Vertriebsprognosen erstellenWofür Vertriebsprognosen erstellt werden

Die Unternehmensplanung und viele Bereichspläne basieren auf der Vertriebsprognose. Denn aus den zukünftigen Absatzzahlen und Umsätzen leiten sich nicht nur der Unternehmenserfolg ab, sondern auch Materialbedarf, Kapazitätsplanung, Beschaffung oder Finanz- und Liquiditätsplanung. Darauf sollten Vertriebsprognosen ausgerichtet sein.

Vertriebsprognosen sind Grundlage für viele Unternehmenspläne

Für viele Unternehmensbereiche ist es wichtig zu wissen, mit welchen Verkäufen, mit welchem Absatz und Umsatz der Vertrieb in der nächsten Zeit rechnet. Denn daraus leiten sich Geschäftsplanung, Produktionsplanung, Kapazitätsplanung, Materialbedarf und andere Teilpläne im Unternehmen ab. Doch gibt es kaum eine Branche, für die sich Absatz und Umsatz eines Unternehmens vorhersehen und vorab berechnen lassen. Allenfalls sind Schätzungen möglich.

Diese Schätzungen sollten im besten Fall zuverlässig sein und den Schätzbereich möglichst eng abstecken. Dann kann auch mit solchen hochwertigen Schätzungen in anderen Unternehmensbereichen geplant werden. Der Vertrieb prüft deshalb regelmäßig, wie sich Absatz und Umsatz entwickeln könnten. Er identifiziert die Einflussfaktoren und nutzt Rechenverfahren, um Vertriebsprognosen oder einen Sales Forecast aufstellen zu können.

Umsatzplanung, Vertriebsprognose und Sales Forecast

Die Umsatzplanung, Vertriebsprognose und der Sales Forecast (Vorausschau von Absatz und Umsatz) ist ein permanenter Prozess im Vertrieb eines Unternehmens, der möglichst zuverlässige Zahlen zum kurzfristigen und langfristigen Absatz und Umsatz liefern soll. Diese Planungszahlen sind Grundlage für weitere Geschäftspläne, für die Zielplanung im Vertrieb und für die Erfolgskontrolle.

Bei der Umsatzplanung, Vertriebsprognose und beim Sales Forecast kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz. Sie sollen sicherstellen, dass die prognostizierten oder Planzahlen möglichst realistisch und zuverlässig sind und möglichst wenig von den Istwerten abweichen. Meistens werden für die Berechnung Zahlen aus der Vergangenheit herangezogen und um Ergebnisse aus Marktanalysen und Trends sowie durch Einschätzungen der Vertriebsmitarbeiter ergänzt und korrigiert. Aus einer langfristigen und groben Prognose werden regelmäßig und rollierend genauere Zahlen für die kurzfristige Planung abgeleitet.

Was wird prognostiziert?

Da Vertriebsprognosen für die Vertriebsplanung, Vertriebssteuerung und weitere Unternehmensplanungen und Fachplanungen herangezogen werden, braucht es Prognosen, die Informationen zu folgenden Aspekten liefern:

  • Absatzmenge je Produkt (das können auch Produktgruppen oder Dienstleistungen sein)
  • mögliche Preise und Preisveränderungen für die jeweiligen Produkte
  • daraus ergeben sich Auftragswerte und Umsatz mit den jeweiligen Produkten
  • Zeitpunkt des Auftragseingangs (tages-, wochen- oder monatsgenau)
  • Wahrscheinlichkeit, dass die geplante Absatzmenge auch erreicht wird

Vorteile einer zuverlässigen Vertriebsprognose

Vertriebsprognosen müssen fundiert und mit guten Argumenten und Belegen gestützt werden. Das ist ein Aufwand, hat aber auch gewichtige Vorteile:

  • Unternehmensentwicklung, Zielerreichung und Erfolg lassen sich besser einschätzen
  • Kosten für Puffer und Rücklagen für Risiken können geringer ausfallen
  • mehrfacher Aufwand für Planungsaufgaben wird vermieden
  • der Einsatz von Außendienst und Innendienst kann zielgerichtet erfolgen
  • Nachfrageschwankungen werden sichtbar
  • Finanzplanung und Liquiditätsplanung werden besser

Vertriebsprognosen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innen- und Außendienst des Vertriebs auch unter Druck setzen. Deshalb ist eine realistische, aber anspruchsvolle Planung wichtig, die laufend an die Bedingungen und Möglichkeiten am Markt angepasst wird.

Abgrenzung zwischen Planung von Vertriebszielen und einer Vertriebsprognose

Oft werden Vertriebsprognosen und Vertriebsziele miteinander vermischt oder synonym verwendet. Dabei unterscheiden sie sich:

Vertriebsziele

Das Unternehmen oder die Vertriebsleitung gibt vor, wie viel Absatz und Umsatz erzielt werden sollen. Das Team ist gefordert, die Vertriebsziele und die Pläne der Vertriebsplanung zu erreichen.

Vertriebsprognose

Das Vertriebsteam ermittelt, was es unter den gegebenen Rahmenbedingungen, mit den verfügbaren Ressourcen und im Wettbewerb erreichen kann.

Wenn vorgegebene Vertriebsziele von den Ergebnissen der Vertriebsprognose zu stark abweichen, dann erscheinen die Ziele unrealistisch. Sie können das Vertriebsteam demotivieren. Wenn die Vertriebsziele so festgelegt werden, dass die Vertriebsprognose ohne große Mühe erreicht werden kann, dann liefern sie wenig Ansporn und sind für das Vertriebsteam nicht anspruchsvoll.

Tipp: Vertriebsplanung mit Excel

Die Vertriebsprognose ist eine Grundlage für Planungen im Vertrieb mit Vertriebszielen und Sales Forecast. Im Handbuch-Kapitel zu Vertriebsplanung mit Excel finden Sie dafür viele weitere umfangreiche Planungs-Tools als Excel-Vorlagen und Erläuterungen zur Vorgehensweise.

Praxis

Anforderungen an die Vertriebsprognose ermitteln

Bevor Sie für Ihren Vertrieb Vertriebsprognosen erstellen, prüfen und klären Sie im Unternehmen:

  • Welche Fachbereiche benötigen Informationen aus dem Vertrieb?
  • Wofür werden diese Informationen dort benötigt?
  • Welche Daten werden im Einzelnen benötigt?
  • Wie lang sollte der Prognosezeitraum sein?
  • Wofür benötigt der Vertrieb selbst eine Vertriebsprognose?
  • In welcher Form sollten die Prognosedaten zur Verfügung gestellt werden?
  • In welchen zeitlichen Abständen werden Aktualisierungen benötigt?

Halten Sie die entsprechenden Anforderungen der Fachbereiche im Unternehmen und des Vertriebs fest. Prüfen Sie, ob Sie die entsprechenden Daten und Informationen zur Verfügung stellen können. Halten Sie die Anforderungen in der folgenden Vorlage fest.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wird erklärt, wie Vertriebsprognosen erstellt, regelmäßig aktualisiert und überprüft werden. Zudem finden Sie darin Erläuterungen zu Prognosemethoden und Tools dafür als Excel-Vorlagen.

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