Lohn und GehaltWie Sie rechtssicher mit Einmal- oder Sonderzahlungen umgehen

Was sind jährliche Einmalzahlungen?

Typische Einmalzahlungen sind:

• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• gewinnabhängige Bonuszahlungen
• Leistungsprämien
• Gratifikationen
• 13. Monatsgehalt

Wann haben Beschäftigte Anspruch auf eine Sonderzahlung?

Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder gewinnabhängige Bonuszahlungen sind keine gesetzlichen Leistungen. Ob die Beschäftigten einen Anspruch darauf haben, hängt davon ab, ob die Zahlung im jeweiligen Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt wurde.

Ist eine Sonderzahlung vertraglich festgeschrieben, muss sich der Arbeitgeber daran halten und das Geld in der vereinbarten Höhe auszahlen.

Ein weiterer möglicher Auszahlungsgrund ist ein Anspruch aus betrieblicher Übung. Eine betriebliche Übung entsteht dann, wenn der Arbeitgeber eine bestimmte Leistung in mindestens drei aufeinanderfolgenden Jahren in gleicher Höhe gewährt.

Dann dürfen die Beschäftigten darauf vertrauen, dass die Zahlung auch in Zukunft erfolgt. Ein Anspruch aus betrieblicher Übung beruht also nicht auf einer schriftlichen Vereinbarung, sondern auf einer mehrmaligen tatsächlichen Durchführung der Leistung.

Wer kann von den Sonderzahlungen ausgenommen werden?

Auch bei Sonderzahlungen muss der Gleichbehandlungsgrundsatz beachtet werden.

Das bedeutet: Wenn es im Betrieb einen Anspruch auf eine Sonderzahlung gibt, so gilt dies für die gesamte Belegschaft. Teilzeitkräfte und Minijobber dürfen also nicht von der Sonderzahlung ausgeschlossen werden.

Erlaubt ist allenfalls eine Kürzung der Sonderzahlung im Verhältnis zur verringerten Arbeitszeit. 

Erlaubt ist außerdem eine Wartezeitregelung, wonach bei Neueinstellungen die Auszahlung der Sonderzahlung von einer bestimmten Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängig gemacht wird.

Darf eine Sonderzahlung wegen Krankheit gekürzt werden?

§ 4a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ermöglicht eine Kürzung von Sonderzahlungen aufgrund von Krankheitstagen. Demnach ist eine Vereinbarung über die Kürzung von Sonderzahlungen aufgrund von Krankheit zulässig.

Zu beachten ist dabei: Die Sonderzahlung darf pro Krankheitstag höchstens um ein Viertel des Entgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, gekürzt werden. 

Wichtig: Wie aus dem Wortlaut von § 4a EFZG hervorgeht, ist eine Kürzung nur auf Basis einer vorher getroffenen Vereinbarung möglich. 

Weihnachtsgeld auch für unterjährig ausgeschiedene Mitarbeitende?

Ob auch Beschäftigte, die im Laufe des Jahres das Unternehmen verlassen haben, Anspruch auf eine (anteilige) Zahlung des Weihnachtsgelds am Ende des Jahres haben, hängt vom jeweiligen Zweck des Weihnachtsgelds ab. 

Ist das Weihnachtsgeld als Belohnung für Betriebstreue gedacht, darf die Zahlung davon abhängig gemacht werden, dass das Arbeitsverhältnis zum vereinbarten Zeitpunkt noch besteht.

Soll dagegen mit dem Weihnachtsgeld (auch) die Leistung des Arbeitnehmers im zurückliegenden Jahr honoriert werden, dann haben die unterjährig ausgeschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenfalls Anspruch auf eine zumindest anteilige Auszahlung.

Sind Rückzahlungsklauseln für Sonderzahlungen rechtmäßig?

Grundsätzlich ist die Vereinbarung von Rückzahlungsklauseln im Zusammenhang mit einer Sonderzahlung erlaubt.

Mit einer solchen Klausel kann der Arbeitnehmer zur Rückzahlung der Sonderzahlung verpflichtet werden, wenn er das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum nach Erhalt der Zahlung verlässt. 

Die Vereinbarung einer Bindungsfrist, die außerhalb des Bezugszeitraums der Sonderzahlung liegt, ist jedoch nur zulässig, wenn die Sonderzahlung vorrangig den Zweck hat, die Betriebstreue des Mitarbeiters zu belohnen. Außerdem darf die Bindungsdauer nicht unangemessen lang sein. 

Bezüglich der Bindungsdauer kann die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts als Orientierung dienen:

• Wenn die Sonderzahlung mehr als 100 EUR und weniger als ein Monatsgehalt beträgt, darf eine Bindung bis maximal zum 31. März des Folgejahres vereinbart werden.
• Beträgt die Sonderzahlung ein Monatsgehalt oder mehr, ist eine Bindungsdauer bis zum 30. Juni des Folgejahres erlaubt.

Kleingratifikationen bis zu einem Betrag von 100 EUR dürfen generell nicht zurückgefordert werden.

Was bewirkt ein Freiwilligkeitsvorbehalt?

Viele Unternehmen möchten sich naturgemäß nicht „auf immer und ewig“ an eine Sonderzahlung binden, sondern sich die Möglichkeit offenhalten, auf die Sonderzahlung zu verzichten – zum Beispiel für den Fall, dass die wirtschaftliche Situation des Unternehmens keine Sonderzahlungen zulässt.

Dies kann mit der Vereinbarung eines wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalts erreicht werden. 

Dabei ist aber Vorsicht geboten: Ein Freiwilligkeitsvorbehalt ist nur dann wirksam, wenn aus der Klausel unmissverständlich hervorgeht, dass mit der Zahlung kein Rechtsanspruch in der Zukunft verbunden ist. Nur zu schreiben, dass es sich um eine „freiwillige Leistung“ handelt, reicht also nicht aus. 

Beispiele für wirksame Freiwilligkeitsvorbehalte in Bezug auf Weihnachtsgeld

„Bei der Zahlung von Weihnachtsgeld handelt es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründet".

„Beim Weihnachtsgeld handelt es sich um eine freiwillige Leistung, mit der kein Rechtsanspruch auf Zahlung in der Zukunft verbunden ist“.

Vermeiden sollten Arbeitgeber die Vermischung eines Freiwilligkeitsvorbehalts mit einem Widerrufsvorbehalt. Denn Sinn und Zweck eines Freiwilligkeitsvorbehalts ist es, einen Anspruch für die Zukunft zu verhindern.

Dagegen geht es beim Widerrufsvorbehalt darum, einen bereits entstandenen Anspruch rückgängig zu machen. Eine Klausel wie zum Beispiel „Beim Weihnachtsgeld handelt es sich um eine freiwillige, jederzeit widerrufbare Leistung des Arbeitgebers“ würde dem Transparenzgebot nicht genügen und wäre unwirksam.