, desto genauer sollte der technische Zusammenhang geprüft werden zwischen Kostenhöhe und der einzelnen Ressource als Kostentreiber. Ein Raum, der mit besonderen technischen Geräten sehr viel Strom verbraucht, sollte dann einen höheren Verteilerschlüssel haben als ein einfaches Büro mit einem PC.

Ist der Unterschied gering im Vergleich zu anderen Kosten, reicht ein pauschaler Verteilerschlüssel. Es ist also immer abzuwägen: Aufwand zur Berechnung des Verteilerschlüssels und Relevanz der damit betrachteten Kosten.

Mit Einzelkosten und Gemeinkosten rechnen

In jedem Unternehmen fallen weitere Kosten an, die sich nicht einer einzelnen Ressource zuordnen lassen und für die sich auch kein sachlicher Verteilerschlüssel angeben lässt. Meist sind das Overhead-Kosten wie zum Beispiel:

  • Beratung der Unternehmensleitung
  • Kosten für Fremdkapital
  • Steuern
  • Gebühren und Abgaben
  • Wachdienst für das Werksgelände

Solche Overhead- oder sonstige Kosten werden in Form eines Gemeinkostenzuschlags zu den Kosten addiert, die sich einer Ressource direkt zurechnen lassen; den Einzelkosten. Der Zuschlag für diese sonstigen Kosten wird in der Form berechnet, dass der Gesamtbetrag dieser Kosten durch die Anzahl der Ressourcen geteilt wird, für die der Stundensatz berechnet wird. Beispiel:

Der Personalstundensatz mit Gemeinkosten berechnet sich so: Zur Summe der Einzelkosten für eine Person wird die Summe der Gemeinkosten geteilt durch Anzahl aller Beschäftigten addiert.

Vorsicht: Kosten nur einmal einberechnen

Wenn Sie ein Angebot auf der Basis von Stundensätzen für die eingesetzten Ressourcen berechnen, müssen Sie darauf achten, dass Sie Kosten nicht mehrfach einbeziehen. Das kann leicht passieren, weil einige Kosten mal der einen, mal der anderen Ressource zugerechnet werden. Wenn dann beide Ressourcen für einen Kundenauftrag genutzt werden, tauchen diese Kosten zweimal auf.

Beispiel: Fahrzeugkosten

Den Reparaturauftrag für Ihren Kunden kalkulieren Sie auf der Basis des eingesetzten Personals und der Fahrzeuge, die Sie für den Kundenbesuch planen. Die Kosten für Servicefahrzeuge haben Sie über einen Zuschlag bereits in den Personalstundensatz einbezogen. Für das Angebot kalkulieren Sie zusätzlich noch einmal Fahrzeugkosten. Möglicherweise kommt dann noch ein Gemeinkostenzuschlag im Angebot dazu. Und in Ihrer Kostenrechnung sind die Kosten für die Fahrzeugflotte dort auch einbezogen. Ihr Angebot fällt dann viel zu hoch aus, weil dieselben Kosten mehrfach dazugerechnet wurden.

Prüfen Sie also immer genau, aus welchen Kostenarten die einzelnen Stundensätze bestehen. Grenzen Sie die Ressourcen so voneinander ab, dass Kosten nur einer Ressource zugeordnet sind. Achten Sie dann darauf, dass Sie diese Ressource im Angebot auch einkalkulieren, wenn sie gebraucht wird. Sonst sind mit dem Angebot Ihre Kosten nicht gedeckt.

Was bedeutet die Zeiteinheit eine Stunde?

Alle Kosten, die bis hierher betrachtet wurden, fallen in einem bestimmten Zeitraum an. Oft ist das „ein Jahr“. Es sind also die Personalkosten, Wartungskosten oder Fahrzeugkosten pro Jahr bekannt. Wenn die Kosten pro Monat bekannt sind, lassen sie sich leicht für ein Jahr angeben (mal 12). Wenn der Stundensatz berechnet werden soll, müssen nun die Kosten „pro Stunde“ berechnet werden.

Die Frage ist dann: Wie viele Stunden hat ein Jahr?

Lässt man das Problem „Schaltjahr“ mal außen vor, ist die einfache Antwort: 8.760 Stunden. Damit lassen sich aber keine Preise oder Angebote kalkulieren. Denn das hieße, dass die Ressource jede einzelne Stunde im Jahr eine Leistung für den Kunden erbringt. Auch wenn das für manche Ressourcen zutreffen mag – die meisten Ressourcen im Unternehmen sind nicht rund um die Uhr im Einsatz.

Um also die für Kalkulations- und Planungszwecke richtige Zahl an Stunden pro Jahr zu ermitteln, müssen Sie klären, wie viele Stunden produktiv oder leistungsrelevante Stunden sind. Von der theoretisch maximalen Stundenzahl pro Jahr von 8.760 werden deshalb einige Stunden abgezogen: welche und wie viele?

Produktivstunden pro Jahr berechnen

Maßgeblich sind die produktiven Stunden, mit denen eine Leistung für den Kunden oder das Projekt erwirtschaftet wird oder an denen eine Ressource dafür zur Verfügung steht. Wie viele das sind, hängt wieder von der Art der Ressource und einigen Rahmenbedingungen ab. Beispiele:

Personal

Ausgangsgröße ist die Arbeitszeit pro Woche laut Arbeitsvertrag mal 52 Wochen. Abgezogen werden die Stunden für:

  • Urlaub
  • Freistellungen für Betriebsrat
  • Einsatz für Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz
  • Mitarbeit in Gremien
  • Weiterbildung
  • Krankheit

Maschinen, Anlagen, Geräte

Maßgeblich ist die Zeit, in der die Maschinen eine Leistung erbringen und einen Output erzeugen können. Wenn im Betrieb an fünf Tagen pro Woche im Zweischichtbetrieb (2 mal 7 Stunden) gearbeitet wird, ergeben sich daraus 70 Leistungsstunden. Abgezogen werden die Stunden für:

  • Reparatur
  • Wartung
  • Stillstand wegen fehlendem Personal

Fahrzeuge

Ein Fahrzeug braucht eine Person, die es fährt. Deshalb ist die Zahl der Produktivstunden für ein Fahrzeug mit den Produktivstunden des Personals verknüpft und wird entsprechend berechnet. Wenn das Fahrzeug von unterschiedlichen Personen genutzt werden kann, brauchen Stunden für Urlaub etc. nicht abgezogen zu werden.

Räume

Räume stehen im Allgemeinen rund um die Uhr zur Verfügung – abzüglich Schließzeiten. Büro- und Besprechungsräume werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt. Diese Raumstunden sind also wiederum mit den Personalstunden verknüpft. Räume mit spezieller technischer Ausstattung, zum Beispiel Test- oder Laborräume, können eventuell rund um die Uhr genutzt werden. Dann werden die Raumstunden ähnlich wie Maschinen- oder Anlagenstunden berechnet.

Produktivstunden und andere Stunden voneinander abgrenzen

Welche Stunden im Einzelnen abgezogen werden, hängt davon ab, was Sie für den jeweiligen Stundensatz und für die Kalkulation als angemessen betrachten. Dabei gibt es Ermessensspielraum. Beispiele:

  • Werden Zeiten, in denen Mitarbeitende in allgemeinen Teammeetings sitzen, abgezogen?
  • Werden Zeiten, in denen Maschinen stillstehen, weil Aufträge fehlen, abgezogen?

Beachten Sie: Je mehr Stunden Sie von der theoretisch möglichen Einsatzzeit (Stunden pro Jahr) abziehen, desto höher wird der Stundensatz. Das macht Ihr Angebot für den Kunden wieder teuer. Andererseits ist es gefährlich, wenn Sie eine hohe Zahl an Produktivstunden annehmen, die dann in der Praxis nicht erreicht wird. Sie kalkulieren Ihre Angebote dann zu niedrig. Am Ende sind nicht alle Kosten gedeckt.

Manche Unternehmen arbeiten deshalb mit einem Risikozuschlag, wenn sie einen Stundensatz berechnen. Im Risikozuschlag beziehen sie alle Faktoren ein, die dazu führen können, dass die Produktivität doch nicht so hoch ist, wie geplant. Zum Beispiel durch:

  • höhere Krankenquote
  • viele Teambesprechungen
  • fehlende Aufträge (Leerstand)
  • technische Störungen an der Maschine

Wie hoch die Zeitverluste durch diese Faktoren sind, lässt sich im Einzelnen nicht im Voraus sagen. Erfahrungen aus der Vergangenheit zeigen aber, dass mit einem Risikozuschlag von X Prozent die meisten solcher Fälle abgedeckt sind. Wie hoch X ist, müssen Sie für Ihre eigene Situation ermitteln oder schätzen.

Auslastung der Ressource berücksichtigen

Besonders stark kann sich eine schwache Auftragslage auswirken. Teure Ressourcen wie Personal und Maschinen (Fixkosten) werden vorgehalten, sind dann wegen fehlender Aufträge im Leerlauf. Hier wird für die Berechnung der Stundensätze oft mit einer durchschnittlichen Auslastung gerechnet.

Das heißt: Der bei einer vollen Auslastung (100 Prozent) gültige Stundensatz wird mit dem Faktor eins geteilt durch tatsächliche Auslastung multipliziert.

Wofür werden Stundensätze berechnet?

Preiskalkulation

Der Stundensatz ist ein wichtiger Kostenfaktor, wenn es um die Kalkulation von Preisen für Produkte und Dienstleistungen geht oder wenn ein Angebot für eine Kundenanfrage erstellt wird. Dazu wird für das Produkt, die Dienstleistung oder den Kundenauftrag ermittelt:

  • Welche Ressourcen werden zur Leistungserstellung benötigt?
  • Wie lange werden diese Ressourcen jeweils benötigt – in Stunden?
  • Wie hoch ist der jeweilige Stundensatz – in Euro pro Stunde?

Daraus ergeben sich dann die Herstellkosten für das Produkt oder die Kosten für die Leistungserbringung.

Beispiel: Der Stundensatz für die IT-Spezialistin beträgt 62,50 Euro pro Stunde. Ihre Leistung wird für den Auftrag der Firma Maier für 12 Stunden benötigt. Im Angebot steht eine entsprechende Position mit dem Preis: 750 Euro.

Verrechnungspreise

Die Stundensätze werden auch genutzt, um innerbetriebliche Verrechnungspreise festzulegen.

Beispiel: Für das Entwicklungsprojekt Alpha wird im Unternehmen der Raum mit spezieller Test-Technologie benötigt. Der Stundensatz für diesen Raum beträgt 210 Euro pro Stunde. Die Entwicklungsabteilung nutzt diesen Raum für Produkttests für 3 Tage. Dafür wird auf diese Kostenstelle der Betrag von 15.120 Euro gebucht.

Projektkosten

Die Kostenberechnung auf der Grundlage von Stundensätzen ist auch im Projektmanagement und in der Projektplanung wichtig. Damit wird der Aufwand in Projekten berechnet. Ist der Projektaufwand bekannt, kann er mit dem Projektnutzen verglichen werden. So kann die Rentabilität von Projekten ermittelt werden.

Beispiel: Für ein Change-Management-Projekt wird der Einsatz eines internen Trainers geplant. Sein Stundensatz beträgt 54,30 Euro pro Stunde. Er soll im Fachbereich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schulen, was vermutlich 250 Schulungsstunden in Anspruch nimmt. In der Kostenplanung für das Projekt wird kalkuliert: 13.525 Euro. Zur Berechnung der Rentabilität kann dann ermittelt werden, wie viel Arbeitszeit gespart wird, weil die Mitarbeitenden schneller mit den neuen Prozessen vertraut sind.

Praxis

Die jährlichen Kosten, die im Unternehmen und für einzelne Ressourcen wie Personal, Maschinen, Räume oder Fahrzeuge anfallen, sind in der Buchhaltung und Kostenrechnung meist bekannt. Diese müssen nun den einzelnen Ressourcen, also einer konkreten Mitarbeiterin, der Lackiermaschine oder dem Testraum zugerechnet werden. Dabei kommt es an auf:

  • genaue und einmalige Kostenzuordnung zur Ressource
  • Verteilung der anderen Kosten nach einem angemessen Verteilerschlüssel oder durch Gemeinkostenzuschlagssatz
  • Division durch die realistische Zahl an möglichen Produktivstunden pro Jahr

Wie Sie mithilfe einer Rechenvorlage (Excel) für unterschiedliche Ressourcenarten den jeweiligen Stundensatz berechnen können, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels.